مقدمه

امروزه بحث مسئولیت و اشکال آن جهت پاسخگویی به نیازهای اجتماعی به یکی از اصول ممتاز و مهم حقوقی تبدیل شده است. مسئولیت با تدبیر عقلانی براساس پایه گذاری احترام به حقوق دیگران و ضرر نزدن و جبران ضرر، همزاد شکل گیری زندگی اجتماعی حیات یافته است. مسئولیت، حاصل تجاوز از حدود مورد قبول و توافق جمعی است. هر چند مسئولیت در اشکال اولیه بیشتر خصیصه مادی داشته لیکن هم‌اکنون قلمرو آن وسعت یافته و متوجه تکلیف به جبران هر نوع خسارت وارده به اشخاص است. اعم از اینکه منشأ آن جرم، شبه جرم، عدم اجرای قرارداد، تأخیر در انجام قرارداد باشد. این وجه از حقوق مدنی بیشتر در کشورهای پیشرفته صنعتی از اهمیت فوق العاده­ای برخوردار است. به هر تقدیر مسئولیت در قوانین موضوعه ایران محدود به مسئولیت ناشی از روابط افراد و اشخاص حقوق خصوصی نبوده و انگیزه تدارک ضرر و ضرورت جبران خسارت به عنوان هدف کلی قوانین مزبور دامنه مسئولیت را گسترش داده و به دولت و سازمان‌های حقوق عمومی نیز تعمیم داده شده است. اگر چه حرفه سردفتری اسناد رسمی از زمان پیدایش آن تاکنون از اعتبار و حیثیت خاصی برخوردار بوده و همواره نیز در بین مشاغل رسمی از وجهه بالایی بهره مند است و همین خصوصیت نیز داعی اصلی و قوی شاغلین و گروندگان این حرفه گشته است. اما دایره گسترده و دائم مسئولیت‌های شغلی و الزامات قانونی مرتبط با این شغل که نزد شاغلین این حرفه امری محسوس و ملموس است و عدم تناسب بین میزان مسئولیت و مزایا و امتیازات مادی و معنوی این حرفه و نامتناسب بودن مسئولیت سردفتران در مقایسه با سایر مشاغل موجود در جامعه ما واقعیتی انکار ناپذیر است و احراز چنین مشهودی با کمترین بررسی اجمالی نیز میسر است. ما در این پایان نامه خواستار بررسی این مطلب هستیم تا مقایسه­ای را بین مسئولیت مدنی و انتظامی که قانون برای سردفتر اسناد رسمی گذاشته با سایر مراجعی که سند رسمی صادر می­ کنند همچون قضات، اداره ثبت احوال و اداره ثبت اسناد بیان نماییم تا مسئولیت خطیر و مهم این افراد آشکار گردد. در فصل اول این رساله به بیان کلیات پرداختیم و در فصل دوم مقایسه را بین مسئولیت مدنی سردفتر با سایر مراجع صدور سند رسمی انجام دادیم و فصل سوم را به مقایسه مسئولیت انتظامی این افراد اختصاص داده­ایم.    

همچنین قانونگذار فرانسه در پایان بند دوم از ماده 4-1316 قانون مذکور تعیین شرایط و چگونگی تنظیم سند رسمی و نگهداری آن را به شورای دولتی آن کشور می سپارد. شورای دولتی فرانسه نیز در در آئین نامه شماره 272-2001 مورخ 30 مارس 2001 با تعریف امضای الکترونیکی و شرایط امضای امضای الکترونیکی مطمئن زیرساخت تعریف سند رسمی الکترونیکی را بنا نهاد و در ادامه در آئین نامه شماره 973 – 2005 مورخ 10 اوت 2005 به طور تخصصی و ویژه به نحوه اجرایی کردن سند رسمی الکترونیکی و شرایط نگهداری آن پرداخت. همانطور که گفته شد شورای دولتی فرانسه در آئین نامه موصوف (13 مارس 2005) برخی شرایط فنی و ایمنی در خصوص ایجاد و نگهداری اسناد الکترونیکی در مراجع رسمی را پیش بینی کرده است که مراجع ثبت اسناد رسمی موظف به رعایت آن شرایط می باشند و این امکان را برای سران دفاتر اسناد رسمی یا هر مامور دولتی فراهم می کند که اسناد رسمی را بر زمینه و قالبی غیر از زمینه کاغذی نیز تنظیم کنند. باید گفت که سران دفاتر اسناد رسمی به عنوان ارائه دهندگان خدمات گواهی الکترونیکی و نیز تنظیم و امضاء کنندگان اسناد رسمی الکترونیکی، عمده ترین و مهم ترین نقش را در دنیای مجازی و الکترونیک در فرانسه ایفاء می کنند. به لحاظ اهمیت و فایده آئین نامه 973-2005 فرانسه جهت اقتباس در کشور ایران در ادامه به بررسی اهم مطالب این آئین نامه می پردازیم. در این آئین نامه، شورای عالی سردفتران فرانسه در این مورد مأموریت یافت که نسخه اصلی سند رسمی را در مرکز الکترونیکی شورای عالی، ایجاد و کنترل نماید. همچنین مأموریت یافته است که شبکه پردازش و انتقال اطلاعات را بپذیرد. در این متن امکان صدور رونوشت مصدق کاغذی از سند رسمی الکترونیک و برعکس، امکان صدور رونوشت‌های الکترونیکی از اسناد رسمی کاغذی، پیش‌بینی شده است. این آئین نامه در اول فوریه 2006 به اجرا درآمد؛ تاریخی که اسناد محضری توانستند بر زمینه الکترونیک ایجاد شوند. به طور خلاصه نوآوری‌های عمده این آئین نامه عبارتند از:

• قوه‌مقننه به شورای عالی سردفتران فرانسه مأموریت مضاعفی را محول ساخت که طی آن، این شورا موظف به مطالعه و پذیرش شبکه پردازش و انتقال اطلاعات[123] و نیز ایجاد و کنترل مرکزی تحت عنوان «مینوته سانترال» شد که در آنجا سند الکترونیکی باید به محض ایجاد، ثبت شود[124] و دسترسی به این سند در انحصار کامل سردفتر امانت‌گذار ‌باشد (در اینجا منظور از انحصار کامل، عدم دسترسی سردفتران به اسناد یکدیگر است لذا در این مرکز اصل محرمانه بودن اسناد رعایت شده است) البته باید بررسی کنیم که با ایجاد نسخه اصلی در مرکز، و جابجایی‌هایی که به واسطه نگهداری سند مکرراً توجیه می‌گردد، هرگز ماهیت اصلی سند از بین نمی رود.
• به کمک ابزار و فرایند امضای مطمئن، سند باید توسط سردفتر به امضاء رسد[125]. در این مورد، مطابق با تجویزهای آئین نامه شماره 272 ـ 2001 مورخ 30 مارس 2001 در اجرای ماده 4 ـ 1316 قانون مدنی، کارت رئال[126]، باید مورد شناسایی قرار گیرد. امضای طرفین و تمامی مداخله‌کنندگان در سند باید به گونه‌ای در سند انجام شود که تصویر مرئی و روشن آن در آنجا (روی صفحه رایانه‌ای که سند در آن نمودار شده است)، پدیدار گردد. حکم مزبور در این مورد، عالماً و عامداً سیستم خاصی را تعریف نکرده است و این وظیفه مهم را به عهدۀ سازندگان نرم‌افزارهای نگارش اسناد گذاشته است تا راه‌حل‌های فنی مناسبی را پیشنهاد کنند که این راه‌حل‌ها بایستی به دلیل تحول فناوری، به طور مرتب تغییر یابند.
• این حکم، امکان امضای سند از راه دور را فراهم ساخت[127]، بدین شکل که چهار سال قبل، در صدمین کنگرۀ سردفتران در پاریس، چگونگی و امضای این نوع سند به نمایش گذاشته شد، با شرطی بسیار واضح و تصریح به اینکه رضایت هر یک از طرفین سند توسط یک سردفتر اخذ شود: (سردفتری که در محضر او این امضاء انجام می‌شود). (در این سند از راه دور، که در صفحات آتی، آن را توضیح خواهیم داد، یکی از طرفین سند به عنوان مثال در شهر لیون و دیگری در شهر استراسبورگ هر کدام به یک دفتر اسناد رسمی در همان شهر مراجعه می‌کنند و تقاضای تنظیم سند واحدی را می‌کنند لذا به اجبار در امضای یک سند دو سردفتر لازم است،یکی سند را تنظیم و بامضای تقاضاکننده می رساند که این سردفتر کار اصلی را انجام می دهد و سردفتر دیگر در شهر دیگر امضای طرف مقابل را بر روی سندی که از سردفتر همکار ارسال نموده است اخذ می نماید). بی شک نوآوری عمده و عظیم سند الکترونیکی این است که فاصله را از بین می‌برد و در عین حال حضور سردفتر را ضروری و اجتناب‌ناپذیر می‌سازد. سردفتری که به عنوان شاهدی ممتاز، حصول رضایت مشتری خود را در هر دو طرف زنجیره، مراعات می‌کند[128].
• مطابق مادۀ 22 این حکم، ضمیمه‌های یک سند الکترونیک، جزء لاینفک آن سند هستند و امضای سردفتر در پایان سند، برای ضمیمه‌ها نیز معتبر است[129].
• در مواد 23 و 25، آمده است که: دفتر جاری سردفتر می‌تواند یا بر زمینه کاغذی باشد یا بر زمینه الکترونیکی. در مورد زمینه الکترونیکی، باید دفتر جاری توسط رئیس شورای عالی سردفتران یا نماینده وی امضاء الکترونیکی شود[130].
• مادۀ 30 این حکم، ایجاد یک پروندۀ ضمیمه را برای سند پیش‌بینی کرد که مطالب جانبی (مثل ایجاد کپی اجرایی یا تغییر رژیم اموال و غیره) در آن ثبت شود[131].
• فصل‌های دوم و سوم این حکم، یک ابداع اساسی و بنیادی را در خود گنجانده‌اند. به موجب این دو فصل، قانونگذار به سران دفاتر اسناد رسمی اجازه می دهد که رونوشت‌هایی را از اسناد الکترونیکی، بر روی کاغذ صادر کنند و یا برعکس (رونوشت‌هایی از اسناد کاغذی را بر روی زمینۀ الکترونیکی صادر نمایند)، بدون اینکه رسمیت سند (به ویژه نیروی ذاتی سند) تحت تأثیر قرار گیرد. در اینجا می‌توانیم به خوبی دریابیم که انتقال الکترونیکی یک کپی اجرایی سند کاغذی، از لحاظ زمانی و جلوگیری از اتلاف وقت، چقدر به نفع طلبکار یا مأموران اجرایی است و صاحبان مشاغل قضایی، از همه این امکانات می‌توانند استفاده کنند. از سوی دیگر، مراجعان می‌توانند کپی رسمی سندی را که بر زمینه الکترونیکی امضاء شده است، دریافت کنند.

الف – اصول حاکم بر تنظیم سند محضری در حقوق فرانسه مطابق قانون فرانسه ناظر به آئین نامه سال 1971 و تغییرات آن در 10 اوت 2005، تنظیم و ایجاد سند محضری شامل سه بخش می باشد:

1. اصول مشترک
2. اصول اسناد تنظیمی بر زمینه الکترونیکی
3. اصول اسناد تنظیمی بر زمینه کاغذی

1- علم به خلاف واقع بودن داشته باشد. 2-این خلاف واقع را بخواهد. جایی که از طریق اظهار کذب به مامورین رسمی و عمومی سند مجعول تنظیم شده باشد اولاً اعلام کننده باید عالم به کذب بودن باشد یعنی عمد در اظهار داشته باشد ثانیاً مامور تنظیم کننده سند تنها در صورتی مسئوول خواهد بود که عالم به خلاف بودن اظهار باشد در غیر این صورت وسیله ارتکاب جرم است و مباشر ، شخص اعلام کننده خواهد بود . قصد تقلب در جعل نسبت به کسی است که از جعل زیان می بیند نه نسبت به کسانی که از جعل منتفع می گردند. تقارن عنصر مادی یا عنصر روانی شرط است بدین معنا که نیت مجرمانه بایستی در لحظه ارتکاب جعل وجود داشته باشد بنابراین هرگاه کسی سندی را که به نام دیگران است به تصور اینکه به نام خود اوست و با حسن نیت امضاء کرده و سپس از آن به عنوان سند امضاء شده توسط دیگری استفاده کند امضاء کردن وی را نمی توان جعل دانست هر چند که استفاده بعدی از آن می تواند استفاده از سند مجعول تلقی شود. جرم جعل از جمله جرائمی است که برای تحقق آن علاوه بر سوء نیت عام ، وجود سوء نیت خاص در مرتکب نیز ضرورت دارد بدین توضیح که صرف علم و عمد و دانستن و خواستن برای تحقق جرم جعل کفایت نمی کند بلکه تحقق جعل منوط به این نکته است که مرتکب دارای سوء نیت خاص یعنی ((قصد تقلب)) نیز باشد بنابراین علم و عمد در صورتی که با قصد تقلب توام شود می تواند عنصر معنوی جرم جعل را به وجود آورد فقدان چنین سوء نیت خاصی موجب عدم تحقق جرم جعل میشود.در جرم جعل آنچه شرط است علم به قلب حقیقت و مضر بودن آن برای دیگری است و الا جعل با حسن نیت و یا به منظور تامین نفع شخصی یا منفعت دیگری و امثال این امور که در واقع علت ارتکاب عمل است در اساس موضوع الاطلاق موثر نمی باشد.[86] سند بر دو نوع است:سند رسمی و عادی  
چنانچه نوشته ای فاقد هر یک از این شرایط باشد در صورتی که به امضای طرف رسیده باشد سند عادی محسوب میشود مانند چک و سفته و اجاره نامه های عادی. باید توجه داشت که صرف تایپ شدن یک نوشته یا نوشتن در سر برگهای دولتی موجب رسمی شدن سند نمیشود.برای مثال چک یک سند عادی محسوب میگردد زیرا گرچه توسط بانک چاپ میشود ودر اختیار مشتری قرار میگیرد اما مفاد آن توسط مامور دولت تنظیم نمیشود بلکه این کار توسط صاحب حساب انجام و در پایان توسط او امضا میشود.بنا بر این چون چک یکی از شرایط تعریف سند رسمی را ندارد (توسط مامور دولت تنظیم نمیشود)سند عادی محسوب می شود. در موارد جعل اسناد جاعل مبادرت به ساختن یک نوشته یا سند اعم از رسمی یا عادی میکند.مثلا به ساختن یک شناسنامه یا گواهینامه یا گذر نامه دانشنامه یا اجاره نامه یا وصیت نامه یا قولنامه و مانند اینها دست میزند. ساختن مهر یا امضای اشخاص رسمی یا غیر رسم
با توجه به روش های گوناگونی که افراد در به دست گرفتن قلم دارند هرشخص در قسمت های خاصی از حروف و کلمات به قلم فشار می آورد و بر عکس در قسمت های دیگر با ملایمت قلم را بر روی کاغذ حرکت میدهد. 

استفاده از قلم نزد افراد مختلف است بنابراین هر چقدر هم که جاعل حرفه ای باشد معمولا در تیرگی و روشنی بخش های مختلف کلمات و بریدگی ها و انحرافها و نقطه های آغاز و پایان کلمات و……و به طور کلی بین امضا و نوشته فرد جاعل با امضا و نوشته واقعی تفاوت وجو دارد که این امر توسط کارشناس مسلط تشخیص داده می شود. [87] پیشرفت های علمی نیز باعث شده که امروزه با بهره گرفتن از علوم و تکنیک های پیشرفته و به خدمت گرفتن رایانه و تشخیص و تمییز امضا و نوشته مجعول نوشته واقعی آسان شده است. 

مهر معمولا از جنس چوب و فلز و مانند آنهاست و دارای نوشته ها و علایمی است که همانند امضا انتساب یک سند یا نوشته را به دیگری ثابت میکند مانند مهر ادارات دولتی و شرکتهای تجاری یا اشخاص عادی.[88] 4-2-جعل اسنادرسمی اسناد رسمی به اعتبار اینکه از نهادهای دولتی باشد یا غیر دولتی مورد بحث و بررسی قرار می گیرد. 4-2-1- جعل اسنادرسمی عمومی دولتی در اینجا لازم است با طرح چند پرسش و پاسخ کمی بیشتر با مفهوم اسناد رسمی آشنا شویم: مقصود از مامورین رسمی و حدود صلاحیت آنان در تعریف سند رسمی چیست؟ مامور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مامور شده است و لازم نیست که حتما بین مامور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می‌شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات است، سردفتر مامور رسمی به حساب می‌آید.[89] اما مقصود از صلاحیت آن است که مأمور هم ذاتاً و هم محلاً دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد. برای مثال سردفتر اسناد رسمی ذاتاً صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولیکن ذاتاً صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد همان طور که کارمند اداره ثبت احوال ذاتاً صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد. از طرفی ممکن است که مأمور ذاتاً صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی محلا صلاحیت نداشته باشد برای مثال مأمور اداره ثبت اسناد و املاک شهرستان ورامین که وظیفه نقشه برداری و یا تحدید حدود املاک ورامین به او واگذار شده محلا صلاحیت نقشه برداری یا تحدید حدود از اراضی شهرستان کازرون را ندارد.[90] چنانچه سندی توسط ماموری که فاقد صلاحیت است صادر شود آیا نوشته دارای اعتبار است؟ برای این که نوشته‌ای رسمی محسوب شود سه شرط لازم است:

فصل دوم رسیدگی مقدماتی به تخلفات انتظامی

ماده 32 قانون دفاتر اسناد رسمی می‌گوید: «رسیدگی مقدماتی به شکایات و گزارش‌های مربوط به تخلفات سر دفتران و دفتریاران در اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد واملاک کشور انجام خواهد شد و اداراه مزبور باید پس از رسیدگی موضوع را با اظهار نظر خود به دادسرای انتظامی سردفتران احاله می کند».[22] این ماده اولین ماده فصل چهارم قانون مزبور است که اختصاص به مقررات مربوط به تعقیب مجازات انتظامی سردفتران و دفتریاران دارد حاوی مطالبی است که به شرح ذیل مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد.

مبحث اول- رسیدگی مقدماتی

اصطلاح مزبور اصطلاحی است که در هیچ یک از مقررات و مواد فصل چهارم قانون مزبور تعریفی از آن به عمل نیامده است. اما با توجه به اینکه در ماده 37 آن قانون ترتیب رسیدگی مقدماتی و سایر موارد مورد نظر به آیین‌نامه وزرات دادگستری احاله گردیده است به نظر می‌رسد تعریف اصطلاح مذکور را در آیین‌نامه مزبور باید جستجو نمود. با بررسی آیین‌نامه مزبور ملاحظه می‌شود که در ماده 20 آیین‌نامه آمده است که «رسیدگی مقدماتی در اطراف شکایات واصل با تحقیق در دفترخانه و تنظیم صورتمجلس در محل آغاز می‌شود». یا در مواد 21 و 22 از اصطلاح رسیدگی مقدماتی تحت عنوان (انجام تحقیقات) یاد شده است. ولیکن متاسفانه در آیین‌نامه نیز صراحتاً از اصطلاح مزبور تعریفی به عمل نیامده است. با توجه به مطالب یاد شده از بررسی مجموع مواد مرقوم و سایر عبارات و اصطلاحات مندرج در آن مواد اینطور به نظر می‌رسد که منظور از اصطلاح مزبور همان اصطلاح معروف «تحقیقات مقدماتی» مندرج در قانون آیین دادرسی کیفری و سایر مقررات جزایی مرتبط می‌باشد. فلذا برای تعریف اصطلاح رسیدگی مقدماتی می‌بایستی به تعریف اصطلاح تحقیق مقدماتی در مقررات مذکور توجه نمود. مطابق ماده 19 قانون آیین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب در امور کیفری «تحقیقات مقدماتی مجموعه اقداماتی است که برای کشف جرم و حفظ آثار و ادله وقوع آن و تعقیب متهم از بدو تعقیب قانونی تا تسلیم به مراجع قضایی صورت می‌گیرد». بنابراین با الهام از تعریف مذکور می‌توان گفت «رسیدگی مقدماتی انتظامی مجموعه اقداماتی استکه برای کشف تخلف و حفظ آثار و ادله وقوع آن و تعقیب سردفتر یا دفتریار مشتکی عنه از بدو تعقیب قانونی تا تسلیم به دادگاه انتظامی صورت می‌گیرد».[23] اکنون که از رسیدگی مقدماتی تعریف به عمل آمد و مفهوم آن آشکار شد باید دانست که ترتیب رسیدگی مقدماتی به چه صورت می‌باشد و موارد قانونی و جهات قانونی شروع به رسیدگی کدام است و مراجع قانونی رسیدگی مقدماتی به موجب قانون کدام مراجع هستند؟ بنابراین در این قسمت به ترتیب به بررسی هر یک از موارد یاد شده می‌پردازیم.

مبحث دوم- جهات قانونی شروع به رسیدگی

مطابق مندرجات صدر ماده 32 فوق الاشعار جهات قانونی برای شروع به رسیدگی به تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران عبارتند از: 1- شکایت شاکی خصوصی 2- گزارشات واصله مربوط به تخلفات سردفتران و دفتریاران. البته در برخی موارد نیز به موجب مواد 22 و 71 قانون دفاتر اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌تواند تقاضای تعقیب انتظامی سردفتر و یا دفتریاری را که به موجب حکم محکمه عمومی محکوم شده است را بنماید. همین طور به موجب ماده 7 قانون دفاتر اسناد رسمی نظارت و بازرسی دفاتر اسنادرسمی به وسیله بازرسان سازمان ثبت یا کانون سردفتران یا هیات‌های مخصوصی که از طرف وزرات دادگستری تعیین می‌شوند یا نمایندگان وزرات امور اقتصادی و دارایی به عمل خواهد آمد. همچنین به موجب بند 6 ماده 66 قانون مزبور در هر مورد که کانون سر دفتران از تخلف و یا سوء شهرت سردفتر یا دفتریاری اطلاع حاصل کند باید پس از رسیدگی مقدماتی مراتب را به سازمان ثبت گزارش دهد. در موارد مذکور در مواد 73 و 66، گزارش‌های واصله از مراجع مذکور می‌تواند از جمله جهات قانونی شروع به رسیدگی محسوب شود.[24]

مبحث سوم- بحث تطبیقی

در مقایسه با جهات قانونی شروع به رسیدگی در جرایم عمومی مندرج در ماده 65 قانون آیین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب در امور کیفری تفاوت هایی به چشم می‌خورد زیرا مطابق ماده 65 مرقوم جهات قانونی برای شروع به درسیدگی به قرار ذیل می‌باشد: الف- شکایت شاکی خصوصی ب- اعلام و اخبار ضابطین دادگستری یا اشخاصی که از قولشان اطمینان حاصل می‌شود ج- جرایم مشهود در صورتی که قاضی ناظر وقوع آن باشد د- اظهار و اقرار متهم. مطابق ماده 68 قانون مزبور شکایت شاکی خصوصی برای شروع به رسیدگی کافی است و قاضی دادگاه نمی‌تواند از انجام رسیدگی خود داری نماید ولیکن به موجب ماده 67 همان قانون گزارش‌ها و نامه‌هایی را که هویت گزارش دهندگان نویسندگان آنها مشخص نیست نمی‌توان مبنای شروع به رسیدگی قرارداد مگر آنکه دلالت بر وقوع امر مهمی کند که موجب اخلال در نظم و امنیت عمومی است یا دارای قراینی باشد که به نظر قاضی برای شروع به رسیدگی کفایت نماید. بعلاوه به موجب بند 1 ماده 4 قانون مزبور تعقیب برخی از جرایم برعهده رئیس حوزه قضایی است چه شاکی خصوصی شکایت کرده باشد یا نکرده باشد مطابق تبصره ماده مزبور تفکیک اینکه امر جزایی تابع کدام یک از انواع یاد شده در ماده مزبور (اعماز جرایم عمومی یا خصوصی) می‌باشد به موجب قانون خواهد بود و براساس ماده 29 قانون مزبور مقامات و اشخاص رسمی موظفند به هنگام برخورد با امر جزایی در حوزه کاری خود مراتب رابه رئیس حوزه قضایی یا معاون او اطلاع دهند. با مقایسه مقررات قانون دفاتر اسنادرسمی با مقررات مذکور ملاحظه می‌شود که تفاوت‌های زیادی بین مقررات مزبور وجود دارد و مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی تا چه اندازه ناقص بوده فاقد مقررات خاص معینی می‌باشد از جمله آنکه در مورد شکایات مشخص نگردیده است که در خصوص کدام دسته از تخلفات انتظامی شکایت شامی خصوصی امکان پذیر می‌باشد به عبارت دیگر معلوم نیست که کدام یک از تخلفات واجد جنبه خصوصی می‌باشد و عنوان شاکی خصوصی در مورد آن مصداق می‌یابد یعنی انواع تخلفات واجد جنبه‌های عمومی یا خصوصی به طور جداگانه دسته بندی و احصاء نشده اند. بنابراین تنها راه چاره در آن است که با بررسی تخلفات مندرج در ماده 29 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مقایسه آن با سایر تخلفات و جرایم و تعیین ویژگی‌ها و آثار حقوقی و قانونی و خسارات و عوارض ناشی از هر یک از تخلفات معین نمود که کدام یک از تخلفات جنبه خصوصی دارد و تعقیب آن منوط به شکایت شاکی خصوصی می‌باشد و با گذشت او تعقیب مشتکی عنه موقوف می‌شود؟ با بررسی ماده 9 قانون آیین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب در امور کیفری ملاحظه می‌شود که در جرایم، شخصی که از وقوع جرمی متحمل ضرر و زیان شده و یا حقی از قبیل قصاص و قذف پیدا کرده و آن را مطالبه می‌کند مدعی خصوصی و شاکی نامیده می‌شود. ضرر و زیان قابل مطالبه به شرح ذیل می‌باشد: 1- ضرر و زیان‌های مادی که در نتیجه ارتکاب جرم حاصل شده است 2- منافعی که ممکن الحصول بوده و در اثر ارتکاب جرم، مدعی خصوصی از آن محروم و متضرر می‌شود. همچنین به موجب ماده 8 همان قانون در مواردی که تعقیب امر جزایی با گذشت شاکی یا مدعی خصوصی موقوف می‌شود هرگاه شاکی یا مدعی خصوصی پس از صدور حکم قطعی گذشت کند اجرای حکم موقوف می‌شود و چنانچه قسمتی از حکم اجرا شده باشد بقیه موقوف و آثار حکم مرتفع می‌شود مگر اینکه در قانون ترتیب دیگری مقرر شده باشد. اما متاسفانه درباره تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران، با وجود آنکه از نظر ترتیب و درجه اهمیت تخلف در مرتبه نازلتری نسبت به جرم قرار دارد، در ماده 45 قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر گردیده است که جلب رضایت شاکی خصوصی و یا استعفای مشتکی عنه مانع از تعقیب انتظامی نیست ولی جلب رضایت شاکی موجب تخفیف مجازات می‌شود و در صورت استعفای سر دفتر پس از شروع تعقیب تضمین او تا اجرای حکم به اعتبار خود باقی خواهد بود. و در تبصره بند (ه) ماده 29 آیین‌نامه مرقوم (اصلاحی 27/11/1360) مقرر گردیده است که در صورت جلب رضای ذینفع و رفع آثار تعارض از طرف متخلف دادگاه می‌توانکیفر اورا برحسب اهمیت موضوع به یکی از دو نوع انفصال موقت تنزل دهد.[26] به نظر می‌رسد ترتیب مقرر درباره تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران برخلاف قواعد عمومی و رویه جاری قانونگذاری در کشور وضع گردیده و منطقی و منطبق بر موازین حقوقی نمی‌باشد زیراچگونه ممکن است در مورد جرائم که از شدت و اهمیت بیشتری نسبت به تخلفات برخوردار هستند رضایت و گذشت شاکی خصوصی موجب موقوف شدن اجرای حکم شود و ولیکن در مورد تخلفات سردفتران و دفتریاران گذشت شاکی تنها موجب تخفیف مجازات شود. و یا آنکه در ماده 8 مرقوم مقرر گردیده است که در جرائم خصوصی تعقیب امر جزایی با گذشت شاکی خصوصی موقوف می‌شود و لیکن در مورد تخلفات انتظامی مقرر گردیده است که گذشت شاکی مانع از تعقیب انتظامی نیست. این امر به هیچ وجه نمی‌تواند صحیح مناسب و مطلوب بوده و مورد قبول واقع شود مگر آنکه معتقد باشیم کلیه تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران واجد جنبه عمومی می‌باشد که در این صورت نمی‌توان برای اشخاص خصوصی حق شکایت انتظامی از سر دفتران قائل شد زیرا تعقیب امور خلافی و جزایی که دارای حیثیت عمومی هستند همان طور که قبلاً نیز گفته شد به عهده دادستان می‌باشد و اشخاص خصوصی حق دخالت در آن امور را ندارند. اما با مطالعه و بررسی مواد 22 و 71 قانون دفاتر اسناد رسمی ملاحظه می‌شود که تخلفات سردفتران در صورتی که منجر به ورود خسارت بر اشخاص خصوصی شود واجد جنبه خصوصی بوده و اشخاص مزبور می‌توانند برعلیه سردفتران و دفتریاران اعلام شکایت نمایند. در ماده 22 مقرر گردیده است که سردفتران و دفتریارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی شوند در مقابل متعلاملین و اشخاص ذینفع مسئول خواهند بود و هر گاه سندی در اثر تقصیر یا تخلف آنها از قوانین و مقررات مربوط بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازات‌های مقرر باید از عهده خسارات وارده برآیند. دعاوی مربوط به خسارات ناشی از تخلفات سردفتران و دفتریاران تابع قوانین و مقررات عمومی خواهد بود. همچنین در ماده 71 مقرر گردیده (محاکم دادگستری مکلفند در هر مورد که رأی بر بی اعتباری سند رسمی صادر می‌کنند مراتب را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام کنند… در صورتی که بی اعتباری سند ناشی از تخلف سردفتر یا دفتریار از قوانین و مقررات باشد سازمان ثبت اسناد و املاک جهت تعقیب انتظامی او اقدام خواهد کرد. در این صورت اکنون. که برخی از تخلفات سردفتران و دفتریاران ممکن است جنبه خصوصی داشته باشد چرا اعلام رضایت و گذشت شاکی خصوصی نمی‌تواند موجب موقوف شدن تعقیب و یا اجرای حکم گردد؟ بنابراین یکی از مواردی که نیاز به اصلاح مقررات آن به شدت احساس می‌شود همین مورد اخیر می‌باشد که امید می‌رود تجدیدنظر جدی در آن صورت گیرد.

1-1-1-2-4- قبول و حفظ اسناد امانتی

یکی از وظایف دفاتر اسناد رسمی، قبول و حفظ اسنادی است که در دفاتر به امانت می‌گذارند. نمونه بارز این اسناد در ارتباط با قبول قبوض مربوط به اسناد اصلاحات ارضی بوده است، که هم‌اکنون بسیاری از این اسناد در بعضی دفاتر موجود است. غیر از دفاتر اسناد رسمی، ادارات ثبت نیز وظیفه دارند طبق ماده 75 قانون ثبت، اسنادی را به امانت پذیرند. در این ماده چنین ذکر گردیده: هر کس بخواهد سند خود را در اداره ثبت اسناد امانت بگذارد، باید آن را در پاکت و یا لفاف دیگری که لاک و مهر شده باشد؛ گذاشته و شخصاً روی پاکت تاریخ تسلیم امانت را با تمام حروف در حضور مسئول دفتر قید کند و در صورتی که نتواند بنویسد، باید دو نفر شاهد تاریخ مزبور را روی لفاف یا پاکت نوشته و امضاء و مهر کنند.

1-1-1-2-5- احراز هویت

یکی از مهم‌ترین وظایف سردفتر برای ثبت نمودن اسناد، احراز اهلیت و هویت متعاملین یا اشخاص امضا کننده سند می باشد. ماده 50 قانون ثبت می‌گوید: شاهدی که یک طرف از اصحاب  معامله را معرفی می کند، نمی­تواند‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌توانمی معرف طرف دیگر باشد. احراز هویت در تنظیم اسناد نزد سردفتر اولین گام و مهم‌ترین موضوع است. یعنی اگر چه مسئولیت‌های یک سردفتر من حیث المجموع، بسیار زیاد است و هر کدام در جای خود از اهمیت زیادی برخوردار هستند که نادیده گرفتن یا بی‌اهمیت دانستن هر کدام پیامدهای بسیاری را به دنبال خواهد داشت. اما بایستی که اذعان و اعتراف نمود که هیچ کدام از مسئولیت‌های محوله درحدی نیست که موضوع احراز هویت، این اهمیت را به خود اختصاص داده است. برای دریافتن میزان اهمیت احراز هویت بهتر است مثالی بزنیم. در دفترخانه افراد متفاوت از صنوف مختلف و به منظورهای گوناگون مراجعه می‌نمایند. یکی به فرض، قصد تنظیم وصیتنامه‌ای با مقاصد خاصی دارد و دیگری می‎خواهد خانه خود را بفروشد و دیگری قصد تنظیم وکالتنامه‌ای دارد که شخص را وکیل کند تا مثلا همسرش را مطلقه نماید. می‌دانیم که هر کدام از موارد فوق از چه اهمیتی برخوردار هستند در این جا وظیفه سردفتر است که نسبت به ضوابط و قوانین جاریه اشراف کامل داشته و برای تنظیم هر یک از اسناد مورد نظر مسائل و موارد خاص آن‌ها را مدنظر داشته و نسبت به اخذ مدارک اقدام نماید. حال وقتی مقاصد مراجعه کنندگان متفاوت باشد، علاوه بر این که سردفتر بایستی اشراف کامل نسبت به تمام قوانین داشته باشد. در خصوص قوانین خاصه نیز بایستی تسلط کافی داشته باشد تا امری پوشیده نماند که در آن صورت نسبت به اهمال خود بایستی جوابگو باشد. حال به فرض این که در صورت اهمال سردفتر مثلاً مفاصا حساب مالیاتی در خصوص انتقال ملکی را دریافت نکرده باشد. اگر چه خود از مسائل مهمی است که سردفتر از انجام آن غفلت ورزیده و حقوق دولتی استیفا نگردیده که در این صورت علاوه بر مجازات‌های مقرر بایستی حقوق دولتی تامین گردد و همین طور سایر مدارک و مواردی که برای تنظیم سند لازم است، اگر سردفتر حساسیت لازم را در خصوص احراز هویت مراجعه کننده مصروف نداشته و شخص به جای شخص دیگر و با منظور و نیت سوء وارد عمل می‌شود و جای فروشنده به فرض ملکی را به فروش می‌رساند و یا به جای وصیت کننده وصیت‌نامه‌ای را امضاء می‌کند. حال ببینید که این سهل‌انگاری چه عواقب سوء و فاسدی را به همراه خواهد داشت. ممکن است افراد تحت عناوین و مقاصد متفاوتی حقایق را قلب نموده و هویت واقعی خود را ارائه ندهند. مهم‌ترین انگیزه‌ای که افراد مختلف را به این امر تشویق می کند سودجویی‎هایی است که ممکن است شخص متخلف بخواهد خود را به اسم و رسم دیگر معرفی نموده و هویت دیگری را به خود اختصاص دهد و به جای دیگری خود را جا بزند، اما راه‌هایی که افراد متقلب انتخاب می‌کنند متفاوت است، مثلا شخصی که با خواهر خود شباهت دارد و احتمالاً شناسنامه او را در دسترس دارد و از شباهت ظاهری و در دست داشتن شناسنامه سودجویی نموده و قصد امضای سند را می‌کند این مورد به خصوص در میان برخی ایرانیان که خارج از ایران هستند و با محدودیت هایی که برای تنظیم وکالت نامه از خارج دارند یافت می‌شود که از بستگان خود با ارسال مدارک سجلی استفاده نموده و قصد سوء خود را احتمالا با جمع شرایط فوق عملی نمایند. تنها امری که مانع عملی شدن این سوء استفاده می‌شود حضور افراد معتمد است. اعمال ضوابط قانونی برای هر سردفتری در محیط کارش هر روز یا حتی برای تنظیم هر سندی زنگ خطر خود را به صدا در می‌آورد. برای احراز هویت باید به مواد958 و956 قانون مدنی توجه کرد.

1-1-1-2-6- احراز اهلیت

ماده  956 ق. م بیان می‌دارد: اهلیت برای دارا بودن حقوق با زنده متولد شدن انسان شروع و با مرگ او تمام می‌شود. ماده 958 ق. م می‌گوید: هر انسان متمتع از حقوق مدنی برخوردار خواهد بود لیکن هیچ کس نمی‌توان‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌تواند حقوق خود را اجرا کند مگر این که برای امر اهلیت قانونی داشته باشد. اهلیت دارای دو جنبه است: اهلیت تمتع و اهلیت استیفا و آنچه مدنظر در ثبت اسناد است، اهلیت استیفا می‌باشد. طبق ماده واحده قانون راجع به رشد متعاملین مصوب 1313 ملاک و مناط تشخیص سن اشخاص اوراق هویت یعنی شناسنامه آنان است مگر آن که خلاف آن ثابت شده باشد (و ملاک رشد و اهلیت آنان سن مندرج در شناسنامه آن ها می‌باشد). یعنی هرکس اعم از زن و مرد که مطابق شناسنامه اش هجده سال تمام شمسی داشته باشد، در مورد کلیه معاملات و عقود و ایقاعات به استثنای نکاح و طلاق که مقررات خاص خود را دارند، رشید شناخته می‌شود. دفاتر اسناد رسمی و ادارات دولتی و محاکم باید آن‌ها را رشید و دارای اهلیت بشناسد مگر این که خلافش ثابت شود و هر کس که به سن مذکور نرسیده باشد از لحاظ معاملات و عقود و ایقاعات مالی غیر رشید شناخته می‌شود مگر این که دادگاه حکم به رشد معاملی آنها صادر کرده باشد. متن ماده واحده از تاریخ اجرای این قانون کلیه معاملات و عقود و ایقاعات به استثنای طلاق و نکاح، محاکم دادگستری و ادارات دولتی و دفاتر اسناد رسمی، باید کسانی را که به سن 18 سال شمسی تمام رسیده‌اند، اعم از ذکور و اناث غیر رشید بشناسند مگر این که رشد آن‌ها قبل از اقدام به انجام معامله با عقود و یا ایقاعات به طرفیت مدعی العموم در محاکم ثابت شده باشد، اشخاص که به سن هیجده سال تمام شمسی رسیده‌اند در محاکم دادگستری و ادارات دولتی و دفاتر اسناد رسمی رشید محسوب می‌شوند، مگر این که عدم رشد آن‌ها  به طرفیت مدعی العموم در محاکم ثابت گردد و مناط تشخیص سن اشخاص اوراق هویت آن‌ها است مگر این که خلاف آن ثابت شود. بنابراین هیچ سردفتری نباید معاملات اشخاص مجنون یا غیر رشید یا کسانی که به نحوی از انحای قانونی ممنوع از تصرف هستند ثبت نماید، مگر این که معامله به وسیله قائم مقام قانونی آنان یعنی ولی یا قیم یا مدیر تصفیه امور آنان واقع شود و این موضوع در ماده 57 قانون ثبت تصریح شده است. در مورد ثبت معاملاتی که از طرف قیم صغیر یا محجور نسبت به اموال مولی علیه واقع می‌شود اجازه دادستان هم لازم است. در این خصوص ماده 22 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی تصریح نموده است که: تنظیم و ثبت معاملاتی که از طرف قیمین صغار و محجورین نسبت به اموال آنها در دفاتر اسناد واقع میشود بدون اجازه کتبی مدعی العموم محل ممنوع است و به اوراق قیم‌نامه عادی در دفاتر اسناد رسمی نباید ترتیب اثر داده شود. اما اگر معامله توسط ولی خاص صغیر (پدر یا جد پدری یا وصی منصوب از طرف آنان انجام شود اجازه دادستان لازم نیست. (همان منبع: 28 الی 30)

1-1-1-2-7- احراز سمت

در این مرحله لازم است مشخص شود که متقاضی اعمال حق اصیل است یا نماینده و اگر نماینده است ضوابط حاکم بر نمایندگی مزبور، مستند سمت نمایندگی و حدود نمایندگی و حدود اختیارات نماینده، زوال و بقای سمت وی مورد بررسی قرار گیرد. الف)ضوابط قانونی حاکم بر نمایندگی متفاوت است. برای مثال، ضوابط حاکم بر وکالت در قانون مدنی و ضوابط حاکم بر امانت و وصایت در قانون مدنی و قانون امور حسبی تبیین شده و هر کدام ویژگی و محدوده خاص خود را داراست. ب) مستند سمت نمایندگی در هر حال بایستی رسمی ‌باشد. سند عادی را نمیتوان‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌توان مستند سمت در سند رسمی قرار داد. چنانچه سند عادی به سند رسمی سرایت نماید، پایه های امنیت و اعتماد به سند رسمی را تخریب می کند. ج)حدود اختیارات هر یک از گونه های مختلف نمایندگی متفاوت است و باید در تنظیم سند مورد توجه باشد. مثلا قیم حق انتقال اموال غیر منقول صغیر را طبق ماده 83 ق. ا. ح بدون تصویب دادستان ندارد و از سوی دیگر، طبق ماده 73 همان قانون دادستان و دادگاه حق دخالت در امور محوله به ولی یا وصی را ندارند. د)در صورتی که نمایندگی به هر دلیلی خاتمه پیدا کرده باشد، نماینده سابق حق تنظیم سند رسمی تحت آن سمت را ندارد. به عنوان مثال، چنانچه ولی ولایتاً از طرف مولی علیه خود به شخصی وکالت فروش ملکی را داده باشد، پس از رسیدن مولی علیه به سن 18 سالگی، سمت ولایت و به تبع آن وکالت زایل می‌شود. (پنجتی، 1390: 48 و49)

1-1-1-3- موارد رد سردفتر

ماده 53 ق ث. بیان می‌دارد مسئول دفتر نمی­تواند اسناد زیر را ثبت نماید: