مواردی همچون:

1. احراز موضوع حق
2. احراز حق
3. احراز سمت
4. احراز اهلیت و غیره،

در این بستر مطرح می‌شوند. فرایند ثبت سند پس از تکمیل و اتمام، اعتبار امر مختومه پیدا نموده و هر گونه تغییر و دخل و تصرف در آن مستلزم رعایت تشریفات جدید و تنظیم سند متمم یا اصلاحیه مطابق مقررات می‌باشد (پنجتنی ، 1390 ، صص 45-43). 2-1-2-1. ارکان ماهوی سند رسمی موضوع حق: موضوع حق چیزی است که حق بر آن حمل می‌شود و از نظر منطقی ثبوت و اثبات موضوع حق بر خود حق مقدم است. مادامی که وجود موضوع حق مردد است، اسناد و مدارک مثبت حق نیز به تبع تردید در وجود موضوع مردد خواهد شد. طبق ماده 61 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 «تنظیم و ثبت معاملات اشخاص به عنوان شرکت یا نمایندگی شرکت قبل از احراز شخصیت حقوقی آن‌ها ممنوع است». این ماده تأییدی بر ضرورت تقدم منطقی وجود موضوع حق بر خود حق است (ارکان تنظیم و ثبت سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی، برگرفته از سایت: http://lawworld.blogfa.com/). احراز حق و اختیار: احراز حق و اختیار یافتن رابطه معتبر ذهنی و درونی یک یا چند شخص بر موضوع حق می‌باشد که پس از اطمینان از وجود موضوع حق اهیمت پیدا می‌کند. احراز حق، رکن سند رسمی است، زیرا در صورتی که حقی برای فرد وجود نداشته باشد، تنظیم سند رسمی نسبت به موضوع حق برای وی ممکن نیست. به عنوان مثال فردی که بر ملکی مالکیت ندارد، نمی‌تواند آن را انتقال دهد. لذا تنظیم سند رسمی انتقال برای او میسر نیست یا شخصی که بر محجور ولایت ندارد، نمی‌تواند حضانت یا سرپرستی وی را به دیگری توکیل کند (پنجتنی، پیشین، ص 47.). 2-1-2-1-1. احراز سمت در این مرحله لازم است مشخص شود که متقاضی اعمال حق، اصیل است یا نماینده و اگر نماینده است ضوابط حاکم بر نمایندگی مزبور، مستند سمت نمایندگی و حدود اختیارات نماینده، زوال و بقاء سمت وی، مورد بررسی قرار گیرد (همان، ص 48.). الف) ضوابط قانونی حاکم بر نمایندگی‌ها متفاوت است برای مثال ضوابط حاکم بر وکالت در قانون مدنی و ضوابط حاکم بر قیمومیت و امانت و ولایت و وصایت در قانون مدنی و قانون امور حسبی تبیین شده و هر کدام ویژگی و محدوده خاص خود را دار می‌باشند. ب ) مستند سمت نمایندگی در هر حال بایستی رسمی باشد. سند عادی را نمی‌توان مستند سمت در سند رسمی قرار داد. چنانچه سند عادی مستند سمت در سند رسمی قرار گیرد تردیدپذیری سند عادی به سند رسمی سرایت نموده و پایه‌های امنیت و اعتماد به سند رسمی را تخریب می‌نمایند (اذاجاءالاحتمال بطل  الاستدالال) (ارکان تنظیم و ثبت سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی، برگرفته از سایت: http://lawworld.blogfa.com/) .