تقسیم بندی اسناد از لحاظ صلاحیت خاص مأموران

بند اول- اسناد قضایی

مانند صورت مجلس‌ها، آراء دادگاه‌ها، معاینه‌ی محلی و تحقیق محلی باز پرسان و تأمین دلیل.

بند دوم- اسناد وابسته و فرا قضایی

مانند صورت مجلس ایداع وجه و اظهارنامه‌ها و ثبت وقایع.

بند سوم- اسناد اداری

مانند قراردادهایی که به شکل اداری بوسیله‌ی شهرداری‌ها تنظیم شده و پروانه‌های ساختمانی و صنفی؛ اسناد مربوط به ثبت احوال شخصی (ازدواج و طلاق و تولد و فوت)، اسناد درج شده در دفاتر ثبت عمومی.

بند چهارم- اسناد تنظیم شده با صلاحیت اداری

مانند اسناد مربوط به اعمال حقوقی که بوسیله‌ی مأموران رسمی ثبت می‌شود: مانند سرپرستی از کودکان بی‌سرپرست و فرزندخواندگی، وصیت‌نامه‌های خودنوشت و سری، اسناد تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی.

گفتار سوم- انواع سند رسمی از لحاظ قدرت اجرائی

از لحاظ قدرت اجرائی، اسناد به دو قسم لازم‌الاجرا و غیر لازم‌الاجرا تقسیم می‌شوند. اسناد رسمی لازم‌الاجرا، اسنادی هستند که قانون به آنها قدرت اجرائی داده است. به این صورت که:

اسناد رسمی خود به خود دارای قوه‌ی اجرائی نیستند، و مانند اسناد عادی در دعاوی مطروحه در دادگستری، از جمله‌ی مستندات اثبات دعوی مورد استفاده قرار می‌گیرد، ولی قانون در مواردی مدلول برخی از اسناد رسمی را بدون مراجعه به محاکم دادگستری و از طریق صدور اجرائیه قابل اجرا دانسته است، به نحوی که ذینفع می‌تواند بدون طرح دعوی و گرفتن حکم، درخواست اجرای آنها را بنماید. از جمله اسناد رسمی مذکور در ماده ۹۲ و ۹۳ ق.ث می‌باشد.

به غیر از اسناد تصریح شده توسط قانون، سایر اسناد رسمی غیر لازم‌الاجرا هستند و نمی‌توان بدون اقامه‌ی دعوی و گرفتن حکم، آنها را اجرا نمود.

گفتار چهارم- تقسیم بندی اسناد از لحاظ شکلی

از حیث نحوه تنظیم و استفاده نیز می‌توان به اسنادی که باید به امضای افراد رسیده یا دارای اثر انگشت ایشان باشد، اسنادی که انتساب آن به صاحب سند باید مسلم باشد، نوشته‌ها و اسنادی که نیاز به امضاء ندارند (مثل دفاتر تجاری)، اسناد عمومی و خصوصی و اسناد تنظیم‌شده در داخل یا در سایر کشورها تقسیم نمود.

مبحث دوم- سند عادی

اسناد عادی را با توجه به تعریفی که قانون مدنی از سند رسمی کرده است می‌توان شناخت.

«غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی هستند». (ماده ۱۲۸۹ ق.م).

پس در تعریف سند عادی می‌توان گفت: «سندی است که بدون دخالت مأمور رسمی، بوسیله‌ی اشخاص عادی، تنظیم و امضاء می‌شود».

مفهوم مخالف ماده ۱۲۸۷ ق.م این است که اسنادی که بوسیله‌ی مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانونی تنظیم نشده باشد سند عادی محسوب می‌شوند.

ولی تعریفی که کاملتر به نظر می‌رسد این است که: سند در صورتی که بدون دخالت مأمور رسمی، «یا» در غیر حدود صلاحیت آنها و «یا» طبق مقررات قانونی تنظیم نشده باشد، «و» در صورتی که مفاد سند با قوانین ماهوی مخالف نباشد، سند عادی است. به این معنا که سند برای اینکه عادی محسوب شود، کافی است یکی از سه شرط مذکور را نداشته باشد و نیز مفاد آن با قوانین ماهوی مخالف نباشد (ولی موافقت لازم نیست)، چون در صورت مخالفت با قوانین ماهوی، سند باطل است؛ همانطور که سند رسمی هم در این صورت باطل است.

ماده ۱۲۹۳ ق.م یکی از انواع سند عادی را بیان کرده است: «هرگاه سند بوسیله‌ی یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد، تهیه شده لیکن مأمور، صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره‌ی قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر طرف باشد، عادی است».

- ماده ۹۲ ق.ث: «مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم عدلیه لازم‌الاجراست مگر در مورد تسلیم غیر منقولی که شخص ثالثی متصرف و مدعی مالکیت آن باشد». ماده ۹۳ ق.ث: «کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلاً و بدون مراجعه به محاکم لازم‌الاجراست».

- شیخ نیا، امیرحسین، ادله‌ی اثبات دعوی، شرکت سهامی انتشار، تهران، چاپ سوم، ۱۳۷۵، ص ۹۰.

- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۳۱۷.

- شیخ نیا، امیرحسین، همان، ص ۹۷.

مصادیق سند عادی

الف- نوشته‌ای که در روابط حقوقی افراد بوسیله‌ی خودشان و بدون دخالت مأمور رسمی تنظیم می‌نمایند.

ب- اسنادی که توسط مأمور رسمی که صلاحیت ذاتی در تنظیم را ندارد، لیکن سند به امضای طرفین رسیده است.

ج- اسنادی که مأمورین رسمی در حدود صلاحیت خود ولی بدون رعایت تشریفات قانونی تنظیم کرده باشد و طرفین، آن را امضاء کرده باشند.

گفتار دوم- انواع سند عادی

الف- سند عادی گواهی امضاء نشده

اسناد عادی تنوع بیشتری از اسناد رسمی دارد: اوراق تجاری (مانند برات و سفته) و چک، قولنامه‌ها، دفاتر بازرگانی و وصیت‌نامه‌ها، نامه‌های خصوصی و ده‌ها گروه دیگر با نامهای مختلف، مانند بارنامه‌ها، سهام شرکت‌ها و بیمه‌نامه‌ها، توده‌ی بزرگی از اسناد است، که وصف مشترک همه‌ی آنها عدم دخالت مأموران رسمی در تدوین و تنظیم نوشته و احراز تاریخ و اعلامهایی است که در آن آمده و پایه‌ی مهم روابط خانوادگی و تجارتی مردم قرار گرفته است… گواهی امضاء اسناد عادی توسط سردفتر اسناد رسمی اگرچه معمولاً امکان پذیر است اما متداول نمی‌باشد، زیرا با مقرراتی مانند مقررات مالیاتی تعارض پیدا می کند.

ب- سند عادی گواهی امضاء شده

سند عادی که امضای آن از طرف سردفتر گواهی امضاء که سمت رسمی دارد تصدیق شده است، سند عادی می‌باشد؛ در عین حال چون صحت امضای سند را مأمور رسمی گواهی نموده است، این سند به دلالت ماده ۱۲۹۱ ق.م اعتبار سند رسمی را دارد و نمی‌تواند مورد انکار یا تردید قرار گیرد.

گفتار سوم- انواع سند عادی از لحاظ قدرت اجرائی

همانطور که اسناد رسمی به دو قسم لازم‌الاجرا و غیر لازم‌الاجرا تقسیم می‌شوند، اسناد عادی نیز به لازم‌الاجرا و غیر لازم‌الاجرا تقسیم می‌شوند.

هم اسناد رسمی و هم اسناد عادی خود به خود دارای قوه‌ی اجرائی نیستند. همانطور که گفته شد، قانونگذار در مواردی مدلول برخی از اسناد رسمی را بدون مراجعه به محاکم دادگستری لازم‌الاجرا دانسته؛ همچنین ممکن است بنا به مصلحتی سند عادی را قابل اجرا اعلام کند. این اعلام به منزله‌ی رسمی شناختن سند عادی نیست، زیرا وصف جوهری سند رسمی، دخالت مأمور رسمی و رعایت تشریفات تنظیم سند بوسیله‌ی اوست.

پس اسناد عادی لازم‌الاجرا، اسنادی هستند که قانون به آنها قدرت اجرائی داده است.

- شمس، عبدالله، آیین دادرسی مدنی، انتشارات دراک، چاپ هشتم، بهار ۱۳۸۶، جلد سوم، ص ۱۵۵.

- شمس، عبدالله، همان، ص ۱۵۵.

- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۳۱۴.

- تفاوت سند رسمی با سند عادی

سند رسمی با غیررسمی در چند جهت با هم فرق دارند:

۱- تفاوت در شکل و مضمون؛

۲- تفاوت در حجیت؛

۳- تفاوت در قدرت اجرائی؛

۴- تفاوت در اعتبار آنها نسبت به اشخاص ثالث؛

۵- تفاوت در اعتبار تاریخ سند؛

۶- تفاوت در قوه‌ی اثباتی.

گفتار اول- تفاوت در شکل و مضمون

اسناد رسمی باید توسط مأمور رسمی و در حدود صلاحیت و بـا رعـایت مقررات و تشریفات در نظر گرفته شده، تنظیم شوند. ولی در اسناد عادی، همینکه شخص مدیون آن را امضاء کـرده بـاشـد، کافی است.

در واقع فقدان تشریفات رسمی و شکلی در تنظیم اسناد از ویژگی‌های اساسی اسناد عادی است.

گفتار دوم- تفاوت در حجیت

دومین تفاوتی که بین اسناد رسمی و اسناد عادی وجود دارد، از لحاظ حجیت و دلیلیت آنها می‌باشد.

اسناد رسمی و اسناد عادی هر دو حجت و دلیل می‌باشند؛ با این تفاوت که در سند رسمی تنها با دعوای جعل و اثبات آن می‌توان خللی در حجیت و اعتبار آن سند وارد کرد. ولی در سند عادی کافی است که شخص منتسب‌الیه صدور خط یا امضای ذیل سند را از خود مورد تردید یا انکار قرار دهد، و یا صحت مندرجات درسند را مورد اشکال قرار دهد. ماده ۷۰ قانون ثبت مقرر می‌دارد: «سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرج در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آنها ثابت شود».بنابراین مندرجات اسناد رسمی راجع به تعهد به تأدیه وجه یا تسلیم مال یا أخذ تمام یا قسمتی از وجه یا مال قابل انکار نیست. مأمورین قضایی یا اداری که از راه حقوقی یا جزایی انکار فوق را مورد رسیدگی قرار داده و یا به نحوی از انحاء مندرجات سند رسمی را در خصوص رسید وجه یا مال یا تعهد به تأدیه وجه یا تسلیم مال معتبر ندانند، به ۶ ماه تا یک سال انفصال موقت محکوم خواهند شد؛ وبا تردید و انـکار، و یا تشکیک در مندرجات سند نمی‌توان سند رسمی را از اعتبار ساقط نمود. بلکه باید اثبات کرد که مثلاً مأمور رسمی آن را از پیش خود نوشته است. البته در تبصره‌ی این ماده آمده است: «هرگاه کسی که به موجب سند رسمی اقرار به أخذ وجه یا مال یا تأدیه وجه یا تسلیم مالی را تعهد نموده و مدعی شود که اقرار یا تعهد او در مقابل سند رسمی یا عادی یا حواله، برات، چک یا سفته‌ای بوده است که طرف معامله به او داده و آن تعهد انجام نشده است، و یا حواله یا برات یا چک یا سفته پرداخت نگردیده است، این دعوی قابل رسیدگی خواهد بود». (تبصره ماده ۷۰ اصلاحی ق.ث). بدیهی است علت قابلیت رسیدگی به این دعوی، باطل بودن اقرار است که در ماده ۱۲۷۷ ق.م بیان شده است. «انکار بعد از اقرار مسموع نیست، لیکن اگر مقر ادعاء کند که اقرار او فاسد یا مبنی بر اشتباه یا غلط بوده شنیده می‌شود و همچنین است در صورتی که برای اقرار خود عذری ذکر کند که قابل قبول باشد. مثل اینکه بگوید اقرار به گرفتن وجه در مقابل سند یا حواله بوده که وصول نشده، لیکن دعاوی مذکور مادامی که اثبات نشده مضر به اقرار نیست»؛ و در ماده ۷۳ همین قانون، قضات و مأمورین دولتی را موظف به اعتبار دادن به اسناد ثبت شده نموده و در صورت تخلف، آنها را مستوجب تعقیب در محکمه‌ی انتظامی یا اداری دانسته است و در ماده ۲۲ ق.ث.ا.و.ا آمده همینکه ملکی در دفتر املاک به ثبت رسید، دولت فقط کسی را مالک می‌شناسد که سند رسمی به نام وی تنظیم شده است.

- گلدوزیان، ایرج، ادله‌ی اثبات دعوی، نشر میزان، تهران، چاپ اول، ۱۳۸۲، ص ۴۳.

- دیانی، عبدالرسول، همان، ص ۱۴۸ به بعد.

- تفاوت در قدرت اجرائی

اصل صحت قراردادها و اماره‌ی اصالت اسناد رسمی و اعتمادی که به مأمور رسمی نسبت به رعایت قوانین و تشریفات وجود دارد، باعث شده است که قانونگذار مفاد سند رسمی را قابل اجرا بداند و نیازی به رسیدگی دادگاه و صدور حکم پیدا نکند. در واقع، قدرت اجرائی سند رسمی از آثار اعتبار استثنایی آن است.

پس سند رسمی را می‌توان به اجرا گذاشت و احتیاجی به حکم حاکم ندارد. ولی اجرای سند عادی، متوقف بر حکم دادگاه است.

به موجب ماده ۹۲ ق.ث: «مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم عدلیه لازم‌الاجرا است، مگر در مورد تسلیم غیر منقولی که شخص ثالث متصرف و مدعی مالکیت آن باشد».

و ماده ۹۳ ق.ث نیز مقرر می‌دارد: «کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلاً و بدون مراجعه به محاکم لازم‌الاجرا است».

بنابراین با توجه به مدلول مواد فوق ملاحظه می‌گردد که بدون مراجعه به دادگاه و رسیدگی قضایی می‌تواند اجرای مفاد سند را بخواهد، مشروط به اینکه در تصرف شخص ثالث و مدعی مالکیت نباشد. در حالی که، در خصوص اسناد عادی چنین وصفی وجود ندارد، جز در مورد چک که از این جهت، در حکم اسناد لازم‌الاجرا است.

پس سند رسمی، دارای دو طریق برای وصول به حق است: یکی اجرا از طریق محل ثبت و دیگری از طریق دادگاه. ولی اجرای سند عادی فقط متوقف بر حکم حاکم است.

گفتار چهارم- تفاوت در اعتبار آنها نسبت به اشخاص ثالث

اصولاً هیچکدام از اسناد رسمی و اسناد عادی نسبت به اشخاص ثالث اثری ندارند و آثار آنها بر اشخاص ثالث مؤثر نمی‌باشد، مگر اینکه قانونگذار استثنایی قائل شود.

قانونگذار در موارد استثنایی، اسناد رسمی را حتی علیه اشخاص ثالث نیز معتبر و موثر شناخته است. قانونگذار در این باره در ماده ۱۲۹۰ ق.م مقرر می‌دارد: «اسناد رسمی درباره‌ی طرفین و وارث و قائم مقام آنان معتبر است و اعتبار آنها نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد». به عنوان مثال ماده ۷۲ ق.ث به اعتبار اسناد رسمی نسبت به اشخاص ثالث تصریح کرده است. قبلاً قانونگذار در ماده ۲۳۱ ق.م مال نسبی بودن آثار قراردادها را اثبات اعمال حقوقی همین قاعده را بیان داشته است. لذا، اگر قرارداد فقط نسبت به طرفین و قائم مقام قانونی آنها معتبر باشد، باید اسناد و ادله‌ی اثباتی آنها نیز نسبت به همان طرفین قابل استناد باشد.

گفتار پنجم- تفاوت در تاریخ سند

یکی دیگر از تفاوت‌های اسناد رسمی با اسناد عادی، تفاوت در اعتبار تاریخ تنظیم سند می‌باشد.

در ماده ۱۳۰۵ ق.م در مورد تاریخ اسناد رسمی تأکید بیشتری به عمل آمده است. این ماده مقرر می‌دارد: «در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است حتی بر علیه اشخاص ثالث ولی در اسناد عادی تاریخ فقط درباره‌ی اشخاصی که شرکت در تنظیم آنها داشته و ورثه آنها و کسی که به نفع او وصیت شده، معتبر است».

با توجه به ماده ۸۳۹ ق.م که وصیت مؤخر را معتبر می‌داند، اگر موصی دو وصیت‌نامه‌ی مختلف داشته که اولی رسمی و دیگری غیررسمی باشد، وصیت‌نامه‌ی عادی می‌تواند مقدم بر وصیت‌نامه‌ی رسمی شود، هر چند امری که موجب اعتبار وصیت عادی می‌شود، همان تاریخ آن باشد. بنابراین، موصی‌له در وصیت دوم، به وجود حقی علیه ورثه و یا علیه موصی‌له وصیت‌نامه‌ی اول اقامه نماید، دعوای وی پذیرفته می‌شود؛ زیرا وصیت‌نامه‌ی عادی دوم به دلیل اعتبار تاریخ آن علیه ثالث پذیرفتنی است. دلیل وضع این حکم از طرف قانونگذار این است که به دلیل فوت، امکان مراجعه به موصی وجود ندارد. اما مسئله در جایی که مورد از موارد وصیت و ارث نباشد با اشکال روبرو خواهیم شد. مثلاً اگر شخصی با وکالت بلاعزل که در حکم بیع است، دو عقد مختلف برای انتقال ملکیت منزلی با دو نفر امضاء نماید، فرض این است که در صورت اعتبار هر دو سند، سند اول معتبر است؛ زیرا بیع اول موضوعاً مجالی را برای بیع دوم باقی نمی‌گذارد. ولی امری که موجب اعتبار سند اول می‌شود، تاریخ آن است. حال اگر قرار باشد تاریخ سند عادی نسبت به ثالث، که در مثال فوق می‌تواند خریدار دوم باشد، معتبر نباشد، با مشکلات عدیده‌ای مواجه می‌شویم؛ زیرا تنها امری که موجب اعتبار قرارداد اول بر قرارداد دوم می‌شود، یعنی تاریخ این اسناد، از نظر قانون معتبر نیست. این است که برخی حقوقدانان خود را در مواجهه با این سؤال در بن‌بست قانونی یافته‌اند. گروهی برای حل مشکل با استناد به بند دوم ماده ۱۲۹۱ ق.م معتقدند، چنانچه صحت انتساب سند عادی به صاحب سند توسط دادگاه محرز شد، چنین سندی اعتبار سند رسمی پیدا می‌کند و تاب معارضه با اسناد مخالف خود را خواهد داشت و لذا تاریخ آن نیز مثل سند رسمی، معتبر خواهد بود. اما این پاسخ نیز منطبق بر ماده ۱۲۹۱ ق.م نیست. زیرا بر اساس این ماده، سندی که به این ترتیب اعتبار سند رسمی را پیدا می‌کند، فقط از نظر اعتبار آن نسبت به طرفین، قائم مقام قانونی و ورثه در حکم سند رسمی خواهد بود. مفهوم مخالف ماده فوق این است که اگر فرد تمسک‌کننده به سند، در زمره‌ی طرفین، قائم مقام و یا ورثه نباشد، نمی‌تواند چنین سندی از نظر تاریخ، نسبت به وی معتبر باشد. این است که باید با گروه اول هم‌عقیده شد و این مورد را از بن‌بست‌های قانونی تلقی نمود.

- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۳۱۱.

- صالح احمدی، سعید، همان.

- صالح احمدی، سعید، همان.

تفاوت در قوه‌ی اثباتی

تفاوت دیگر سند رسمی با سند عادی، در قوه‌ی اثباتی آنها می‌باشد. به این صورت که:

سند رسمی، دارای قوه‌ی اثباتی است. قوه‌ی اثباتی یعنی اینکه سند رسمی، خودش، خودش را اثبات می‌کند. هم مفاد و هم تاریخ آن و هم امضاهای آن را اثبات می‌کند؛ و به دلیل دیگری برای اثبات آن، نیاز نیست. بنابراین، سند رسمی هم واجد جنبه‌ی ثبوتی حق است و هم واجد جنبه‌ی اثباتی حق. این معنی از سند رسمی، آن را در عرض حکم قطعی و حکم نهایی دادگاه قرار می‌دهد و می‌توان گفت که دارنده‌ی سند رسمی، معاف از اقامه‌ی دعوی است. در صورتی که سند عادی، به طور کامل دارای این دو جنبه از حق نیست. زیرا در میدان راه اثبات، خود محتاج به دلیل دیگری خواهد بود و اگر مورد انکار و تردید طرف واقع شود و یا مواجه با ادعای جعل گردد و شخص صاحب سند، نتواند دلیل قوی بر اصالت سند و رد ادعای طرف، اقامه کند، این احتمال وجود دارد که سند او از عداد دلایل خارج شود و در نهایت در دعوای خود محکوم شود و به این ترتیب، سند عادی، فاقد جنبه ثبوتی حقی که در آن آمده است نیز خواهد بود. البته، باید دانست که این امتیاز سند رسمی بر سند عادی، مانع از ادعای بی‌اعتباری سند رسمی، خواه به ادعای جعل خواه به ادعای عذر، موجه نیست. ماده ۷۰ ق.ث اصلاحی در ۷/۵/۱۳۱۲ از اعتبار سند رسمی سخن می‌گویند. به موجب این ماده، سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده، رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن، معتبر خواهد بود. مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود. انکار مندرجات اسناد رسمی راجع به أخذ تمام یا قسمتی از وجه یا مال و یا تعهد به تأدیه‌ی وجه یا تسلیم مال، مسموع نیست. مأمورین قضایی یا اداری که از راه حقوقی یا جزایی، انکار فوق را مورد رسیدگی قرار داده و یا به نحوی از انحاء، مندرجات سند رسمی را در خصوص رسید وجه یا مال یا تعهد به تأدیه‌ی وجه یا تسلیم مال معتبر ندانند، به شش ماه تا یک سال انفصال موقت محکوم خواهند شد. تبصره‌ی همان ماده که الحاقی و مصوب در ۷/۵/۱۳۱۲ است مقرر می‌دارد: «هرگاه کسی که به موجب سند رسمی، اقرار به أخذ وجه یا مالی کرده یا تأدیه‌ی وجه یا تسلیم مالی را تعهد نموده، مدعی شود که اقرار یا تعهد او را در مقابل سند رسمی یا عادی یا حواله یا برات یا چک یا فته طلبی بوده است که طرف معامله به او داده و آن تعهد انجام نشده و یا حواله یا برات یا چک یا فته طلب پرداخت نگردیده است، این دعوی قابل رسیدگی خواهد بود».

بخش سوم- تاریخچه

ثبت اسناد از گذشته تاکنون سیر تکاملی داشته است و با توجه با ضروریت و کارآمدی که امروزه دارد، به صورت مدون و کنونی در آمده است؛ و در گذشته دارای قدرت و حجیتی که امروزه دارد نبوده است.

از دیرباز انسان در این اندیشه بوده است که محدوده‌ی ملک او مشخص باشد تا از طرفی مورد تعرض دیگران قرار نگیرد و از سوی دیگر با گسترش حریم املاک او مالیات متعلقه برای دولت مشخص باشد. آنگونه که از مطالعات تاریخی بر می‌آید در زمان غارنشینی انسان محدوده‌ی ملک او فقط به دیواره‌ی غارهایی که در آن می‌زیسته منحصر می‌گردیده و با توجه به استفاده مشترک انسانهای اولیه از کوه و دشت و طبیعت، مرزبندی و محدودیتی خارج از محیط غارها مشهود نیست. وجود نقشهای باقی مانده بر دیواره غارها مبین آن است که انسان با زبان تصویر زندگی غارنشینی خود را به ثبت رسانده است. به تدریج با گسترش جوامع انسانی و تشکیل روستاها و شهرها بزرگان اقوام و قبائل و به عبارت دیگر حکومت‌های جوامع به ثبت املاک بیشتر در جهت أخذ مالیات اهتمام ورزیده‌اند.

ثبت املاک سابقه‌ای طولانی دارد و قدیمی‌ترین سندی که در این مورد از حفاری‌های تلو بدست آمده است، مربوط به شهر دودونگی که در کشور کلده است. این سند نقشه شهر دودونگی را در حدود چهار هزار سال قبل از میلاد نشان می‌دهد که اراضی آن به قطعات ذوزنقه، مربع و مثلث تقسیم شده است. داریوش ملقب به کبیر دستور داد تا جمهوری‌های یونانی را در آسیای صغیر ممیزی و اراضی مزروعی را با قید مساحت و اضلاع در دفاتر دولتی ثبت نمایند؛ و چون این روش از جهت تسهیل وصول مالیات اراضی مفید بود. پس از مدتی یونانیان نیز به آن تأسی نمودند و دفاتری برای ثبت خصوصیات اراضی از حیث مساحت و نوع زراعت و میزان محصول و نام مالک ترتیب دادند. در روم قدیم هم سرویوس تولیوس ششمین پادشاه روم دستور داد تا تمام اراضی مزروعی و متعلقات آنها و حقوق ارتفاقی آنها در املاک مجاور و حقوقی که املاک مجاور در آنها دارند در دفتر مخصوصی ثبت شود؛ و هر چهار سال یک مرتبه در آن دفتر تجدید نظر به عمل آید و تغییراتی که در آن مدت در وضع املاک حاصل شده است قید گردد. در روم و آتن دو نوع ثبت وجود داشت ثبت عمومی و ثبت مالی. ثبت عمومی به منظور تعیین آمار افراد و میزان دارایی آنان بکار می‌رفت و به همین جهت املاک هر فرد و قیمت آن معین می‌شد. ثبت مالی برای أخذ مالیات بود و مهندسین ثبتی مساحت هر ملک و حدود آن و وضع ملک (مزروعی، جنگل یا چمنزار و…) و نام مالک و مجاورین را بر پلاک‌های مسی حک می‌نمودند و نقشه‌ی املاک را در دو نسخه تهیه می‌کردند یکی را به مرکز می‌فرستادند تا در دفتر راکد امپراطوری بایگانی شود و دیگری را در دفتر راکد مستملکات حفظ می‌کردند و چون مهندسین و نقشه برداران رومی مستخدم دولت بودند، ثبت رومی‌ها رسمی و در دادگاهها معتبر و دارای سندیت بوده است. هدف اصلی از ثبت املاک در قدیم أخذ مالیات بوده است، ولی در اختلافات و دعاوی هم آن اسناد مورد استفاده قرار می‌گرفته است. در ایران به دستور انوشیروان ثبت معاملات نزد قضات و در دفاتر آنان انجام می‌شد. در عهد صفویه مرجعی به نام دیوانخانه تأسیس شد که یک نفر قاضی شرع در آنجا بکار معاملات و تنظیم اسناد و عقدنامه و طلاق‌نامه می‌پرداخت و اسناد معاملات را مهر و در دفتر مخصوصی ثبت می‌نمود. در کاروانسراها نیز دفاتری به نام دفتر تجارت بود که معاملات تجار را در آن ثبت می‌کردند و این دفتر نزد محاکم دارای اعتبار بود. در اواخر سلطنت فتحعلی شاه و اوایل سلطنت محمدشاه برای جلوگیری از بروز اختلافات تجاری بین ایران و روسیه، دفاتری نزد کارگزاری‌ها وجود داشت که اسناد و معاملات تجار را در آن ثبت می‌کردند. در دو قرن اخیر بسیاری از مراجع دینی دفتری به نام دفتر شرعیات داشتند که خلاصه‌ی معاملاتی را که نزد آنان صورت می‌گرفت در دفتر مذکور درج می‌نمودند و عده‌ای نیز ذیل صفحه‌ی دفتر را تصدیق و در بعضی نقاط طرفین معامله هم ذیل ثبت معامله‌ی خود را امضاء یا مهر می‌کردند.

- صالح احمدی، سعید، همان.

- خسروی، وحید، مختصر تاریخچه ثبت اسناد و املاک در ایران، وبلاگ حقوق ثبت،1390

Hoghooghesabt. Persianblog.ir/podt/16/

- شهری، غلامرضا، حقوق ثبت اسناد و املاک، انتشار جهاد دانشگاهی واحد علامه طباطبایی، تهران، چاپ بیست و سوم ۱۳۸۷، صفحه1-3.