1-1-1-2-4- قبول و حفظ اسناد امانتی

یکی از وظایف دفاتر اسناد رسمی، قبول و حفظ اسنادی است که در دفاتر به امانت می‌گذارند. نمونه بارز این اسناد در ارتباط با قبول قبوض مربوط به اسناد اصلاحات ارضی بوده است، که هم‌اکنون بسیاری از این اسناد در بعضی دفاتر موجود است. غیر از دفاتر اسناد رسمی، ادارات ثبت نیز وظیفه دارند طبق ماده 75 قانون ثبت، اسنادی را به امانت پذیرند. در این ماده چنین ذکر گردیده: هر کس بخواهد سند خود را در اداره ثبت اسناد امانت بگذارد، باید آن را در پاکت و یا لفاف دیگری که لاک و مهر شده باشد؛ گذاشته و شخصاً روی پاکت تاریخ تسلیم امانت را با تمام حروف در حضور مسئول دفتر قید کند و در صورتی که نتواند بنویسد، باید دو نفر شاهد تاریخ مزبور را روی لفاف یا پاکت نوشته و امضاء و مهر کنند.

1-1-1-2-5- احراز هویت

یکی از مهم‌ترین وظایف سردفتر برای ثبت نمودن اسناد، احراز اهلیت و هویت متعاملین یا اشخاص امضا کننده سند می باشد. ماده 50 قانون ثبت می‌گوید: شاهدی که یک طرف از اصحاب  معامله را معرفی می کند، نمی­تواند‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌توانمی معرف طرف دیگر باشد. احراز هویت در تنظیم اسناد نزد سردفتر اولین گام و مهم‌ترین موضوع است. یعنی اگر چه مسئولیت‌های یک سردفتر من حیث المجموع، بسیار زیاد است و هر کدام در جای خود از اهمیت زیادی برخوردار هستند که نادیده گرفتن یا بی‌اهمیت دانستن هر کدام پیامدهای بسیاری را به دنبال خواهد داشت. اما بایستی که اذعان و اعتراف نمود که هیچ کدام از مسئولیت‌های محوله درحدی نیست که موضوع احراز هویت، این اهمیت را به خود اختصاص داده است. برای دریافتن میزان اهمیت احراز هویت بهتر است مثالی بزنیم. در دفترخانه افراد متفاوت از صنوف مختلف و به منظورهای گوناگون مراجعه می‌نمایند. یکی به فرض، قصد تنظیم وصیتنامه‌ای با مقاصد خاصی دارد و دیگری می‎خواهد خانه خود را بفروشد و دیگری قصد تنظیم وکالتنامه‌ای دارد که شخص را وکیل کند تا مثلا همسرش را مطلقه نماید. می‌دانیم که هر کدام از موارد فوق از چه اهمیتی برخوردار هستند در این جا وظیفه سردفتر است که نسبت به ضوابط و قوانین جاریه اشراف کامل داشته و برای تنظیم هر یک از اسناد مورد نظر مسائل و موارد خاص آن‌ها را مدنظر داشته و نسبت به اخذ مدارک اقدام نماید. حال وقتی مقاصد مراجعه کنندگان متفاوت باشد، علاوه بر این که سردفتر بایستی اشراف کامل نسبت به تمام قوانین داشته باشد. در خصوص قوانین خاصه نیز بایستی تسلط کافی داشته باشد تا امری پوشیده نماند که در آن صورت نسبت به اهمال خود بایستی جوابگو باشد. حال به فرض این که در صورت اهمال سردفتر مثلاً مفاصا حساب مالیاتی در خصوص انتقال ملکی را دریافت نکرده باشد. اگر چه خود از مسائل مهمی است که سردفتر از انجام آن غفلت ورزیده و حقوق دولتی استیفا نگردیده که در این صورت علاوه بر مجازات‌های مقرر بایستی حقوق دولتی تامین گردد و همین طور سایر مدارک و مواردی که برای تنظیم سند لازم است، اگر سردفتر حساسیت لازم را در خصوص احراز هویت مراجعه کننده مصروف نداشته و شخص به جای شخص دیگر و با منظور و نیت سوء وارد عمل می‌شود و جای فروشنده به فرض ملکی را به فروش می‌رساند و یا به جای وصیت کننده وصیت‌نامه‌ای را امضاء می‌کند. حال ببینید که این سهل‌انگاری چه عواقب سوء و فاسدی را به همراه خواهد داشت. ممکن است افراد تحت عناوین و مقاصد متفاوتی حقایق را قلب نموده و هویت واقعی خود را ارائه ندهند. مهم‌ترین انگیزه‌ای که افراد مختلف را به این امر تشویق می کند سودجویی‎هایی است که ممکن است شخص متخلف بخواهد خود را به اسم و رسم دیگر معرفی نموده و هویت دیگری را به خود اختصاص دهد و به جای دیگری خود را جا بزند، اما راه‌هایی که افراد متقلب انتخاب می‌کنند متفاوت است، مثلا شخصی که با خواهر خود شباهت دارد و احتمالاً شناسنامه او را در دسترس دارد و از شباهت ظاهری و در دست داشتن شناسنامه سودجویی نموده و قصد امضای سند را می‌کند این مورد به خصوص در میان برخی ایرانیان که خارج از ایران هستند و با محدودیت هایی که برای تنظیم وکالت نامه از خارج دارند یافت می‌شود که از بستگان خود با ارسال مدارک سجلی استفاده نموده و قصد سوء خود را احتمالا با جمع شرایط فوق عملی نمایند. تنها امری که مانع عملی شدن این سوء استفاده می‌شود حضور افراد معتمد است. اعمال ضوابط قانونی برای هر سردفتری در محیط کارش هر روز یا حتی برای تنظیم هر سندی زنگ خطر خود را به صدا در می‌آورد. برای احراز هویت باید به مواد958 و956 قانون مدنی توجه کرد.

1-1-1-2-6- احراز اهلیت

ماده  956 ق. م بیان می‌دارد: اهلیت برای دارا بودن حقوق با زنده متولد شدن انسان شروع و با مرگ او تمام می‌شود. ماده 958 ق. م می‌گوید: هر انسان متمتع از حقوق مدنی برخوردار خواهد بود لیکن هیچ کس نمی‌توان‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌تواند حقوق خود را اجرا کند مگر این که برای امر اهلیت قانونی داشته باشد. اهلیت دارای دو جنبه است: اهلیت تمتع و اهلیت استیفا و آنچه مدنظر در ثبت اسناد است، اهلیت استیفا می‌باشد. طبق ماده واحده قانون راجع به رشد متعاملین مصوب 1313 ملاک و مناط تشخیص سن اشخاص اوراق هویت یعنی شناسنامه آنان است مگر آن که خلاف آن ثابت شده باشد (و ملاک رشد و اهلیت آنان سن مندرج در شناسنامه آن ها می‌باشد). یعنی هرکس اعم از زن و مرد که مطابق شناسنامه اش هجده سال تمام شمسی داشته باشد، در مورد کلیه معاملات و عقود و ایقاعات به استثنای نکاح و طلاق که مقررات خاص خود را دارند، رشید شناخته می‌شود. دفاتر اسناد رسمی و ادارات دولتی و محاکم باید آن‌ها را رشید و دارای اهلیت بشناسد مگر این که خلافش ثابت شود و هر کس که به سن مذکور نرسیده باشد از لحاظ معاملات و عقود و ایقاعات مالی غیر رشید شناخته می‌شود مگر این که دادگاه حکم به رشد معاملی آنها صادر کرده باشد. متن ماده واحده از تاریخ اجرای این قانون کلیه معاملات و عقود و ایقاعات به استثنای طلاق و نکاح، محاکم دادگستری و ادارات دولتی و دفاتر اسناد رسمی، باید کسانی را که به سن 18 سال شمسی تمام رسیده‌اند، اعم از ذکور و اناث غیر رشید بشناسند مگر این که رشد آن‌ها قبل از اقدام به انجام معامله با عقود و یا ایقاعات به طرفیت مدعی العموم در محاکم ثابت شده باشد، اشخاص که به سن هیجده سال تمام شمسی رسیده‌اند در محاکم دادگستری و ادارات دولتی و دفاتر اسناد رسمی رشید محسوب می‌شوند، مگر این که عدم رشد آن‌ها  به طرفیت مدعی العموم در محاکم ثابت گردد و مناط تشخیص سن اشخاص اوراق هویت آن‌ها است مگر این که خلاف آن ثابت شود. بنابراین هیچ سردفتری نباید معاملات اشخاص مجنون یا غیر رشید یا کسانی که به نحوی از انحای قانونی ممنوع از تصرف هستند ثبت نماید، مگر این که معامله به وسیله قائم مقام قانونی آنان یعنی ولی یا قیم یا مدیر تصفیه امور آنان واقع شود و این موضوع در ماده 57 قانون ثبت تصریح شده است. در مورد ثبت معاملاتی که از طرف قیم صغیر یا محجور نسبت به اموال مولی علیه واقع می‌شود اجازه دادستان هم لازم است. در این خصوص ماده 22 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی تصریح نموده است که: تنظیم و ثبت معاملاتی که از طرف قیمین صغار و محجورین نسبت به اموال آنها در دفاتر اسناد واقع میشود بدون اجازه کتبی مدعی العموم محل ممنوع است و به اوراق قیم‌نامه عادی در دفاتر اسناد رسمی نباید ترتیب اثر داده شود. اما اگر معامله توسط ولی خاص صغیر (پدر یا جد پدری یا وصی منصوب از طرف آنان انجام شود اجازه دادستان لازم نیست. (همان منبع: 28 الی 30)

1-1-1-2-7- احراز سمت

در این مرحله لازم است مشخص شود که متقاضی اعمال حق اصیل است یا نماینده و اگر نماینده است ضوابط حاکم بر نمایندگی مزبور، مستند سمت نمایندگی و حدود نمایندگی و حدود اختیارات نماینده، زوال و بقای سمت وی مورد بررسی قرار گیرد. الف)ضوابط قانونی حاکم بر نمایندگی متفاوت است. برای مثال، ضوابط حاکم بر وکالت در قانون مدنی و ضوابط حاکم بر امانت و وصایت در قانون مدنی و قانون امور حسبی تبیین شده و هر کدام ویژگی و محدوده خاص خود را داراست. ب) مستند سمت نمایندگی در هر حال بایستی رسمی ‌باشد. سند عادی را نمیتوان‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌توان مستند سمت در سند رسمی قرار داد. چنانچه سند عادی به سند رسمی سرایت نماید، پایه های امنیت و اعتماد به سند رسمی را تخریب می کند. ج)حدود اختیارات هر یک از گونه های مختلف نمایندگی متفاوت است و باید در تنظیم سند مورد توجه باشد. مثلا قیم حق انتقال اموال غیر منقول صغیر را طبق ماده 83 ق. ا. ح بدون تصویب دادستان ندارد و از سوی دیگر، طبق ماده 73 همان قانون دادستان و دادگاه حق دخالت در امور محوله به ولی یا وصی را ندارند. د)در صورتی که نمایندگی به هر دلیلی خاتمه پیدا کرده باشد، نماینده سابق حق تنظیم سند رسمی تحت آن سمت را ندارد. به عنوان مثال، چنانچه ولی ولایتاً از طرف مولی علیه خود به شخصی وکالت فروش ملکی را داده باشد، پس از رسیدن مولی علیه به سن 18 سالگی، سمت ولایت و به تبع آن وکالت زایل می‌شود. (پنجتی، 1390: 48 و49)

1-1-1-3- موارد رد سردفتر

ماده 53 ق ث. بیان می‌دارد مسئول دفتر نمی­تواند اسناد زیر را ثبت نماید: