2-1- مقدمه در این فصل از تحقیق ابتدا به بیان مباحث رویکردهای مرتبط با مفهوم سند الکترونیکی و ابعاد و ساختار آن می‌پردازیم و سپس دیدگاه‌های موجود با توجه به اهمیت این متغیرها در نظر گرفته می‌شود. 2-2- تعاریف 2-2-1- سند

• آنچه که بدان اعتماد کنند؛ مدرک، مستند؛ نوشته‌ای که قابل استناد باشد؛ مهر و امضای قاضی و حکم و فرمان پادشاهی و چک و دست نوشته و مکتوبی که بدان اختیار شغل و ملکی را به کسی بدهند.[4]
• نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.[5]
• گاهی به مطلق دلیل (اعم از نوشته و لفظی) گفته می‌شود. در این صورت مرادف مدرک است و در همین معنی عبارت (سند کتبی) استعمال شده است. نوشته اگر برای تعیین وام یا طلب باشد، آن را تمسک- سند دین- سند طلب می‌نامند.
• روات یک حدیث را در اصطلاحات علوم راجع به فقه، سند می‌گویند.[6]
• سند عبارت است از نامه، گزارش، نقشه، تصویر و مواردی نظیر آن صرف نظر از شکل ظاهر آنها که به وسیله یک سازمان و یا جانشین آن در تعقیب وظایف و یا در زمینه امور مربوط به عنوان سوابق مثبته در انجام وظایف، چگونگی خط مشی، تصمیمات، روش‌ها، عملیات و دیگر فعالیت‌ها و یا به مناسبت ارزش اطلاعاتی محتوی آنها ایجاد و دریافت و نگاهداری شده و یا دارای ارزش نگهداری باشد.[7]
• به اطلاعاتی که توسط یک سازمان و یا یک فرد به موجب الزام قانونی یا فعالیت کاری به عنوان شواهد و مدارک، تولید، دریافت و نگهداری شده‌اند سند می‌گویند.

2-2-2- سند الکترونیکی اسناد الکترونیکی اسنادی هستند که به روش رایانه‌ای تولید، منتقل و نگهداری شده‌اند. آنها ممکن است به شیوه الکترونیکی متولد شده و یا از شکل اصلی خود به فرم الکترونیکی در آمده باشند. (مثل اسکن از پرونده‌های کاغذی). بند7 از ماده 2 قانون یکنواخت مبادلات الکترونیکی ایالات متحده آمریکا سند الکترونیکی را «سند تولید، ارسال، مبادله و یا ذخیره شده از طریق وسایل الکترونیک دانسته است» با بهره گرفتن از این تعریف و تعریف ارائه شده در قانون ایران می‌توان سند الکترونیک را این‌گونه تعریف کرد: «سند الکترونیکی عبارت است از نوشته‌ای که از طریق وسایل الکترونیکی تولید، ارسال، دریافت و ذخیره شده و در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد». مقصود از نوشته خط یا علامتی است که روی کاغذ یا چیز دیگر رسم شده و حاکی از مطلبی باشد. قانون تجارت الکترونیکی ایران و همچنین در قانون نمونه آنسیترال عبارت داده پیام به کار رفته و بدین صورت تعریف شده است: «اطلاعات ایجاد، ارسال، دریافت و یا ذخیره شده از طریق ابزار الکترونیکی نوری و یا وسایل مشابه از جمله مبادله الکترونیک داده‌ها، پست الکترونیک، تلگرام، تلکس و یا تله کپی». این واژه را به طور الکترونیک می‌توان معادل «نوشته الکترونیکی» دانست. بدیهی است که نوشته مذکور ممکن است توسط انسان ایجاد شده و یا حاصل عملکرد خودکار رایانه باشد مانند محاسبات و تحلیل‌هایی که بوسیله خود رایانه و از طریق به کارگیری نرم‌افزار و دریافت اطلاعات از وسایل دیگر مانند حسگرهای دور از رایانه صورت گیرد.