10- قرائت سند و فهماندن آن، مطابق ماده 67 ق.ث.: «ثبت سند باید برای شخص بی‏سواد قرائت شده و این قرائت و همچنین رضایت مشارٌالیه در دفتر ثبت قید و از طرف متعهد امضاء گردد. معامله‏کننده بی‏سواد نیز باید علامت انگشت خود را در ذیل سند بگذارد». این ماده درباره متعاملین بی‏سواد است که در جهت حفظ حقوق آنها تشریفاتی را لازم دانسته است. از جمله اینکه چگونه هنگام تنظیم سند رسمی مطالب سند به آنها فهمانده شود و چگونه تصدیق آنان در سند و دفاتر منعکس گردد. هر یک از تشریفات ماده فوق‏الذکر انجام نگیرد، سند از رسمیت می‏افتد. بنابراین اگر سندی تنظیم و ثبت شد، ولی برای متعهد بی‏سواد آن قرائت نگردید، و یا اگر قرائت شد و رضایت هم داشت ولی شخص معتمدی نبود که این جریان را تصدیق و امضاء کند، و یا اگر دو قسمت اوّل ماده فوق رعایت شد ولی اثر انگشت معامل یا متعامل بی‏سواد در ذیل آن نبود، در تمام این حالات که تمام یا قسمتی از دستور ماده 67 ق.ث. رعایت نگردد، سند رسمی محسوب نمی‏شود.[60] 11- رضایت متعاملین یا متعهد بر انجام معامله یا وقوع تعهد: یکی از مهمترین شرایط برای تنظیم هر سندی داشتن رضایت می‏باشد. و این رضایت را معمولاً ما از امضاء متعاملین و یا متعهد در ذیل ثبت سند کشف می‏کنیم و ادعای اکراه و اجبار و … را جز در صورت دانستن دلایل قوی نمی‏پذیریم. 12- الصاق تمبر بر روی سند: اصل بر این است که مأمور رسمی تمام شرایط و ضوابط قانون را رعایت کند و اگر رعایت نکرد سند جنبه رسمی نداشته باشد. ولی با وجود این در مواردی خود قانون تصریح کرده که عدم رعایت برخی تشریفات به رسمیت سند لطمه وارد نمی‏آورد از جمله این موارد ماده 1294 ق.م. است که می‏گوید: «عدم رعایت مقررات راجع به حق تمبر که به اسناد تعلق می‏گیرد، سند را از رسمیت خارج نمی‏کند.» به عنوان مثال: همانطور که می‏دانیم سردفتر بر طبق قانون، مکلف است به میزان مبلغ قید شده در سند حق‏الثبت اخذ و در مقابل آن تمبر به سند الصاق نماید. حال اگر دفترخانه‏ای به اشتباه یا به عمد نصف حق‏الثبت را دریافت کرده و تمبر الصاق نمود، با وجود اینکه حق دولت به طور کامل دریافت نشده، سند رسمیت خود را از دست نمی‏دهد و فقط بقیه حق‏الثبت از متعاملین دریافت می‏شود.[61] در کنار ماده 1287 ق.م. مواد 22، 47، 48، 49، 105 و … قانون ثبت وجود دارد که تنظیم سند مالکیت تابع این قانون می‏باشد. قانون مذکور طرز انتشار آگهی و نصب پلاک و توزیع اظهارنامه و دادن اظهارنامه و انتشار آگهی نوبتی و انتشار آگهی تحدیدی و سرانجام ثبت ملک در دفتر املاک را شرح می‏دهد. در اداره ثبت غیر از دفتر املاک، برای ثبت قنوات و ثبت موقوفات و ثبت املاک توقیف شده و املاک مجهول‏المالک نیز دفاتری وجود دارد. چون این دفاتر هم طبق شرایط خاص و توسط مأمور صلاحیتدار تنظیم می‏شوند سند رسمی محسوب می‏شوند. از آنجایی که دفتر املاک و ثبت قنوات از اهمیت خاصی برخوردار است به منظور حفظ حقوق اشخاص، این دفاتر در تهران در یک نسخه و در سایر شهرستان‏ها در دو نسخه تنظیم می‏شود، تا در مواقعی که سیل یا زلزله یا حریق و … رخ دهد و دفاتر موجود در محل از بین برود، نسخه دوّم آنها که در تهران است مورد استفاده قرار بگیرد. مطابق مواد 2، 3 و 4، آ.ق.ث. کلیه دفاتر مذکور بایستی مجلّد باشند و به استثناء دفتر توزیع اظهارنامه و دفتر املاک مجهول‏المالک بقیه دفاتر باید بوسیله رئیس دادگاه عمومی شماره‏گذاری و امضاء و به مهر دادگستری ممهور شود و نیز مجموع تعداد صفحات در صفحه اوّل و آخر دفتر باید توسط مرجع فوق‏الذکر، یا نماینده او با تمام حروف ذکر و قید گردد.

گفتار دوم : مستندات مربوط به اسناد تنظیمی

در ایران فروشنده ملک به سردفتر مراجعه می کندو مدارک لازم  از جمله سند مالکیت و بنچاق و پایانکار و نیز شناسنامه یا کارت ملی خود را ارائه می دهدو سر دفتر اسناد رسمی  پس از احراز هویت و  مالکیت، عدم بازداشت ملک را از طریق استعلام از اداره ثبت اسناد و املاک مربوطه کنترل می کند. همچنین  مالیات نقل و انتقال املاک متعاقب استعلام سردفتر از سازمان امور مالیاتی  پرداخت  می شود مگر اینکه طرفین معامله توافق به عدم پرداخت مالیات نقل و انتقال ملک مورد معامله در زمان ثبت معامله کرده باشند که در اینصورت وفق قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی با ذکر مسئولیت تضامنی متعاملین در خصوص پرداخت مالیات نقل و انتقال و سایر دیون احتمالی ملک مورد معامله به سازمان امور مالیاتی در متن سند تنظیمی ، معامله ثبت می شود. البته خریدار هم قبل از ثبت سند توسط سردفتر  احراز هویت می شود. مدرک نظام وظیفه متعاملین مرد نیز وفق ماده ده قانون نظام وظیفه عمومی ، قبل از ثبت سند کنترل می شود . همچنین سردفتر اسناد رسمی پس از اخذ و کنترل مدارک لازم جهت احراز هویت و مالکیت متعاملین ، احراز قصد نیز  می نماید ، بدین معنا که با احراز قصد انشاء متعاملین و شروط مورد توافق و مد نظر آنان ،مقصود و معامله مطمح نظر آنان را در یکی از قالبهای عقود معین یا نا معین نضج می دهدو پس از ثبت سند تنظیمی در دفتر سردفتر  ، متعاملین برابری ثبت با سند تنظیمی را کنترل و تایید می نمایند و پس از امضاء متعاملین ذیل ثبت و سند ، سردفتر و دفتریار اول که معاون سردفتر محسوب می شود نیز ذیل ثبت دفتر و بالای سند تنظیمی را امضا می نمایند . قبل از تصویب قانون تسهیل ، جهت تنظیم اسناد بستگی به موضوع انتقال متعاملین مکلف به ارائه مدارک مثبته و اخذ  پاسخ استعلامات متعدد از سازمانها و ارگانهای مختلف بودند که با توجه به نسخ صریح به اجمال به برخی از آنها اشاره میگردد .

• جهت تنظیم تقسیم نامه اموال غیر منقول :

  • گواهی انجام معامله از دارایی
  • پاسخ استعلام ثبتی
  • صورتمجلس تفکیکی
  • اسناد مالکیت

• جهت تنظیم تقسیم نامه حقوق مالی :

  • گواهی انجام معامله از دارایی