1. سند، نوشته ای است که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.
2. اسناد به دو قسم سند عادی و سند رسمی تقسیم می شوند.
3. مطابق قانون مدنی مقصود از سند رسمی آن است که توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شوند؛ اما در حقوق ثبت اسناد، صرفا به اسنادی که توسط دفاتر اسناد رسمی، در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم می شوند سند رسمی می گویند.
4. سند داری سه رکن : نوشته بودن، قابلیت استناد در مقام دعوی یا دفاع و امضاء می باشند.
5. داده پیام هر نمادی از واقعه، اطلاعات یا مفهوم است که با وسایل الکترونیکی، نوری و با فناوری‌های جدید اطلاعات تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش می‌شود.
6. سند الکترونیکی، داده پیامی است که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.
7. در بند ب ماده 48 برنامه پنج توسعه کشور مقرر گردیده است که : «سند الکترونیکی در حکم سند کاغذی است مشروط بر آنکه اصالت صدور و تمامیت آن محرز باشد» و در ماده 6 قانون تجارت الکترونیکی ایران نیز آمده است «هرگاه وجود یک نوشته از نظر قانون لازم باشد، داده پیام در حکم نوشته است». پس با توجه به موارد مذکور می توان گفت هرجا که سندی لازم باشد، داده پیام می توانند جانشین و در حکم آن باشند. ضمنا ماده 12 تصریح کرده است «اسناد و ادله اثبات دعوی ممکن است به صورت داده پیام بوده و در هیچ محکمه یا اداره دولتی نمی توان براساس قواعد ادله موجود، ارزش اثباتی داده پیام را صرفا به دلیل شکل و قالب آن رد کرد». همچنین در ماده 7 قانون تجارت الکترونیک نیز آمده است: «هر گاه قانون وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیک مکفی است». بنابراین اسناد الکترونیکی واجد سه رکن اسناد کاغذی یعنی نوشته بودن، قابلیت استناد در مقام دعوی یا دفاع و امضاء می باشند.
8. قانون ایران تعریفی از سند رسمی الکترونیکی نکرده است و جهت تعریف آن باید به تفسیر مقررات سنتی ناظر به اسناد کاغذی مراجعه کرد. با استناد تعریف قانون مدنی از اسناد رسمی کاغذی می توان گفت: درحقوق ایران سند رسمی الکترونیکی سندی است رسمی، که به صورت الکترونیکی تنظیم و ثبت گردد. برخلاف ایران، قانونگذار فرانسوی نیز در ماده 1317 قانون مدنی خود سند رسمی را به این شکل نموده است: «سند رسمی، سندی است که توسط مأمورین رسمی که حق تنظیم آن را دارند در مکانی که سند در آن تنظیم می شود و با رعایت تشریفات قانونی، تنظیم می شود». حقوقدانان و قانونگذاران این کشور در اقدامی هوشمندانه با مبنا قرار دادن زمینه الکترونیکی، استفاده از سند را محدود به اسناد تجاری ننمودند و دایره شمول آن را به اسناد رسمی وسعت دادند. قانونگذار فرانسه با الحاق بندی دوم به ماده 1317 قانون مدنی خود، سند رسمی الکترونیکی را تعریف نموده و به رسمیت شناخت. این بند مقرر می دارد: «این سند (رسمی) می تواند به صورت الکترونیکی تنظیم شود، مشروط به آنکه مطابق شرایط مقرر، در آئین نامه شورای دولتی، تنظیم و نگهداری شود». جمله پایانی بند اول از ماده 4-1316 همین قانون نیز بیان میدارد:« …امضای صورت گرفته به وسیله مامور رسمی، وصف رسمی بودن را به سند اعطا می کند» .
9. سند الکترونیکی عادی با امضای مطمئن یا اسناد الکترونیکی مطمئن، داده پیامی است که صحت صدور امضای الکترونیکی آن توسط ممضی سند از جانب مرجع صلاحیتدار قانونی که در ایران بدان «دفاتر خدمات صدور گواهی امضای الکترونیکی» گفته می شود، تایید و با رعایت یک سامانه اطلاعاتی مطمئن ذخیره می شود و هنگام لزوم در دسترس می باشد.
10. سند الکترونیکی عادی با امضای ساده، داده پیامی است که صحت صدور امضای الکترونیکی آن توسط ممضی توسط مراجع گواهی امضاء، گواهی نشده است و جهت امضای آن صرفا از امضاهای غیر مطمئن و ساده استفاده شده است.
11. سند رسمی الکترونیکی سندی است که از ترکیب ساختار مربوط به اسناد رسمی و اسناد الکترونیکی پدید آمده است و از فناوری امضای دیجیتال به اجرا در می آید، برای صدور اسناد رسمی متقاضیان باید به دفاتر اسناد رسمی مراجعه حضور داشته باشند، بنابراین مداخله ماموران رسمی و حضور متعامل یا متعاملین نزد آنها الزامی است. اما در مقابل، اسناد الکترونیکی مطمئن صرفا اسنادی هستند که صحت انتساب امضاء به ممضی توسط مرجع صدور گواهی الکترونیکی تضمین شده است، و البته این مرجع هیج نظارتی بر مفاد و مندرجات سند و احراز اهلیت و هویت متعاملین و …. ندارد. بنابراین اگرچه توسط مراجع گواهی صدور گواهی امضای الکترونیکی، صحت انتساب امضا به صادر کننده سند احراز گردیده، اما هیچ شخص و نهاد مسئولی بر هویت امضا کننده و رضایت او از انجام معامله، اهلیت او، ممنوع المعامله نبودن او و …. نظارتی ندارد.
12. در تنظیم اسناد رسمی، سردفتران به عنوان یک مامور قانونی، دخالت دارند و اصول مربوط به تنظیم قراردادها و اسناد را در هنگام تنظیم اسناد بررسی می کنند. اما در صدور اسناد الکترونیکی مطمئن هیچ شخصی، دخالت ندارد و نهایت دخالت ماموران قانونی تا جایی است که گواهی های دیجیتالی صادر می شوند و پس از آن هیچ نظارتی وجود نخواهد داشت.
13. اقسام مختلف اسناد الکترونیکی بسته به نحوه صدور آنها، واجد درجه ای از ارزش اثباتی و قدرت استناد می باشند.
14. داده پیام مطمئنی که دارای شرایط اسناد تجاری باشد، سند تجاری الکترونیکی محسوب می گردد. بعبارتی دیگر سند تجارتی الکترونیکی، سندی الکترونیکی عادی است که به صورت الکترونیکی تولید و مبادله شوند را و برای امور تجارتی بکار می روند. در ماده 412 پیش نویس لایحه اصلاح قانون تجارت آمده است: «اسناد تجارتی الکترونیکی شامل برات، سفته، چک، قبض رسمی انبار، سهام، اوراق مشارکت و سایر اسنادی تجاری است که با رعایت شرایط تعیین شده در قانون به صورت الکترونیکی اعلام و مبادله می شوند».

3-2. پیشنهادات:

1. همانطور که بیان شد، قانونگذار فرانسه با تصویب مواد قانونی لازم به ویژه الحاق بند دوم به ماده 1317 قانون مدنی، سند رسمی الکترونیکی را تعریف کرده و آن را پذیرفته است. قانونگذار ایران برگرفته از الزامات قانون نمونه تجارت الکترونیکی آنسیترال در امور تجاری، قانون مربوط به تجارت الکترونیکی را با توجه به مقررات امضای الکترونیکی تدوین نموده و حتی در آن شرایط و آثار داده پیام (سند) مطمئن را تبیین نموده است، اما در مورد سند رسمی الکترونیکی تاکنون موضعی اتخاذ ننموده است. علی رغم اینکه حقوق ایران شباهت زیادی با حقوق فرانسه دارد و به ویژه این شباهت در امور ثبتی و سردفتری بسیار زیاد است، اما بنظر می رسد که کشورمان نه تنها فاقد مقررات لازم در این زمینه است، بلکه بستر ضروری برای محقق ساختن سند رسمی الکترونیکی را نیز فراهم ننموده است. بنابراین به نظر می رسد که حقوقدانان، قوه قضائیه، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و کانون سردفتران و دفتریاران، جهت ایجاد بستر لازم، شناسایی و دست یافتن به این فناوری مهم، باید برای مجهز ساختن سیستم ثبتی کشور به آن و پیشنهاد مواد قانونی لازم به قوه مقننه، اقدام نمایند.
2. پیشنهاد می شود، امور مربوط به امضای الکترونیکی و صدور گواهی الکترونیکی به دفاتر اسناد رسمی محول گردد تا علاوه بر این که امکان تحقق سریع تجارت الکترونیکی با بهره گرفتن از ظرفیت و تجارب این دفاتر فراهم گردد، همچنین از صدور اسناد معارضی که می تواند هر دو نیز اعتبار سند رسمی را داشته باشد، جلوگیری گردد.