اعتبار رونوشت اسناد

اصل سند، نسخه ای است از سند که امضاء یا مهر و اثر انگشت روی آن وجود دارد. ممکن است هنگام تنظیم سند، چند نسخه نوشته شود و امضاء گردد که همه ارزش یکسانی دارند، و هر یک اصل سند محسوب می‌گردند. ممکن است با ماشین تحریر یا چاپ چند نسخه از متن سند تهیه گردد، هر کدام که دارای امضاء باشد اصل سند محسوب است و دیگر نسخ اگر اختلافی با اصل سند نداشته باشند، رونوشت محسوب می‌شوند. وقتی که اصل سند، موجود باشد هر زمانی ممکن است به هر تعدادی که لازم باشد رونوشت تهیه کرد. هر نوع سند، چه رسمی و چه عادی، چه تجاری یا غیر تجاری، ممکن است از آن رونوشت تهیه شود. رونوشت اعتبار اصل سند را تا زمانی دارد که ایرادی از طرف مقابل نسبت به آن وارد نیابد. کسی که رونوشت سند، علیه او ابراز می‌شود  می‌تواند ادعا کند رونوشت با اصل سند مطابقت ندارد در این صورت اصل سند ابراز می‌شود و آن را با رونوشت تطبیق می‌نمایند اگر اختلافی باشد بدیهی است آنچه در اصل سند آمده معتبر است. غالباً صاحب سند اصل آن را نزد خود نگه می‌دارد و رونوشت آن را هر کجا لازم باشد از جمله پرونده های دادگاه تسلیم می کند. پشتوانه رونوشت سند در اسناد عادی اصل سند هست و اگر اصل سند مفقود شود تا زمانی رونوشت اعتبار دارد که طرف انکار از سند ننماید و الا سندی که نسبت به آن تردید یا انکار صورت پذیرد باید اصل آن ارائه شود و با نبودن اصل سند دعوی بدون دلیل باقی می‌ماند در حالی که در اسناد رسمی با وجود سوابق در دفاتر رسمی هر تعداد رونوشت گواهی شده لازم باشد قابل اخذ است و مفقود شدن سند رسمی آنچنان دشواری را به دنبال ندارد.[1]

بر اساس ماده ۷۴ قانون ثبت: «سوادی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده است به منزله‌ی اصل سند خواهد بود مگر در صورت اثبات عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر». بنابراین چنانچه مطابقت سندی با دفتر بوسیله‌ی مرجع صادرکننده‌ی آن گواهی گردد به منزله‌ی اصل سند تلقی خواهد گردید؛ ولی سایر اسنادی که توسط دفتر دادگاه، بخشدار و یا وکلای اصحاب دعوی برابر با اصل می‌گردند ارائه‌کننده سند را بی‌نیاز از ارائه‌ اصل نمی‌نمایند. رونوشت یا تصویر، بر فرض که از سند رسمی تهیه شده باشد، معتبر نیست، مگر اینکه مطابقت آن با اصل تصدیق شده باشد. تصدیقی به رونوشت یا تصویر اعتبار می‌بخشد که از سوی مأمور رسمی باشد. ماده ۵۷ ق.آ.د.م پس از بیان لزوم گواهی مطابقت رونوشت و تصویر با اصل، درباره‌ی معنی گواهی و مقام صالح گواهی‌دهنده مقرر می‌دارد:

«مقصود از گواهی آن است که دفتر دادگاهی که دادخواست به آنجا داده می‌شود یا دفتر یکی از دادگاههای دیگر یا یکی از ادارات ثبت اسناد یا دفتر اسناد رسمی، و در جایی که هیچیک از آنها نباشد، بخشدار محل یا یکی از ادارات دولتی، مطابقت آن را با اصل گواهی کرده باشد. در صورتی که رونوشت یا تصویر سند در خارج از کشور تهیه شده، باید مطابقت آن با اصل در دفتر یکی از سفارتخانه‌ها و یا کنسولگری ایران گواهی شده باشد… علاوه بر اشخاص و مقامات فوق، وکلای اصحاب دعوی نیز می‌توانند مطابقت رونوشت‌های تقدیمی خود را با اصل تصدیق کرده، پس از الصاق تمبر مقرر در قانون به مرجع صالح تقدیم نمایند».در جلسه دادرسی، خواهان و خوانده باید، علاوه بر رونوشتی که برای ابلاغ به طرف دیگر و ضبط در پرونده داده شده است، اصل اسناد را نیز ارائه کند. (ماده ۹۶ ق.آ.د.م). در اسناد عادی و رسمی، ضمانت اجرای این تکلیف متفاوت است: سند عادی، اگر مورد تردید و انکار واقع شود، و اصل سند به دادگاه فرستاده نشده باشد، از شمار دلایل خارج می‌شود و صاحب سند فرصت اثبات اصالت آن را از دست می‌دهد. ولی در مورد سند رسمی، چون قابل انکار و تردید نیست، باعث خروج سند از شمار دلایل نمی‌شود و در فرض ادعای جعل، به استنادکننده مهلت داده می‌شود تا ظرف ده روز اصل سند را برای مهر و موم به دادگاه بدهد در این صورت، اگر اصل سند در موعد مقرر به دادگاه تسلیم نشود، از عداد دلایل خارج می‌شود. (ماده ۲۲۰ ق.آ.د.م).[2]