• اگر در پذیرفتن تقاضای ثبت اختلافی بین اشخاص و اداره ثبت واقع شود…
• هر گاه در جریان مقدماتی ثبت املاک اشتباه موثر واقع شود…
• هر گاه در موقع ثبت ملک یا ثبت انتقالات بعدی صرفاً به علت عدم توجه و دقت نویسنده سند مالکیت و یا دفتر املاک اشتباه قلمی رخ دهد…
• اشتباهی که قبل از ثبت ملک در جریان عملیات مقدماتی ثبت پیش آمده و موقع ثبت ملک در دفتر املاک مورد توجه قرار نگرفته و بعداً اداره ثبت متوجه اشتباه شده باشد…
• رسیدگی به تعارض در اسناد مالکیت کلاً یا جزاً خواه به اصل ملک یا حدود ان باشد….
• رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک بشود…
• هر گاه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین اشکال و یا اشتباهی پیش آید…
• رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به نظریه رئیس ثبت .

نکته مهم در موارد فوق این است که رسیدگی هیات نظارت به اختلاف و اشتباهات مزبور تا وقتی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسیده باشد در غیر این صورت رسیدگی هیات نظارت منوط به این است که به حق کسی خللی نرسد وگرنه ذینفع به دادگاه هدایت می شود. در خصوص اشتباه تعاریف زیادی گفته شده که یکی از آنها پندار نادرست انسان از واقعیت می باشد اشتباه از نظر قانون ثبت به دو نوع اشتباه موثر و اشتباه غیر موثر تعریف شده است. ماده 6 قانون ثبت نیز ترکیب هیات نظارت را به عنوان اولین مرجع رسیدگی و حل و فصل این اشتباهات و اختلافات با دو نفر از قضات دادگاه ها به همراه مدیر کل ثبت استان یا قایم مقام او بیان نموده است و مطابق ماده هیات نظارت بیشتر اختلافات ثبتی را در محل ثبت استان (به تعبیر قانون مقر دادگاه استان) حل و فصل می نماید. ماده 25 دارای 5 تبصره است که تبصره های مزبور توضیحی بر بندهای 8 گانه و نحوه رسیدگی هیات نظارت می باشد شاید تبصره 4 مهمترین تبصره این ماده باشد مطابق این تبصره تصمیمات هیات نظارت در بندهای 1 و 5 و 7 غیر قطعی بوده و قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت که عالی ترین مرجع اداری سازمان ثبت اسناد املاک کشور است می باشد. در خصوص سایر بندها تصمیمات هیات نظارت قطعی است ولی رئیس سازمان می تواند در خصوص  آراء متناقض یا خلاف قانون هیات های نظارت به منظور ایجاد وحدت رویه موضوع را جهت رسیدگی و اعلام نظر به شورای عالی ثبت ارجاع نماید که مطابق این تبصره این درخواست صرفاً ار اختیارات رئیس سازمان می باشد و لاغیر شورای عالی ثبت دارای دو شعبه 1- شعبه املاک 2- شعبه اسناد می باشد. که مطابق ماده 25 مکرر قانون ثبت هر شعبه از دو نفر قاضی دیوان عالی کشور به همراه مسئول شعبه املاک و مسئول شعبه اسناد تشکیل می شود که مسئولین یاد شده معاونین رئیس سازمان در شعبات مزبور می باشد و رئیس سازمان نیز معاون رئیس قوه قضاییه است با توجه به اینکه هیات نظارت و شورای عالی ثبت هر دو مرجع اداری هستند نه مرجع قضایی بنابراین تصمیمات این دو مرجع در دیوان عدالت اداری قابل تجدیدنظر هستند اما آراء قابل اعتراض هیات نظارت بیشتر د شورای عالی ثبت رسیدگی می شود (تبصره 4 ماده 25 قانون ثبت) در صورت اعتراض  به تصمیمات شورای عالی ثبت نیز مدارک  و پرونده مربوطه به استناد بند 2 ماده 11 قانون دیوان عدالت اداری به دیوان مزبور ارسال می گردد و در صورت احراز وقوع تخلف دیوان عدالت اداری پرونده را به شعبه هم عرض ارسال می دارد با توجه به اینکه شورای عالی ثبت کلاً دو شعبه دارد که یکی اسناد و دیگری املاک است هر یک از شعبات نسبت به همدیگر شعبه هم عرض تلقی می شود بنابراین پرونده های شعبه املاک جهت رسیدگی به شعبه اسناد و بالعکس پرونده شعبه اسناد به شعبه املاک ارسال می شود. لیکن در ارجاع پرونده به شعبه دیگر جهت رسیدگی و تجدیدنظر مسئول شعبه مربوطه به همراه دبیر آن شعبه در جلسه رسیدگی شرکت می نماید و صرفاً مسئول مربوطه با دو نقر از قضات آن شعبه در تصمیم گیری و اتخاذ رای شرکت می نماید و در نهایت گفته شد که در حال حاضر وجود یک هیات نظارت برای هر استان و کلاً دو شعبه یکی املاک و دیگری املاک در شورای عالی ثبت با حجم زیاد پرونده ها برای کل کشور کافی نیست. در خصوص اشتباهات دفاتر اسناد رسمی در تنظیم اسناد و نحوه اصلاح و مرجع رسیدگی به آن باید گفت بند 7 ماده 25 قانون ثبت مقرر نموده هر گاه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مواد آنها با قوانین اشکال یا اشتباهی پیش آید رفع اشکال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیات نظارت خواهد بود حکم ماده به هنگامی است که سند در دفتر اسناد رسمی تنظیم و پس از امضای صاحبان سند و سردفتر و دفتر یار تکمیل گردیده و سپس اشتباه سند معلوم می شود. که در این گونه موارد اگر امضاء کنندگان سند جهت توضیح و اصلاح سند در دسترس نباشند با طرح موضوع توسط دفترخانه تنظیم کننده سنده و ارسال مدارک به اداره ثبت مطابق بند فوق الذکر رفتار خواهد شد. لیکن اگر بعد از تنظیم سند و وقوف بر اشتباه، طرفین سند در دفترخانه حضور یابند مطابق بند 69 مجموعه بخشنامه های ثبتی هر گونه اصلاح عبارتی یا توضیحی لازم باشد ذیل اوراق مذکور یا ثبت دفاتر منعکس و به امضای اشخاص مربوطه می رسد و اگر قبل از امضای سند تنظیمی در دفتر خانه امضا کنندگان متوجه اشتباهات در سند بشوند حتی اگر سند ثبت دفتر گردد قبل از امضا قابل اصلاح و توضیح می باشد و گرنه بعد از امضاء سند اصلاح مطابق شق آخر بند 69 انجام خواهد گرفت و در پایان قابل ذکر است که سردفتر حق ندارد سندی را بدون حضور اشخاصی که مطابق قانون باید حضور داشته باشد ثبت نماید و یا سندی را به اسم کسانی که آن را معامله را نکرده اند ثبت نماید یا تاریخ سند یا ثبت سندی را مقدم یا موخر در دفتر ثبت کند و نیز اسناد انتقالی را با علم به عدم مالکیت انتقال دهنده ثبت کند که موارد فوق از مصادیق جعل و تزویر بوده و خارج از اشتباهات ثبتی است و سردفتر تنظیم کننده  سند مستوجب مجازات است.  

منابع و مآخذ

کتابها