اعتبار اسناد رسمی

مبحث اول- شرایط اعتبار اسناد رسمی

برای معتبر بودن اسناد رسمی شرایطی لازم است که عبارتند از:

۱- تنظیم سند بوسیله‌ی مأمور رسمی؛

۲- ذیصلاح بودن مأمور رسمی در تنظیم سند؛

۳- رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند (رعایت قوانین شکلی راجع به سند)؛

۴- مخالف نبودن مفاد سند با قوانین ماهوی؛

۵- مخالف نبودن سند با نظم عمومی و اخلاق حسنه.

گفتار اول- تنظیم سند بوسیله‌ی مأمور رسمی

برای اینکه نوشته‌ای رسمی محسوب شود، باید در اداره‌ی ثبت اسناد و املاک یا در دفاتر اسناد رسمی و یا بوسیله‌ی سایر مأمورین رسمی تنظیم شود، که جزئیات آنها قبلاً بررسی شد.

پس هرگاه نوشته‌ای یکی از این سه شرط را نداشته باشد، آن نوشته در صورتی که دارای مهر یا امضای طرف باشد، و شرایط اعتبار اسناد عادی (که در همین فصل به آنها می‌پردازیم) را داشته باشد، عادی محسوب می‌شود.

گفتار دوم- ذیصلاح بودن در تنظیم سند

تنظیم‌کننده‌ی سند باید در حدود صلاحیتی که دارد اقدام به تنظیم سند بکند (اعم از صلاحیت ذاتی و صلاحیت محلی). صلاحیت ذاتی به این صورت است که مثلاً اگر سردفتر ازدواج، معامله‌ی خانه را ثبت کند، این سند رسمی نیست، چون سردفتر ازدواج فقط ذاتاً صلاحیت ثبت ازدواج را دارد. در مورد صلاحیت محلی هم به این صورت است که اگر سردفتر ازدواج یا طلاق دفتر ثبت وقایع را از شهری که برای تنظیم، سندیت دارند خارج کند و برای تنظیم سند به شهر دیگر ببرد، این سند، سند لازم‌الاجرا و رسمی تلقی نمی‌شود، چون سردفتر برخلاف صلاحیت محلی‌اش عمل کرده است. سردفتر اسناد رسمی نمی‌تواند بدون کسب مجوز دفتر خود را از اتاقش خارج بکند، مگر با اجازه‌ی مقامات صالحی که در قانون مقرر گردیده است؛ و اگر چنین کاری را بدون مجوز انجام دهد، چون خلاف صلاحیت محلی خود عمل کرده است، سند مذکور رسمی تلقی نمی‌شود.

گفتار سوم- رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند

برای اینکه سندی رسمی محسوب شود، مقررات و تشریفاتی که قانون در تنظیم سند لازم می‌داند، باید در آن رعایت شده باشد. این تشریفات در زیر بررسی می‌شوند.

بند اول- تشریفات تنظیم اسناد رسمی

الف- تشریفاتی که سند را از رسمیت نمی‌اندازد، ولی قوه‌ی اجرائی آن را می‌گیرد. مانند عدم الصاق تمبر، چنانکه ماده ۱۲۹۴ ق.م مقرر می‌دارد: «عدم رعایت مقررات راجعه به حق تمبر که به اسناد تعلق می‌گیرد سند را از رسمیت خارج نمی‌کند».

ب- تشریفاتی که عدم رعایت آن، سند را از رسمیت می‌اندازد. در صورتی که در تنظیم سند، تمام تشریفاتی را که قانون و یا آئین‌نامه‌ای که به دستور قانون تهیه شده در تنظیم سند لازم بداند، رعایت شود، سند رسمی محسوب می‌شود، مگر آنکه قانون صریحاً متذکر شود که عدم رعایت یکی از تشریفات معینه، سند را از رسمیت می‌اندازد. بنابراین سند وقتی رسمی شناخته می‌شود که شرایط مذکوره در فوق را دارا باشد و هرگاه سند بوسیله‌ی مأمور غیررسمی تنظیم گردد و یا بوسیله‌ی یکی از مأمورین رسمی تنظیم شود که صلاحیت تنظیم آن را نداشته باشد و یا یکی از تشریفات مقرر قانونی در تنظیم سند رعایت نشده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر طرف باشد سند عادی شناخته می‌شود و آثار مترتبه بر آن را دارا خواهد بود. سندی که در ظاهر دارای شرایط اساسی قانونی می‌باشد، رسمی فرض می‌گردد تا آنکه ثابت شود که فاقد یکی از شرایط اساسی می‌باشد، ادعای مزبور بوسیله‌ی هر نوع دلیلی قابل اثبات می‌باشد.

پس عدم رعایت برخی از مقررات و تشریفات شکلی، سند را از رسمیت و قوه‌ی اجرائی می‌اندازد و نیز برخی از اسناد را از سندیت می‌اندازد. جایی که سند از سندیت می‌افتد مانند جایی است که مفاد سند مخالف با قوانین باشد، که در زیر بررسی می‌شود.

Public order -[1]

- امامی، سید حسن، حقوق مدنی، انتشارات اسلامیه، تهران، چاپ دوازدهم، ۱۳۸۷، جلد ۶، ص ۷۶ به.

- بر اساس ماده ۱۲۹۳ ق. م.

- امامی، سید حسن، همان، ص ۷۶ به.