• ارائه دهنده خدمات گواهی، متحمل عواقب حقوقی مسئولیت ناشی از خودداری از تحقق الزامات بند 1 خواهد شد».

2-2-3 -2 نحوه صدور اسناد در این قسمت به بررسی نحوه صدور و تشریفات ثبت سند رسمی الکترونیکی و سند مطمئن الکترونیکی در نظام حقوقی ایران و سایرنظامات حقوقی می پردازیم. الف – تشریفات ثبت اسناد رسمی در نظام حقوقی ایران برای تنظیم و ثبت سند، شرایط شکلی و ماهوی مقرر شده است. از مقررات شکلی تنظیم سند می توان به تنظیم سند در اوراق رسمی چاپی، داشتن تمبر، داشتن شماره اوراق سند، لزوم مهر و امضاء و شماره و تاریخ سند[148]، تصریح به نوع سند، نوشته شدن به زبان پارسی[149]، ممنوع بودن قلم خوردگی و خدشه در اسناد و دفاتر[150]، قید اقامتگاه متعاملین[151]، نوشتن در دو نسخه[152]، خواندن سند و امضاء توسط اصحاب معامله[153]، لزوم ثبت تمام مندرجات سند[154] و … اشاره کرد. درباره شرایط ماهوی سند، باید این نکته را یادآور شویم، که نظر به اینکه سند رسمی نزد مقام رسمی و به وسیله او تنظیم و به ثبت می رسد، بعضی از شروظ ماهوی سند به سردفتر نیز مربوط است. زیرا او عامل رسمی برای وقوع معامله  و کسی است که عقد با حضور او منعقد می شود، ایقاع در حضور وی واقع می گردد و اقرار در محضر او محقق می شود. بنابراین اهلیت و صلاحیت او نیز برای تنظیم و ثبت سند ضروری است. اگرچه او نه متعهد سند است و نه متعهدله، نه ایقاع کننده است و نه طرف ایقاع، نه مقر است و نه مقرله، نه موصی له و نه وصی.[155] سردفتر باتوجه به ماده 1287 قانون مدنی و ماده 70 قانون ثبت اسناد می بایستی توسط ادارات ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی و یا نزد مامورین رسمی تنظیم شده باشد که صلاحیت تنظیم آن را داشته باشند. لذا اگر سند طبق مقررات تنظیم نگردد و یا نزد مامورین رسمی و خارج از حدود اختیارات آنها تنظیم گردد، از اعتبار اسناد رسمی ساقط می شوند و همچنین سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده، رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود.[156] یکی از شروط ماهوی در تنظیم سند بررسی اهلیت متعاملین توسط سردفتر است. این شرط بدین معنی است که طرفین معامله باید عاقل و بالغ و رشید باشند. قانون مدنی در ماده 190 به اجمال از این شرط نام برده است و در بند 2 به ذکر «اهلیت متعاملین» به عنوان یکی از شرایط اساسی برای صحت معامله اکتفا نموده است. از دیگر شروط ماهوی که توسط سردفتر احراز می گردند عبارتند از اراده متعاملین، احراز مالکیت متعاملین، مشروعیت معامله و عدم مخالفت با قانون و نظم عمومی و اخلاق حسنه می باشد. فرانسه یکی از کشورهای پیشرو در زمینه صدور اسناد رسمی در جهان بوده و مقررات ویژه ای را برای صدور اسناد رسمی مقرر داشته است. در این کشور صدور اسناد رسمی از اهمیت به سزایی برخوردار بوده و سردفتران به عنوان بازوی حکومت عمل می کنند. بنابراین در نظام حقوقی فرانسه، قواعد وضع شده مربوط به تنظیم و ثبت سند به موجب قانون وانتوز از قواعد آمره است و لذا نمی توان در تنظیم اسناد آن قواعد را نادیده گرفت و برخلاف آن به تنظیم و ثبت اسناد پرداخت و در تنظیم و ثبت اسناد باید آن ضوابط خاص را در نظر گرفت. بنابراین تنظیم و ثبت اسناد در فرانسه همانند کشور ایران به دو دسته شرایط شکلی و ماهوی سند تقسیم می شود. برای صدور سند رسمی، سردفتران در ابتدا یا قراردادی را که بر حکم قانون یا تقاضای طرفین باید به طور رسمی ثبت شود، دریافت کرده و نسبت به ثبت رسمی آن اقدام می کنند. طبق ماده 1317 قانون مدنی فرانسه، چهار شرط زیر برای یک سند رسمی (معتبر) لازم است:

• تحت نظارت یک مقام صالح عمومی صادر گردیده باشد.
• مقام صادر کننده، مجا به اقدام در مکان و زمان صدور سند باشد.
• کلیه قوانین و مقررات مربوط به صدور سند به درستی اجرا شده باشد.
• صدور سند در حدود صلاحیت آن مقام صالح عمومی باشد.

از این به بعد ماموریت سردفتر آغاز می گردد. خدماتی که او ارائه می دهد از سه بعد زیر تشکیل شده است:

• راستی و درستی در تنظیم سند (بی طرفی و قابل اعتماد بودن)

• ارائه دهنده خدمات گواهی، متحمل عواقب حقوقی مسئولیت ناشی از خودداری از تحقق الزامات بند 1 خواهد شد».

2-2-3 -2 نحوه صدور اسناد در این قسمت به بررسی نحوه صدور و تشریفات ثبت سند رسمی الکترونیکی و سند مطمئن الکترونیکی در نظام حقوقی ایران و سایرنظامات حقوقی می پردازیم. الف – تشریفات ثبت اسناد رسمی در نظام حقوقی ایران برای تنظیم و ثبت سند، شرایط شکلی و ماهوی مقرر شده است. از مقررات شکلی تنظیم سند می توان به تنظیم سند در اوراق رسمی چاپی، داشتن تمبر، داشتن شماره اوراق سند، لزوم مهر و امضاء و شماره و تاریخ سند[148]، تصریح به نوع سند، نوشته شدن به زبان پارسی[149]، ممنوع بودن قلم خوردگی و خدشه در اسناد و دفاتر[150]، قید اقامتگاه متعاملین[151]، نوشتن در دو نسخه[152]، خواندن سند و امضاء توسط اصحاب معامله[153]، لزوم ثبت تمام مندرجات سند[154] و … اشاره کرد. درباره شرایط ماهوی سند، باید این نکته را یادآور شویم، که نظر به اینکه سند رسمی نزد مقام رسمی و به وسیله او تنظیم و به ثبت می رسد، بعضی از شروظ ماهوی سند به سردفتر نیز مربوط است. زیرا او عامل رسمی برای وقوع معامله  و کسی است که عقد با حضور او منعقد می شود، ایقاع در حضور وی واقع می گردد و اقرار در محضر او محقق می شود. بنابراین اهلیت و صلاحیت او نیز برای تنظیم و ثبت سند ضروری است. اگرچه او نه متعهد سند است و نه متعهدله، نه ایقاع کننده است و نه طرف ایقاع، نه مقر است و نه مقرله، نه موصی له و نه وصی.[155] سردفتر باتوجه به ماده 1287 قانون مدنی و ماده 70 قانون ثبت اسناد می بایستی توسط ادارات ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی و یا نزد مامورین رسمی تنظیم شده باشد که صلاحیت تنظیم آن را داشته باشند. لذا اگر سند طبق مقررات تنظیم نگردد و یا نزد مامورین رسمی و خارج از حدود اختیارات آنها تنظیم گردد، از اعتبار اسناد رسمی ساقط می شوند و همچنین سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده، رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود.[156] یکی از شروط ماهوی در تنظیم سند بررسی اهلیت متعاملین توسط سردفتر است. این شرط بدین معنی است که طرفین معامله باید عاقل و بالغ و رشید باشند. قانون مدنی در ماده 190 به اجمال از این شرط نام برده است و در بند 2 به ذکر «اهلیت متعاملین» به عنوان یکی از شرایط اساسی برای صحت معامله اکتفا نموده است. از دیگر شروط ماهوی که توسط سردفتر احراز می گردند عبارتند از اراده متعاملین، احراز مالکیت متعاملین، مشروعیت معامله و عدم مخالفت با قانون و نظم عمومی و اخلاق حسنه می باشد. فرانسه یکی از کشورهای پیشرو در زمینه صدور اسناد رسمی در جهان بوده و مقررات ویژه ای را برای صدور اسناد رسمی مقرر داشته است. در این کشور صدور اسناد رسمی از اهمیت به سزایی برخوردار بوده و سردفتران به عنوان بازوی حکومت عمل می کنند. بنابراین در نظام حقوقی فرانسه، قواعد وضع شده مربوط به تنظیم و ثبت سند به موجب قانون وانتوز از قواعد آمره است و لذا نمی توان در تنظیم اسناد آن قواعد را نادیده گرفت و برخلاف آن به تنظیم و ثبت اسناد پرداخت و در تنظیم و ثبت اسناد باید آن ضوابط خاص را در نظر گرفت. بنابراین تنظیم و ثبت اسناد در فرانسه همانند کشور ایران به دو دسته شرایط شکلی و ماهوی سند تقسیم می شود. برای صدور سند رسمی، سردفتران در ابتدا یا قراردادی را که بر حکم قانون یا تقاضای طرفین باید به طور رسمی ثبت شود، دریافت کرده و نسبت به ثبت رسمی آن اقدام می کنند. طبق ماده 1317 قانون مدنی فرانسه، چهار شرط زیر برای یک سند رسمی (معتبر) لازم است:

• تحت نظارت یک مقام صالح عمومی صادر گردیده باشد.
• مقام صادر کننده، مجا به اقدام در مکان و زمان صدور سند باشد.
• کلیه قوانین و مقررات مربوط به صدور سند به درستی اجرا شده باشد.
• صدور سند در حدود صلاحیت آن مقام صالح عمومی باشد.