در اینجا به بررسی این مطالب می‌پردازیم که در صورت تخلف سردفتر کدام مراجع وظیفه رسیدگی به تخلفات او را دارند.

3-1-1-4-1- اداره امور اسناد و سردفتران

گزارش بازرسان از طریق ثبت منطقه برای اظهار نظر به اداره کل امور اسناد و سردفتران که در تهران مستقر است ارسال می‌شود. این اداره کل نیز پس از اظهار نظر، پرونده را به دادسرای انتظامی سردفتران واقع در تهران، احاله می کند. همچنین می‌تواند حسب مورد ارجاع به مراجع قضایی موضوع ماده‌ی 26 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و یا دفتر حقوقی و یا دادستان انتظامی مالیاتی (موضوع مواد 32 قانون دفاتر و 271 قانون مالیات‌های مستقیم) و اعلام نتیجه رسیدگی به واحد مربوط، اقدام کند. یکی دیگر از وظایف این اداره کل نظارت بر اجرای قرارهای صادره از سوی دادسرا، دادگاه‌های انتظامی و همچنین اجرای دادنامه‌های دادگاه‌های انتظامی سردفتران می‌باشد. برخی معتقدند که طبق ماده‌ی 26 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی در صورتی‌که مرجع صالح قضایی موضوع را بزه تشخیص ندهد، اداره کل امور اسناد، مورد را از جهت تخلف انتظامی با توجه به مقررات مربوط، مورد رسیدگی قرار خواهد داد و در‌این‌صورت تخلف انتظامی تا ابلاغ حکم قطعی مراجع قضایی، مشمول مرور زمان موضوع ماده‌ی 46 ق. د. ا. ر. ک. نخواهد شد. لذا قبل از اظهار مرجع ذی‌صلاح قضایی، رسیدگی به تخلف انتظامی موردی نداشته و سردفتر و یا دفتریار نباید هم در مرجع قضایی و هم در دادگاه انتظامی به‌طور همزمان تحت تعقیب کیفری و انتظامی قرار گیرد. (سیروس، 1381: 73) برخی دیگر در این خصوص اظهار می‌دارند که سردفتران و دفتریارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی شوند، علاوه بر مسؤولیت انتظامی از جهت جزایی و مدنی در مقابل متعاملین و اشخاص ذی‌نفع مسؤولیت دارند. برای مثال، چنانچه سردفتر به اتهام جعل سند از سوی مرجع صالح قضایی تحت پیگیری قرار گیرد و دادگاه پس از رسیدگی، سردفتر را به لحاظ نداشتن دخالت در جعل، بی‌گناه تشخیص و او را برائت دهد، برائت او مانع از تعقیب انتظامی نیست. زیرا دادگاه بدوی همین که سردفتر را به‌خاطر عدم‌رعایت ماده‌ی 50 ق. ث. از نظر انتظامی محکوم می‌کند و وقتی اداره کل امور اسناد بزه را تشخیص داد، مراتب را به مرجع ذی‌صلاح اعلام می‌کند، منتها اداره کل حقوقی سازمان ثبت به عنوان نماینده سازمان ثبت کشور موضوع را تا خاتمه دادرسی پیگیری می‌کند. (محمدی، 1382: 93)

3-1-1-4-2- دادسرای انتظامی سردفتران

در صورتی که وقوع تخلف به نظر اداره کل امور اسناد و سردفتران محرز باشد و پرونده در تهران نزد دادستان انتظامی و در استان‌ها نزد کسی که وظایف دادستان انتظامی (جانشین دادستان که معمولاً دادیاران هستند) را در محل انجام می‌دهد، ارسال می‌دارد. برابر ماده 33 ق. د. ا. ر. ک. :«‌دادسرای انتظامی سردفتران از دادستان و در صورت ضرورت به تعداد لازم دادیار و کارمند دفتری تشکیل خواهد شد». دادستان و دادیاران باید حداقل 10 سال سابقه قضایی یا اداری یا سردفتری داشته باشند و طبق تبصره‌ی ماده‌ی 37 همین قانون، ایشان از بین قضات وزارت دادگستری یا کارمندان مطلع ثبت که برخی آن را مدیر کل ثبت می‌دانند (بابایی، 1387: 18) انتخاب خواهند شد. به محض رسیدن نامه اداره کل امور اسناد و سردفتران و گزارش کارشناسی و بازرسی و تصویر مدرک و مستندات لازم، نامه مزبور ثبت دفتر می‌شود. سپس پرونده تشکیل می‌گردد. دادستان یا دادیار دادسرا پرونده و سوابق را بررسی و در صورتی که نقصی در پرونده نباشد و گزارش، مستند، کامل و کافی باشد، با احراز تخلف براساس ماده‌ی 23 آیین‌نامه به صدور کیفر‌خواست اقدام می کند. و الّا برای رفع نقص به اداره کل امور اسناد منعکس می‌کند. کیفر‌خواست باید دارای مشخصات کامل متخلف و جریان وقوع تخلف و مواد مورد استناد باشد. در پرونده‌هایی که تحقیقات انجام شده برای اخذ تصمیم (مانند صدور کیفر‌خواست توسط دادستان) کافی نباشد، یا مدارک و مستندات پرونده ناقص باشد و یا اینکه حضور سردفتر و دفتریار برای ادای توضیحات لازم باشد، دادستان یا جانشینان دادستان قرار لازم صادر می‌کنند. (محمدی، 1382: 97) بلافاصله کیفر‌خواست امضا و شماره می‌شود و طی نامه‌ای برای ابلاغ به سردفتر یا دفتریار و یا هر دو به اجرای ثبت کل تهران و یا واحدهای ثبتی محل استقرار دفترخانه فرستاده می‌شود. مقررات اخطار و ابلاغ و رأی طبق بند 26 م. ب. ث. سال 59 باید با رعایت ق. آ. د. م. به عمل آید. طبق تصمیم اتخاذ شده جلسه مورخ 20/3/83 معاونین و مشاورین با حضور ریاست سازمان ثبت، آنچه که طبق مقررات باید ابلاغ شود، خود کیفرخواست است. لیکن در صورتی که دادستان مستندات را قابل ارائه بداند، ضمیمه کیفر‌خواست نماید. همچنین متهم به تخلف نیز می‌تواند از دادگاه درخواست نماید تا مدارکی را که لازم باشد به وی ارائه کند. البته تشخیص اینکه چه مدارکی باید ضمیمه کیفر‌خواست شود یا به متهم مذکور ارائه شود، حسب مورد با دادستان است. البته طبق رأی وحدت رویه دیوان عدالت اداری 103 ـ 23/2/86 الزام دادسرای انتظامی منحصر به ابلاغ کیفر‌خواست به شخص متخلف است، لیکن ضمیمه نکردن مدارک و مستندات به کیفر‌خواست یا ارائه آن به سر‌دفتر یا دفتریار متخلف بلامانع است. طبق ماده‌ی 25 آیین‌نامه پس از ابلاغ کیفر‌خواست و وصول لایحه دفاعیه نامبردگان، پرونده مربوطه ظرف 10روز از تاریخ رؤیت به دادگاه بدوی فرستاده می‌شود و طبق همین ماده این مهلت، برای یک مرتبه، به تقاضای متخلف و موافقت مدیرکل ثبت استان و در تهران با موافقت مدیر‌کل امور اسناد به مدت 10 روز قابل تمدید می‌باشد. متخلف در پاسخ کیفرخواست باید کلیه دلایل و اسناد را که حاکی از برائت خود می‌داند، همراه لایحه از طریق ثبت محل، به اداره کل امور اسناد سازمان ثبت تسلیم کند. در دادسرای انتظامی تفاوتی از جهت نحوه رسیدگی به پرونده‌ها قائل نمی‌شود. فقط مراجع به پرونده‌ای که شاکی خصوصی دارند اولاً، سعی می‌شود پرونده سریع و خارج از نوبت رسیدگی شود که هر چه زودتر جواب شاکی داده شود. ثانیاً، چنانچه در حین رسیدگی و صدور رأی دادگاه بدوی، نظر رضایت شاکی جلب نشده باشد، دادستان در بعضی موارد که ضروری بداند، از جهت احتیاط و بنا به وظیفه نسبت به رأی صادره دادگاه بدوی اعتراض می‌کند.