سیستم، گروهی از عناصر می­باشد که به خاطر خواستۀ مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب می­شوند (مک لوید، 1998، ص 12). مثلا ًدر یک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانه­ای و اطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد  با هم ترکیب می­شوند. در هر سیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مکانیسم کنترل و در نهایت اهداف وجود دارند. بطوریکه حرکت سیستم به­ طوری است که درونداد به برونداد، تبدیل می­شود. در این میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل را برای اطمینان از رسسیدن به اهداف سیستم زیر نظر قرار می­دهد. مکانیسم کنترل توسط حلقه بازخورد به جریان منابع متصل می­شود. بطوریکه حلقه بازخورد اطلاعات را از برونداد سیستم کسب می­ کند و آن را برای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می­دهد. مکانیسم کنترل، علائم بازخورد را با  اهداف تطبیق داده و منجر به علائمی به عنصر درونداد می­شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش را تغییر دهد. برای مثال، وقتی سیستم، یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می­باشد؛ درونداد­ها، کتاب­ها، مجلات، منابع الکترونیک و … می­باشند و فرایند خدمتی فنی، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان مواد قابل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر و کارآمدتر به مراجعان و کاربران می­باشد. مکانیسم کنترل در اینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مرکز خدمات فنی و مجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد و حلقه باز خورد در اینجا ارتباطات و روابطی است که شخص رئیس را با قسمت­های مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می­ کند. هر سیستمی می ­تواند عملیات  خود را کنترل کند. یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه باز خورد و عناصر اهداف یک سیستم حلقه باز نامیده می­شود. یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده می­شود ( همان منبع، ص 13). همان­طور که می­دانیم حلقه­­ای که باز باشد، حلقه نیست. حال سیستم­ها را از جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دو دسته تقسیم می­ کنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته و سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است. البته قابل ذکر است که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد. یک زیر سیستم به­طور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می­باشد. مثلاً در یک اتومبیل یک سیستم کلی وجود دارد به­نام اتومبیل و چندین سیستم فرعی و شاید درون آن سیستم­های فرعی، سیستم­های فرعی­تری وجود داشته باشند. مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن­هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد. وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگ­تر می­باشد، سیستم بزرگ­تر سوپر سیستم یا فوق سیستم نامیده می­شود. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، اما در عین حال قسمتی از یک سیستم بزرگ­تر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می­باشد که آن­هم خود یک زیر سیستم دولت ملی می­باشد. یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می­باشد. این شرکت از منابع فیزیکی تشکیل یافته است. یک سیستم اداراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی ( فکری ) چون اطلاعات و داده­ ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می­ کند. یک سیستم اداراکی عموماً یک تصویر ذهنی در ذهن مدیر می­باشد مانند تصویر یا خطوطی که بر روی یک برگه  کاغذ یا در شکل الکترونیکی ذخیره شده در رایانه (همان منبع، ص 24 – 23).

2-2-5. چرخه حیات سیستم

هر سیستمی در سیستم­های اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده می­باشد: آن متولد می­شود، رشد می­ کند، به بلوغ می­رسد، عمل می­ کند و نهایت می­میرد. این فرایند تحول چرخه حیات سیستم ( SLC ) نامیده می­شود و شامل مراحل ذیل می باشد: برنامه ریزی، تحلیل، طراحی، اجرا. دوره حیات یک سیستم مستلزم  گذر از مراحل استانداردی است که هر یک به فعالیت­های مدیریتی نیاز دارد. سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط کمتر مفید و موثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانی که برای سیستم  جدید برنامه ­ریزی می­شود، نقایص زیاد تر گردد. مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، جایگزینی آن است. طول حیات هر یک از این مراحل در سیستم­ها، متفاوت می­باشد(رولی، 1380، ص 198 – 199). البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثر سیستم­ها به­صورت رایانه­ای طرح ریزی می­شوند و رشد رایانه و فن آوری­ها و اطلاعات و ارتباطات زیاد است، دوره حیات سیستم­های رایانه ای نسبتاً کوتاه می­باشد. اصل اساسی تجزیه و تحلیل یک سیستم و طراحی، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر و یا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشین­سازی سیستم قبلی است. برای نشان دادن چرخه  حیات یک سیستم از منحنی­ها استفاده می­ کنند و به آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می­گویند این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارآیی هر سیستمی تاثیر بسزایی دارد: بسط و گسترش، رشد، اشباع، استهلاک (مومنی، 1372، ص 313).

2-2-6. مزایای حاصل از به­کارگیری سیستم­های اطلاعاتی در سطح سازمان

سیستم­های اطلاعاتی مدیران را قادر می­سازد تا با سازمان، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری برقرار نمایند. فایده­هایی که این سیستم­ها برای فرایند مدیریت دارند، به شرح زیر می­باشد:

1. مشارکت بیشتر در تصمیم گیری

مدیران برای ایجاد ارتباط بین خود باید مقداری وقت و نیرو صرف کنند. با بهره گرفتن از سیستم­های پیشرفته اطلاعاتی، می­توان مقدار وقتی که در این راه صرف می­نمایند یا تلاشی که آنان در این باره  می­ کنند، کاهش داد به ویژه زمانی که مدیران از نظر فیزیکی در فاصله دور از هم قرار دارند. برای مثال کسی که می­خواست محصول جدیدی را تولید و عرضه نماید یک پیام الکترونیکی در رابطه با ویژگی محصول جدیدی را که می­خواست تولید و عرضه نماید، فرستاد و در رابطه با آن از افراد مختلف نظر خواهی کرد. او بیش از 150 پیشنهاد از هر گوشه از جهان دریافت کرد، که تقریباً همه آن­ها از کسانی بودند که با وی هیچ آشنایی نداشتند. گذشته از این، نتیجه تحقیقات نشان می­دهد که سیستم­های پیشرفته اطلاعاتی باعث می­شود که تماس­های بین مدیران رده بالا و پایین سازمان افزایش یابد. مدیران رده میانی سازمانی می­توانند به صورتی مستقیم با مدیر تماس بگیرند، و یک معاون می ­تواند به صورت مستقیم با مهندس یک طرح بر قرار نماید. در یکی از بزرگ­ترین خرده فروشی­های دنیا که انواع شیرینی و شکلات تولید و عرضه می­ کند، کارکنان واحد­ها و شاخه­های مختلف سازمان با بهره گرفتن از سیستم ارتباط الکترونیکی به صورتی مستقیم با مدیر عامل تماس می­گیرند و دیدگاه­های خود را درباره محصولات شرکت رقیب و واکنش مشتریان به اطلاع وی می­رسانند. شرکت زیراکس توانست با بهره گرفتن از این سیستم، مشارکت مدیران ارشد را در تصمیم گیری­ها از پانزده نفر به حدود یکصد نفر برساند.

2. افزایش سرعت در تصمیم گیری

استفاده از سیستم­های اطلاعاتی باعث می­شود که زمان و وقت کمتری صرف مسائل مربوط به تصمیم ­گیری شود، تکرار پیام­ها کاهش یابد و گروه­های ذی نفع می­توانند به­صورت مستقیم با یکدگیر تماس برقرار­کنند. برای مثال، شرکت زیراکس توانست زمان جلسه یا گردهمایی را (بااستفاده از سیستم کامپیوتری جدید) کاهش دهد. پیش از تشکیل جلسه هیچ لازم نیست که نوشته یا کاغذی بین افراد و دوایر رد و بدل شود. هر واحدی طرح خود را به صورت پیام الکترونیکی، پنج روز پیش از تشکیل جلسه، ارائه می­دهد و هر یک از مدیران عالی اجرایی آن را مطالعه می­ کنند. زمان جلسه کوتاه است زیرا هر یک از آنها پیش از آن به حد کافی، برای مساله مورد نظر وقت صرف کرده­اند.

3. افزایش سرعت در شناسائی مسائل

با بهره گرفتن از سیستم­های پیشرفته اطلاعاتی، فعالیت­های سازمان بیش­تر و بهتر در معرض دید مدیران قرار می­گیرد. برای مثال، داده­های مربوط به فروش و تحقیقات بازار (از نظر خرده فروشی­ها و بررسی­های انجام شده) بیشتر در دسترس مدیران قرار می­گیرند. مدیران می­توانند به صد­ها مخزن اطلاعاتی، درباره صنعت، امور مالی و الگوهای آماری دسترسی داشته باشند. این سیستم  اطلاعاتی برای سازمان­ها و مدیران چنین امکانی را به وجود می­آورد که بتوانند حجم بزرگ­تری از اطلاعات را با دامنه­های  بسیار وسیع تر جمع آوری نمایند. برای مثال، مدیر عامل یک شرکت بزرگ خرده فروشی می­گوید من می­توانم از هر یک از واحد­ها و فروشندگان­های خود اطلاعات گوناگون بگیرم. مثلاً می­دانم که چه مشتریانی درباره محتوای نوع خاصی از شیرینی پرسش داشته اند ( زیرا آنان نسبت به ماده خاصی حساسیت دارند) و سر انجام اینکه، من درباره هر گونه اظهار نظر مشتریان درباره انواع شیرینی­هایی که تولید و عرضه می­کنیم آگاهی می­یابم (دفت، 1388، ص 250).

4. طرح ریزی سازمان