کلیه اسناد یاد شده از اسناد رسمی به شمار می آیند و انکار و تردید نسبت به آنها روا نیست و تا زمانی که به موجب تصمیم هیأت حل اختلاف یا رأی دادگاه تصحیح یا باطل نشده‌اند به قوت خود باقی می‌باشند. (ماده 8 ق. ث. ا. )

2-2-2-2- مسئولیت مدنی کارمندان اداره ثبت احوال

مقررات و ضوابط ثبت احوال عموماً مقرراتی هستند که برای ایجاد نظم و هماهنگی و تسهیل روابط حقوقی، اجتماعی و اقتصادی مردم تصویب و به مورد اجرا گذاشته می‌شوند؛ بنابراین در صورت تخلف از آنها، حسب مورد و اهمیت قاعده‌ای که رعایت نشده است، ضمانت اجرای متناسبی پیش‌بینی و مقرر گردیده است. این ضمانت اجراها عبارتند از: ضمانت اجرای کیفری، ضمانت اجرای اداری و انضباطی، ضمانت اجرای مدنی و بالاخره الزام به انجام تکلیف مقرر. (صفایی و غیره، 1386: 135) درباره مسئولیت مدنی این قبیل از افراد باید‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌توان گفت علاوه بر مجازاتهای کیفری و انضباطی یاد شده در قانون، اشخاص متخلف اعم از کارمندان و دیگران، برابر قواعد عمومی مسئولیت مدنی، مکلف به جبران خسارتی خواهند بود که از تقصیر آنها ناشی شده است. در برخی از مقررات راجع به ثبت احوال نیز به این‌گونه ضمانت اجرا اشاره شده است. به طوری که ماده‌ی 6 قانون تخلفات، جرایم و مجازات‌های مربوط به اسناد سجلی و شناسنامه‌ای در این‌باره بیان کرده‌است: «هر یک از کارکنان دولت اعم از لشکری یا کشوری و همچنین کارکنان مؤسسات عمومی و شرکت‌های دولتی و مؤسسات وابسته به دولت و بانک‌ها و نهادهای قانونی به مهر کردن غیر مجاز شناسنامه‌های معتبر اقدام نمایند، علاوه بر مجازات‌های اداری و جبران خسارت وارده، برحسب مورد به مجازات‌های مقرر در ماده‌ی 5 این قانون محکوم خواهد شد.» و همچنین در ماده‌ی 7 : «هر یک از کارمندان و مسئولین دولتی از لشکری و کشوری و همچنین از کارکنان و مؤسسات دولتی و عمومی بانک‌ها و شرکت‌های دولتی و نهادهای قانونی و دفاتر اسناد رسمی و  ازدواج و طلاق، در ارتباط با انجام وظایف قانونی خود شناسنامه‌هایی را که فاقد اعتبار اعلام شده، ملاک انجام کار قرار دهد، علاوه بر مجازات‌های اداری و انتظامی، به جبران خسارت وارده به پرداخت جزای نقدی از 200، 000 ریال تا 500، 000 ریال محکوم می‌شود و در صورت تکرار دادگاه مکلف به تعیین حداکثر مجازات می‌باشد.» قابل ذکر می‌باشد که بر طبق ماده‌ی 1 ق. م. م : «هر کس بدون مجوز قانونی عمداً یا در نتیجه بی‌احتیاطی به جان یا سلامتی یا مال یا آزادی یا حیثیت یا شهرت تجارتی یا به هر حق دیگر که به موجب قانون برای افراد ایجاد گردیده، لطمه‌ای وارد نماید که موجب ضرر مادی یا معنوی دیگری شود مسئول جبران خسارت ناشی از عمل خود می‌باشد.» و ماده 11 ق. م. م «کارمندان دولت و شهرداری ها و مؤسسات وابسته به آن‌ها که به مناسبت انجام وظیفه عمداً یا در نتیجه بی‌احتیاطی، خسارتی به اشخاص وارد نمایند، شخصاً مسوؤل جبران خسارت وارد می‌باشند. ولی هرگاه خسارات وارده مستند به عمل آنان نبوده و مربوط به نقص وسایل ادارات و مؤسسات مزبور باشد، در این صورت جبران خسارت بر عهده‌ی اداره و مؤسسات مربوطه است. ولی در مورد اعمال حاکمیت دولت، هرگاه اقداماتی که بر حسب ضرورت برای تأمین منافع اجتماعی طبق قانون به عمل آید و موجب ضرر دیگری شود، دولت مجبور به پرداخت خسارت نخواهد بود.» مسئولیت در این دو ماده مبتنی بر تقصیر است و بدون اثبات تقصیر یا تخلف شخص، مسئولیت مدنی او در این زمینه ثابت و محرز نمی‌گردد. مگر در خصوص اتلاف خود اسناد که خسارت مستقیم وارده را‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌توان به استناد ماده 328 ق. م: «هر کس مال غیر را تلف کند ضامن آن است و باید مثل یا قیمت آن را بدهد، اعم از این که از روی عمد تلف کرده باشد یا بدون عمد و اعم از این که عین باشد یا منفعت و اگر آن را ناقص یا معیوب کند ضامن مثل آن  است.»

2-2-3- اداره ثبت اسناد و املاک

تشکیلات ثبت در آغاز به صورت اداره‌ی‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ ثبت اسناد و تابع وزارت عدلیه بوده است. در سال 1302 با توسعه ی تشکیلات و وظایف آن به صورت اداره‌ی کل ثبت اسناد و املاک وابسته به وزارت عدلیه درآمد و عنوان رئیس آن، رئیس کل اداره ثبت اسناد و املاک و سپس مدیر کل ثبت اسناد و املاک بود. این وضع تا اردیبهشت 1352 ادامه داشت و از تاریخ سوم اردیبهشت آن سال عنوان اداره‌ی کل ثبت اسناد و املاک به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تبدیل شد و رئیس آن سمت معاونت وزارت دادگستری را دارا شد، اکنون نیز تشکیلات ثبت بر اساس همان قانون است. متن قانون چنین است: ماده واحده : از تاریخ تصویب این قانون، عنوان اداره کل ثبت اسناد و املاک به سازمان ثبت اسناد واملاک کشور تبدیل می‌شود. تبصره1-سازمان ثبت اسناد واملاک کشور وابسته به وزارت دادگستری است و رئیس آن سمت معاونت وزارت دادگستری را خواهد داشت. تبصره2-وزارت دادگستری تشکیلات و پست­های سازمانی ثبت اسناد واملاک را برای تأیید به سازمان امور اداری و استخدامی کشور پیشنهاد خواهد نمود. با این قانون ماده‌ی 1 قانون ثبت اسناد واملاک مصوب 26 اسفند 1310 که مقرر می‌دارد: در هر حوزه‌ی ابتدایی به اقتضای اهمیت محل یک اداره‌ یا دایره‌ی ثبت اسناد و املاک تأسیس می‌شود. ممکن است هر اداره ‌یا دایره ثبت دارای شعبی باشد؛ منسوخ تلقی می‌گردد زیرا تشکیلات ثبت با توجه به نیاز کشور بایستی از طرف دادگستری به سازمان امور اداری و استخدامی کشور پیشنهاد شود و پس از تأیید آن سازمان به موقع اجرا گذارده خواهد شد. (شهری، 1391: 11) در حال حاضر تشکیلات ثبت در اغلب مراکز استان‌ها به صورت اداره‌ی کل ثبت اسناد و املاک منطقه و در شهرستان‌ها به صورت اداره‌ی ثبت اسناد و املاک است و در پاره‌ای از شهرهای بزرگ مانند تهران ادارات ثبت ناحیه نیز تأسیس شده است.

2-2-3-1- حقوق ثبت اسناد و املاک و حدود صلاحیت و مسئولیت مدنی آنها

در اینجا نیز در ابتدا حقوق ثبت اسناد و املاک را و صلاحیت مأمورین آنها را بیان کرده و سپس وارد بحث مسئولیت مدنی که برای آنها تعریف شده می‎شویم.