گفتار نخست: هیأت نظارت و جایگاه آن در اصلاح سند مالکیت

ماده 6 قانون ثبت اصلاحی مصوب 18/10/1351 اشعار می‌دارد: برای رسیدگی به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک در مقر هر دادگاه استان هیأتی به نام هیأت نظارت مرکب از رئیس ثبت استان یا قائم مقام او دو نفر از قضات دادگاه استان به انتخاب وزیر دادگستری تشکل می‌شود. هیأت مزبور به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبتی در حوزه قضایی استان رسیدگی می کند برای این هیأت یک عضو علی‌البدل از قضات دادگستری یا کارمندان ثبت مرکز استان از طرف وزیر دادگستری تعیین خواهد شد. در این ماده به طور اجمال وظایف و ساختار هیأت نظارت بیان گردیده است هیأت نظارت به اختلافات و اشتباهات ثبتی رسیدگی می کند که یک طرف این اختلاف اشخاص و طرف دیگر آن اداره‌ی ثبت می‌باشد. اختلافات ممکن است بر سر قبول تقاضای ثبت یا به صورت اعتراض بر نظریه‌ی رئیس ثبت در مواردی که قانون پیش‌بینی کرده است و در مورد اشتباهات ثبتی ممکن است اشتباه در مرحله‌ی قبول تقاضای ثبت یا در اثناء عملیات مقدماتی یا در ثبت ملک و صدور سند مالکیت یا در جریان تفکیک املاک رخ داده باشد در مورد اشکالات مربوط به تنظیم اسناد نیز ممکن است اشکال قبل از تنظیم سند یا بعد از آن باشد.[130]

گفتار دوم: ساختار هیأت نظارت

هیأت نظارت، هیأتی است که در اداره ثبت تشکیل می‌گردد ماده 6 اصلاحی سال 1351 قانون ثبت بیان می‌دارد «برای رسیدگی به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک در مقر هر دادگاه استان هیأتی به نام هیأت نظارت مرکب از رئیس ثبت استان یا قائم مقام او و دو نفر از قضات دادگاه استان به انتخاب وزیر دادگستری تشکیل می‌شود هیأت مزبور به کلیه‌ی اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبتی در حوزه‌ی قضایی استان رسیدگی می کند برای این هیأت یک عضو علی‌البدل از قضات دادگستری یا کارمندان ثبت مرکز استان از طرف وزیر دادگستری تعیین خواهد شد. هیأت نظارت تشکیل می‌شود از دو قاضی به علاوه مدیر کل ثبت منطقه که در تشکیلات فعلی ثبت، مدیر کل ثبت منطقه، رئیس ثبت استان است یا قائم مقام او و دو نفر قاضی که این قضات در حال حاضر از میان قضات عالی‌ترین دادگاه مرکز استان که عبارت است از دادگاه تجدید نظر استان پیشنهاد و انتخاب می‌شوند. در نظام فعلی دادگاه استان وجود ندارد از آنجا که دادگاه استان فقط در مرکز استان تشکیل می‌شده لذا قائم مقام دادگاه استان که عالی‌ترین دادگاه عمومی مرکز استان بوده است جز دادگاه تجدید نظر استان نیست البته انتخاب قاضی هیأت نظارت از میان قضات حقوقی بهتر است چرا که کار هیأت نظارت جنبه‌ی جزایی و کلاً، حقوقی ندارد؛ عضو علی‌البدل این هیأت ممکن است از میان کارمندان اداره ثبت مرکز استان با قضات دادگستری مرکز استان انتخاب نشود. بنابراین عضو علی‌البدل می‌تواند شخص غیر از قاضی باشد یا از قضاتی غیر از قضات از دادگاه تجدید نظر باشد البته باید از قضات دادگستری مستقر در مرکز استان باشد. حال باید پرسید در استان تهران و امثال آن که دیوانعالی کشور وجود دارد آیا می‌توان برای عضویت در هیأت نظارت از قضات دیوانعالی کشور انتخاب نمود یا خیر؟ با توجه به ماده 6 قانون ثبت که صراحتاً دادگاه استان را متذکر شده است پاسخ به این سوال منفی است چرا که سابق بر این نیز دیوانعالی کشور وجود داشت و اگر مقنن منظور نظرش دیوانعالی کشور بود از واژه دادگاه استان استفاده نمی‌نمود و در ثانی بر شعبه‌ی دیوانعالی کشور دادگاه اطلاق نمی‌گردد و منظور از دادگاه استان همان دادگاه تجدیدنظر می‌باشد. همانگونه که در ماده 6 قانون ثبت آمده است هیأت نظارت مقر دادگاه استان محل تشکیل هیأت نظارت است و مرکز استان مقر دادگاه استان یا همانگونه که بیان گردید دادگاه تجدید نظر می‌باشد بنابراین هیأت نظارت تنها در مراکز استان تشکیل می‌گردد نه در شهرستانها در این ماده مقر تشکیل هیأت نظارت را دادگاه استان بیان نموده و حال اینکه طبق ماده 2 آیین نامه اجرای رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیأت نظارت و شورایعالی مصوب 16 اردیبهشت 1352 هیأت نظارت هر استان در اداره ثبت آن استان تشکل خواهد شد که اینک هیأت نظارت در اداره‌ی ثبت منطقه تشکیل می‌گردد و جلسات آن حداقل دو جلسه در هفته می‌باشد. در ماده 6 قانون ثبت انتخاب اعضای هیأت نظارت را در صلاحیت وزیر دادگستری دانسته است ولی با توجه به قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و نظریه‌ی شماره 421-11/9/1359 شورای نگهبان در تغییر اصل 157 آن قانون در نظام جمهوری اسلامی ایران انتخاب قضات هیأت نظارت و عضو علی‌البدل آن در صلاحیت و بر عهده‌ی شورایعالی قضایی است.

گفتار سوم: موارد صلاحیت هیات نظارت

بند 1- اختلاف در پذیرش درخواست ثبت افراد با اداره ثبت و یا اشتباه در پذیرش آن و یا وجود تزاحم و تعارض در تصرف اشخاص، بند2- تشخیص نوع اشتباهات (به این معنی که از نوع موثر است یا غیر موثر) در جریان مقدمات ثبت املاک، بند3- وقوع اشتباهات قلمی در موقع ثبت ملک یا انتقالات بعدی و یا مغایرت ثبت دفاتر املاک با سند رسمی با حکم نهائی دادگاه، (شایان ذکر است در این مورد هم هیات نظارت پس از رسیدگی و احراز اشتباه، دستور اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت را صادر می کند). بند4- وقوع اشتباه قبل از ثبت ملک در جریان عملیات مقدماتی که در موقع ثبت ملک در دفتر املاک مورد توجه قرار نگرفته است، در این مورد چنانچه رفع اشتباه به حقوق کسی خلل وارد نکند، هیات نظارت دستور رفع اشتباه را و اصلاح آنرا صادر می کند والا به ذینفع اخطار می‌کند که برای اشتباه به دادگاه صالح مراجعه نماید و اداره ثبت دستور رفع اشتباه و اصلاح مورد را پس از تعیین تکلیف نهائی در دادگاه صادر خواهد کرد. بند 5- در خصوص تشخیص وقوع تعارض در اسناد مالکیت، که می‌تواند با توجه به مقررات لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض مصوب سال 1333 و اصلاحات بعدی سند مالکیت معارض بطور کلی نسبت به یک ملک یا بعض آن صادر شود، یا تعارض در حدود املاک مجاور یا حقوق ارفاقی صورت گرفته باشد. در خصوص وقوع تعارض موضوع در خور اهمیت این است که سند مالکیت ثبت مقدم تا موقعی که به موجب حکم نهایی دادگاه ابطال نشده است معتبر شناخته خواهد شد و سند مالکیت ثبت موخر تا زمانی که طبق حکم نهایی نسبت به صحت آن حکم اصدار نیافته سند معارض تلقی می‌شود. ادارات ثبت مکلفند به محض آگاهی از صدور اسناد معارض مراتب را به دفاتر اسناد رسمی حوزه مربوط کتباً اعلام کرده، و گزارش امر را جهت اتخاذ تصمیم به هیات نظارت ارسال نمایند. در این خصوص چنانچه بنا به تشخیص هیات نظارت و شورایعالی ثبت وقوع تعارض محرز تشخیص گردد به دارنده سند معارض (سند موخر) اخطار خواهد شد که ظرف مهلت دو ماه از تاریخ ابلاغ به دادگاه محل وقوع ملک مراجعه و گواهی طرح دعوی را در خصوص اثبات اصالت و اعتبار سند خود به اداره ثبت تسلیم نمایند، در غیر این صورت دارنده سند مالکیت مقدم می‌تواند با ارائه گواهی عدم طرح دعوی از مراجع صالح در مدت دو ماه مقرر مراتب را به اداره ثبت اعلام و اداره ثبت بطلان سند مالکیت معارض را نسبت به مورد تعارض در ستون ملاحظات ثبت ملک قید و مراتب را به دارنده سند مذکور و دفاتر اسناد رسمی اعلام خواهد کرد. قابل ذکر است که دارنده سند مالکیت مقدم قبل از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه حق انجام معامله را دارد، ولی دفاتر اسناد رسمی مکلفند در متن سند تنظیمی قید نمایند که نسبت به مورد سند مالکیت معارض صادر شده است و تا تعیین تکلیف نهایی به خریدار سند مالکیت جدید داده نخواهد شد (و به همین ترتیب نسبت به انتقالات بعدی عمل خواهد شد). بدیهی است دارنده سند مالکیت موخر تا تعیین تکلیف نهایی در مراجع قضایی حق انجام هیچگونه معامله را نسبت به مورد تعارض ندارد لیکن واگذاری حقوق متصوره به دیگری بلامانع می‌باشد. بند 6- ششمین مورد صلاحیت هیات نظارت رسیدگی و رفع اشتباهی است که در جریان عملیات تفکیکی املاک رخ می‌دهد و به انتقال رسمی با ثبت دفتر املاک منتهی می‌گردد در این خصوص هیات نظارت در صورتی که رفع اشتباه به حقوق کسی خلل وارد نکند نسبت به رفع اشتباه اتخاذ تصمیم خواهد کرد و الا برای رفع اشتباه به ترتیب قانونی و مراجعه به دادگاه صالح به افراد اخطار صادر خواهد شد. بند 7- هفتمین مورد از موارد صلاحیت هیات نظارت رفع اشکال و اشتباه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین می‌باشد. بدیهی است این تصمیم تا آنجایی مجاز خواهد شد که نسبت به ماهیت حقوق افراد خلل ایجاد نکند والا به دارنده سند و ذینفع جهت مراجعه به دادگاه و رفع اشکال قضایی اخطار خواهد شد. بالاخره مطابق بند 8 ماده 25 در مورد تخلفات و اشتباهات اجرایی ثبتی نظریه رئیس اداره ثبت مربوط در هیات نظارت استان قابل اعتراض می‌باشد. بند8- مورد اخیر وظایف هیات نظارت، رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به نظریه رئیس ثبت در مورد تخلفات و اشتباهات اجرائی است که بر عهده هیات موصوف است.

گفتار چهارم: تجدید نظر در آراء هیأت نظارت