در توضیح بند فوق باید گفت که بعد از اعلان ثبت عمومی املاک واقعه در هر ناحیه در جرائد عمومی (ماده 10 قانون ثبت) هر شخصی می تواند نسبت به املاک متعلقه (متصرفین به عنوان مالکیت، مدیران شرکت نسبت به املاک شرکت، اداره دارایی نسبت به املاک دولت، ولی یا قیم نسبت به املاک محجورین و ….) درخواست ثبت نماید در صورتیکه درخواست متقاضی ثبت بدون اشکال و مدارک و اسناد مربوطه شفاف و گویای مالکیت متقاضی باشد و ادعایی از طرف سایر اشخاص نسبت به مالکیت متقاضی نباشد قبول ثبت میشود یعنی اداره ثبت اظهار نامه را می پذیرد لیکن اگر در جریان تحقیقات توسط مامورین ثبت ادعایی از سوی اشخاص نسبت به تصرف متقاضی بعمل آید موضوع در هیات نظارت مطرح و اتخاذ تصمیم می گردد[29]. نحوه طرح موضوع در هیات نظارت در ماده 3 آئیننامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض در دو بند قید شده است که چکیده اش بدین صورت است که طرفین مدارک خود را به اداره ثبت محل وقوع ملک تسلیم مینمایند و اداره ثبت با اخطار به طرفین برای معاینه محل وقت مناسب تعیین می نماید و مطابق بند یک متذکر میشود که : اولاً عدم حضور هر یک از طرفین مانع رسیدگی نخواهد بود. ثانیاً: هر یک از طرفین می توانند تا قبل از وقت رسیدگی برای ملاحظه و اطلاع از مدارک تسلیمی طرف دیگر به اداره ثبت مراجعه نمایند. علت تذکر اداره ثبت این است که طرفین بی جهت پرونده را به تاخیر نیندازند و قبلا از مدارک تسلیمی همدیگر به اداره ثبت مطلع شوند تا در رسیدگی و تحقیقات محلی با آگاهی کامل ادای توضیح نمایند در وقت مقرر نقشه بردار ثبت نقشه ملک مورد تقاضا را تهیه مینماید و کارشناس ثبت با ملاحظه نقشه اخذ توضیحات از طرفین و عنداللزوم تحقیق از شهود مبادرت به تنظیم صورت مجلس و گزارش جامعی مینماید و در آن در خصوص تصرفات و نحوه آن و منشا و مبنای تصرف و موارد لازم اظهار نظر نموده و با رعایت بند 400[30] مجموعه بخشنامه های ثبتی به ثبت استان گزارش مینماید تا در هیات نظارت مطرح شود. در این مرحله اگر هیات نظارت مستندات و مدارک را کافی و بی نقص بداند نسبت به صدور رای اقدام می­نماید و در رای اعلام می­نماید که از کدام طرف قبول ثبت شود[31] ولی اگر مدارک و مستندات دارای نقص باشد قرار رفع نقص صادر می نماید این رای باستناد تبصره 4 ماده 25 قابل تجدیدنظر در شورایعالی ثبت میباشد رای هیات نظارت در صورت عدم اعتراض از طرف هر یک از متقاضی و معترض یا در صورت اعتراض و طرح  موضوع در شورایعالی ثبت و پس از صدور رای توسط شورایعالی ثبت به اجرا گذاشته میشود. بنابراین از نظر قانون ثبت متقاضیان ثبت شامل متصرفین، متولیان وقف و متصدی مال حبس شده و وصی در ثلث باقی، اشخاص حقوقی و دولتی می باشند که ذیلاً توضیح داده می شود.

مبحث اول – متصرفین

در ارتباط با تبصره ماده 11 در اینکه متقاضیان ثبت چه کسانی می توانند باشند در قسمت اول تبصره از متصرفین نام برده یعنی اشخاصی که اسنادی ندارند تا بوسیله آن مالکیت خود را اثبات نمایند و به تصرف سابق خود یا تصرف خود بعنوان تلقی از مالک استناد می نمایند ماده 35 قانون مدنی تصرف را به عنوان مالکیت دلیل مالکیت می شناسد مگر آنکه خلاف آن ثابت شود یعنی تصرف به استثناء موردیکه دلایل صریح و خلافی باشد اماره و نشانه مالکیت است اما تصرف چیست؟ تصرف استیلاء مادی و معنوی شخصی نسبت به اموالی که براساس آن وی می تواند هر گونه مداخله ای در آن مال داشته باشد بنظر برخی از حقوقدانان تصرف عبارت است از سلطه و اقتدار مادی است که شخص بر مالی مستقیم یا به واسطه غیر دارد[32]. بنابراین تصرفاتی که نشان از مالکیت نبوده و عرفاً نیز نمی تواند دلیل مالکیت تلقی شود مورد نظر قانونگذار در ماده 11 نمی باشد معهذا اگر کسانی که به درخواست متقاضی ثبت اعتراضی داشته باشد و مطابق ماده 16[33] قانون ثبت در موعد قانونی اعتراض نمایند اداره ثبت درخواست آنها را گرفته و به محکمه ای که مرجع رسیدگی است می فرستد تا در آن مرجع بدرخواست معترض رسیدگی شود و اداره ثبت حتی این را هم به محکمه اعلام خواهد نمود که اعتراض در موعد قانونی واصل شده در غیر اینصورت مطابق ماده 24 قانون ثبت اعتراض به هیچ عنوان پذیرفته نخواهد شد[34] در حال حاضر تقاضای ثبت املاک دولتی با وزارتخانه دارایی می باشد.

مبحث دوم- متولیان وقف و متصدی مال حبس شده و وصی در ثلث  باقی

دومین مورد تبصره، اشخاص نامبرده در ماده 27 متولیان وقف و متصدی مال حبس شده یا وصی در ثلث باقی می باشند که هم می توانند تقاضای ثبت موقوفه و مورد وصیت یا مورد حبس را بدهند و هم میتوانند به عنوان معترض بدرخواست متقاضیان ثبت که حق و حقوق موقوفه یا ثلث مورد وصیت را ضایع کنند وارد عمل شوند.

مبحث سوم – اشخاص حقوقی و دولتی

سومین مورد تبصره، بیشتر به اشخاص حقوقی اعم از حقوق عمومی یا حقوق خصوصی اشاره دارد بدین معنی که تقاضای ثبت در اموال دولتی  به عهده دارایی و املاک و  موسسات بلدی[35] بر عهده رئیس موسسه و املاک شرکتها به عهده مدیر شرکت و املاک محجورین بر عهده ولی یا قیم آنان می باشد. اشخاص مذکور در تبصره برای درخواست ثبت ملک باید دلایل و مدارک کافی بر دار بودن عنوان بند موصوف یا بر تصرف سابق خود به آن عنوان و یا تصرف کسی که تقاضا کننده قائم مقام قانونی او محسوب می شود داشته باشد. بنابراین بند 1 ماده 25 قانون ثبت رفع اختلاف و اتخاذ تصمیم در موارد زیر را بعهده هیئت نظارت گذاشته است. الف- اختلاف متقاضی و اداره ثبت در رابطه با تقاضای ثبت از سوی اشخاص ب- تعارض و تزاحم در تصرف برخی اساتید در این خصوص معتقدند[36] که: ب-1-  تعارض: هر گاه دو مالک هر یک باستناد مدرک یا سندی خود را مالک ملکی بدانند که به هنگام تطبیق محدوده دو ملک بر خارج در تمام یا قسمتی از دو ملک تداخل باشد از این معنی به تزاحم در تصرف تعبیر می شود. ب- 2- تزاحم: در تعریف تعارض در تصرف گفته شده است: «هر گاه ملک معینی را هر یک از دو مالک متعلق به خود و در تصرف خود دانند از این معنی به تعارض در تصرف تعبیر می شود. در این مورد به عکس مورد تزاحم در تصرف مساله تطبیق مدلول سند و مدرک بر خارج وجود ندارد و معذلک معنی اصطلاحی تزاحم در تصرف و تعارض در تصرف چندان دقیق نیست». [37]