2-2-6 نگاهی به عوامل موثر برارتباط بین فردی درارتباط سازمانی:

ارتباط اثربخش تحت تاثیر عوامل بسیاری است برخی بین فردی، شماری تابع خود وتعدادی مربوط به ساختارسازمانی­هستند. تعدادپیام ها: تعداد پیام ها دریک زمان باعث تداخل شده ، گاه درست فهمیده نمی شوند واثربخش نیستند. مدیران باید پیام ها را به ترتیب اهمیت یا اولویت بفرستند وازارتباطات بیش ازحد(همچنین کمترازحد)اجتناب­کنند. پیچیدگی: مدیران باید پیام ها را ساده کرده وپیام های پیچیده را به چند پیام ساده جدا ازهم که هریک ارتباط خود را با سایر بخشهای پیام کلی نشان مید هند تبدیل کنند. تصفیه کردن : فرایندی است که با آن محتوای پیام به طریقی، توسط شخصیت یا ویژگی فرستنده وگیرنده تعدیل میشود. تعصب شخصی، جهت گیری وسایرعوامل روانشناختی، نقش پراهمیتی درتصفیه پیام ایفا می­ کنند. موانع شخصی: مسائل مربوط به ارتباطات، اغلب ازویژگی های شخصی فرستنده ویا گیرنده تاثیر        می پذیرند که به عنوان مثال می توان به عدم توجه گیرنده ، نبود واژگان مشترک، عجله درنتیجه گیری توسط گیرنده، علائم غیرکلامی ناسازگار با پیام کلامی (درحالت خشم مهرآمیز گفتن) دلیل تراشی درتوجیه رفتار وتکذیب، یعنی خودداری ازدریافت معنای پیام اشاره کرد.( برکو، 158:1382) در تاریخ اندیشه های ارتباطاتی، مکاتب و نظریات گوناگونی مطرح شده است. پس از ارائه تاریخچه کوتاهی از شکل گیری و گسترش اندیشه ها به ارائه برخی از موثرترین صاحبنظران برخی دیدگاه ها   می پردازیم.

 2-2-7 نقش مهارتهای ارتباطی مدیران در تسهیل ارتباطات سازمانی

وجود سازمان وابسته به ارتباطات است و هر مدیری معمولا بیشتر وقت خود را صرف برقرار کردن ارتباط می‌کند. برای ایجاد هماهنگی بین عناصر مادی و انسانی سازمان به صورت یک شبکه کارامد و موثر، برقراری ارتباطات مطلوب ضروری است، زیرا وقتی ارتباطات برقرار نشود، فعالیت سازمان متوقف می‌شود و در واقع می‌توان گفت که مدیریت کارساز به برقراری ارتباطات موثر بستگی دارد برخی مدیران خصوصاً در آغاز کار خود علاقه و اعتقاد جدی به ارتباطات درون‌سازمانی ندارند زیرا به نظر آنان عامل ارتباط سازمانی مستقیماً تاثیری در افزایش تولید، صرفه‌جویی در صرف منابع، تحقق اهداف سازمانی و … ندارد. این گروه از مدیران به نمونه‌های زیادی اشاره می‌‌کنند که مدیر به جهت برقراری ارتباط نرم و ملایم، در چنگ زیردستان خود گرفتار شده‌اند. این درحالی است که نظریه‌های مدیریت و رهبری نشان می‌دهند مدیری با هوش و موفق است که بداند و بتواند از طریق تنظیم ارتباطات و رفتار سازمانی موثر با زیردستان موجب افزایش تولید، کاهش هزینه‌ها و … گردد. به اعتقاد نظریه‌پردازان علم مدیریت، برقراری ارتباط انسانی و سازمانی به این معنا نیست که مدیر برقرارکننده ارتباط نرم و اغماض‌گر با کارکنان باشد و نیز این مفهوم را نمی‌توان از آن استنباط کرد که مدیر الزاماً باید به صورت غیر انسانی و بی‌رحمانه با زیردستان خود رابطه منجمد برقرار سازد.( فرهنگی، 1382:112) این‌گونه از ارتباط، که ریشه در آموزش‌های سخنرانی برای مدیران شرکت‌ها در دهه‌ی 1920 دارد، در سال 1927 مورد توجه قرار گرفت. در آن سال “تلیسبرگر” و “دیکسون” در کارخانجات “وسترن الکتریک”، در زمینه روابط کاری بین رئیس و مرئوس، مطالعاتی انجام دادند. بعد از ایشان، بسیاری از پژوهشگران مدیریت، در این زمینه مطالعه کرده و نظریاتی را به جامعه بشری ارائه دادند؛ که از این میان می‌توان به نظرات “ردینگ” در سال 1972، نظرات “پرتر” و “لسنیسک” در سال 1978 و تحقیقات “جابلین” در 1985 و “کلی” در 1982 اشاره کرد. در سال 1978 “گلدهی‌بر” و سایر نویسندگان کتاب “تجزیه و تحلیل ارتباطات سازمانی” اولین تحلیل‌گری نظام‌گرایانه ارتباط سازمانی را انجام دادند. تأکید اساسی بررسی‌های فوق، عمدتاً بر چگونگی ارتباطات درون سازمانی، رضایت کارکنان و عملکرد سازمان بود.

 2-2-8نگاهی به نقش ارتباطات فردی وجمعی در سازمان

ارتباط درون سازمانی به‌عنوان یکی از حوزه‌های تخصصی ارتباطات کلامی یا گفتاری[56]، از مباحث مهم مدیریت به‌شمار می‌رود. این‌گونه از ارتباط شکلی از ارتباط میان‌فردی است؛ که در آن ارتباط به‌طور مستقیم بین دو یا چند نفر از افراد، در مجاورت فیزیکی هم، واقع می‌شود و به‌دلیل وجود ویژگی‌های خاص خود، تشکیل‌دهنده‌ی حوزه متمایز و شاخص در مطالعه‌ی ارتباطات شده است. این شکل از ارتباط، در کنار این‌که با ویژگی‌های ارتباط میان‌فردی آغاز به‌کار می‌کند، از تمامی حواس پنج‌گانه یاری گرفته و پس‌فرست‌های آن را فراهم می‌آورد؛ با این‌همه، ویژگی‌های خاصی دارد، که موارد زیر از آن جمله‌اند:

1. 1. حدود و مرزهای ارتباط درون سازمانی برخلاف حوزه وسیع‌تر ارتباط میان‌فردی، با وضوح بیشتری معین بوده و نفوذناپذیری کمتری دارد. در یک وضعیت کلّی کنش متقابل متمرکز، شخص، به‌دشواری می‌تواند از داخل یا خارج بودن خود خبر داشته باشد؛ اما هرکسی معمولاً از عضویت خود در یک سازمان به‌خوبی آگاه است و اگر یک فرد، کلا از سازمانی کنار گذاشته شود، دیگر نمی‌تواند به‌عنوان یک عضو، ارتباط برقرار نماید؛ ولی اگر در زمره‌ی افراد سازمان باشد، به‌ناچار باید به طرق خاصی که به‌صورت امریه تجویز شده است، به برقراری ارتباط بپردازد. (همان،116).
2. 2. یکی از مشخصه‌ های ارتباط درون سازمانی، بازتولید سریال پیام‌هاست. در این نوع بازتولید، پیام‌ها از شخصی به شخص دیگر و مجدداً از آن شخص دیگر و الی آخر، انتقال می‌یابد؛ اما هرکدام از اعمال ارتباطی، غالباً به‌صورت جفت یا کنش متقابل دو نفری باقی می‌ماند.
3. 3. در این‌گونه از ارتباط از اشکال مختلفی نظیر چاپ به‌صورت یادداشت، کارت‌های سوراخ‌دار و … استفاده می‌شود؛ اما باید دانست شکل اصلی انتقال در ارتباط سازمانی، ارتباط شفاهی است و سایر اشکال نسبت به مواجهات رو در رو، نقش معین، کمکی یا جانشین دارند(بلیک،1378).