سازمان، منابع و مستندسازی

این بخش سازمان‏دهی پرسنل، منابع و مستندسازی را برای عملکرد صحیح HSE بیان می‏کند.

1-3- ساختار سازمانی و مسئولیت‌ها

اجرای موفقیت‏آمیز موضوعات HSE یک مسئولیت صف می‏باشد که نیازمند مشارکت فعال تمامی سطوح مدیریت و سرپرستی است، که این موضوع ‏بایستی در ساختار سازمانی و تخصیص منابع منعکس گردد.

سازمان بایستی - با کمک نمودارهای سازمانی، در جایی که مناسب است- نسبت به تعریف، مستندسازی و ارتباط بین نقش‌ها، مسئولیت‌ها، اختیارات، وظایف و روابط بین بخشی مورد نیاز برای استقرار سیستم مدیریت HSE، اقدام نماید که شامل اقدامات ذیل می‏گردد ولی محدود به آنها نمی‏باشد:

• فراهم نمودن منابع و کارکنان، برای توسعه و استقرار سیستم مدیریت HSE.
• حصول اطمینان از انطباق هر اقدام با خط‏مشی HSE، قبل از آغاز آن.
• دریافت، تفسیر و تهیه اطلاعات موجود در زمینه موضوعات HSE.
• شناسایی و ثبت اقدامات اصلاحی و فرصتهایی برای بهبود عملکرد HSE.
• پیشنهاد، شروع یا تدارکِ سازوکارهای بهبود و تصدیق استقرار آنها.
• کنترل فعالیت‌ها در طی مدتی که اقدامات اصلاحی درحال انجام می‌باشند.
• کنترل موقعیت‌های اضطراری.

سازمان بایستی به تمام کارکنان، مسئولیت‌های فردی و جمعی‌شان را برای عملکرد HSE تاکید نماید. همچنین بایستی اطمینان حاصل نماید که کارکنان واجد صلاحیت هستند و اختیارات و منابع لازم را برای انجام اثربخش وظایف محوله در اختیار دارند.

ساختار سازمانی و تخصیص مسئولیت‌ها بایستی مسئولیت مدیران صف در تمامی سطوح برای توسعه، استقرار و نگهداری سیستم مدیریت HSE در حیطه کاری‏شان را منعکس کند. ساختار بایستی روابط بین موارد ذیل را بیان کند:

• بخش‌های عملیاتی مختلف.
• بخش‌های عملیاتی و خدمات پشتیبانی (اگر چه این خدمات توسط واحدهای مشابه و یا حتی یک شرکت بزرگتر انجام گیرد).
• سازمان های ساحلی و فراساحلی.
• کارکنان و پیمانکاران.
• شرکاء در فعالیت‌های مشترک.

2-3- نماینده (نمایندگان) مدیریت

به نماینده یا نمایندگان مدیریت بایستی مسئولیت‌، اختیار و جوابگویی، برای ایجاد هماهنگی جهت استقرار و نگهداری سیستم مدیریت HSE واگذار شود. این نماینده(گان) بایستی به مدیریت ارشد سازمان پاسخگو باشند، ولی این انتصاب هیچگاه نبایستی مسئولیت فردی مدیران صف برای استقرار سیستم مدیریت HSE را در حوزه کاریشان،کاهش دهد.

3-3- منابع

مدیریت ارشد بایستی برای اطمینان از عملکرد مؤثر سیستم مدیریت HSE، منابع کافی را به این امر اختصاص دهد و از توصیه‏های نماینده(گان) مدیریت، مدیریت صف و متخصصین HSE بهره‌گیرد. تخصیص منابع بایستی بصورت منظم به عنوان بخشی از بازنگری سیستم مدیریت HSE، مدیریت تغییر و مدیریت ریسک، مورد بازنگری قرار گیرد.

4-3- شایستگی و صلاحیت

1-4-3-کلیات

شرکت بایستی روش‌های ‌اجرایی را نگهداری نماید تا بدین وسیله  اطمینان حاصل نماید کارکنانی که وظایف و فعالیت‌های خاص واگذار شده  بحرانی HSE را انجام می‌دهند بر اساس موارد  ذیل واجد صلاحیت هستند:

• توانایی‌های فردی
• مهارت‌های توسعه داده شده از طریق کسب تجربه
• دانش کسب شده

سیستم‌های اطمینان از صلاحیت بایستی در بدو استخدام و هنگام انتخاب فعالیتهای جدید، هم برای کارکنان شرکت و هم پیمانکاران، بکار گرفته شود. صلاحیت مستمر کارکنان برای انجام وظایفشان بایستی بطور مرتب مورد بازنگری و ارزیابی قرارگیرد، که این بررسی‌ها شامل ملاحظات مناسب برای توسعه پرسنل و آموزش‌های مورد نیاز آنها جهت دستیابی به صلاحیت برای فعالیت‌ها و تکنولوژی‌های تغییر‌یافته می‌باشد. روش‌های‌اجرایی برای اطمینان از صلاحیت افراد، در میان سایر موارد، می‌تواند شامل موارد ذیل می باشد:

• تجزیه و تحلیل نظام‌مند الزامات مرتبط با وظایف.
• ارزیابی عملکرد افراد در مقایسه با معیار معین.
• شواهد مستندشده از صلاحیت فردی.
• برنامه هایی برای‌ ارزیابی مجدد به صورت دوره‌ای.

2-4-3-آموزش

شرکت بایستی روش‌های اجرایی را برای اطمینان و افزایش صلاحیت از طریق شناسایی نیازهای آموزشی و فراهم نمودن آموزش‌ مناسب برای تمامی پرسنل نگهداری نماید. آموزش می‌تواند به صورت دوره‌های رسمی و یا از طریق توسعه ساختار یافته در محیط کار تامین شود. گستره و نوع آموزش‌ها بایستی به اندازه‌ای باشد که از دستیابی به اهداف و خط‌مشی‌های شرکت اطمینان حاصل شود و بایستی نیازمندی تعیین شده توسط مراجع قانونی در قوانین و مقررات مربوطه را برآورده کرده یا از آن فراتر رود. سوابق مناسب آموزشی بایستی نگهداری شود و در صورت لزوم دوره‌های بازآموزی نیز زمان‌بندی گردند. بایستی سیستم‌هایی برای پایش اثربخشی‌ برنامه‌های آموزشی و معرفی بهبودها در صورت نیاز، توسعه داده شود.