تقسیم بندی اسناد از لحاظ صلاحیت خاص مأموران

بند اول- اسناد قضایی

مانند صورت مجلس‌ها، آراء دادگاه‌ها، معاینه‌ی محلی و تحقیق محلی باز پرسان و تأمین دلیل.

بند دوم- اسناد وابسته و فرا قضایی

مانند صورت مجلس ایداع وجه و اظهارنامه‌ها و ثبت وقایع.

بند سوم- اسناد اداری

مانند قراردادهایی که به شکل اداری بوسیله‌ی شهرداری‌ها تنظیم شده و پروانه‌های ساختمانی و صنفی؛ اسناد مربوط به ثبت احوال شخصی (ازدواج و طلاق و تولد و فوت)، اسناد درج شده در دفاتر ثبت عمومی.

بند چهارم- اسناد تنظیم شده با صلاحیت اداری

مانند اسناد مربوط به اعمال حقوقی که بوسیله‌ی مأموران رسمی ثبت می‌شود: مانند سرپرستی از کودکان بی‌سرپرست و فرزندخواندگی، وصیت‌نامه‌های خودنوشت و سری، اسناد تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی.

گفتار سوم- انواع سند رسمی از لحاظ قدرت اجرائی

از لحاظ قدرت اجرائی، اسناد به دو قسم لازم‌الاجرا و غیر لازم‌الاجرا تقسیم می‌شوند. اسناد رسمی لازم‌الاجرا، اسنادی هستند که قانون به آنها قدرت اجرائی داده است. به این صورت که:

اسناد رسمی خود به خود دارای قوه‌ی اجرائی نیستند، و مانند اسناد عادی در دعاوی مطروحه در دادگستری، از جمله‌ی مستندات اثبات دعوی مورد استفاده قرار می‌گیرد، ولی قانون در مواردی مدلول برخی از اسناد رسمی را بدون مراجعه به محاکم دادگستری و از طریق صدور اجرائیه قابل اجرا دانسته است، به نحوی که ذینفع می‌تواند بدون طرح دعوی و گرفتن حکم، درخواست اجرای آنها را بنماید. از جمله اسناد رسمی مذکور در ماده ۹۲ و ۹۳ ق.ث می‌باشد.

به غیر از اسناد تصریح شده توسط قانون، سایر اسناد رسمی غیر لازم‌الاجرا هستند و نمی‌توان بدون اقامه‌ی دعوی و گرفتن حکم، آنها را اجرا نمود.

گفتار چهارم- تقسیم بندی اسناد از لحاظ شکلی

از حیث نحوه تنظیم و استفاده نیز می‌توان به اسنادی که باید به امضای افراد رسیده یا دارای اثر انگشت ایشان باشد، اسنادی که انتساب آن به صاحب سند باید مسلم باشد، نوشته‌ها و اسنادی که نیاز به امضاء ندارند (مثل دفاتر تجاری)، اسناد عمومی و خصوصی و اسناد تنظیم‌شده در داخل یا در سایر کشورها تقسیم نمود.

مبحث دوم- سند عادی

اسناد عادی را با توجه به تعریفی که قانون مدنی از سند رسمی کرده است می‌توان شناخت.

«غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی هستند». (ماده ۱۲۸۹ ق.م).

پس در تعریف سند عادی می‌توان گفت: «سندی است که بدون دخالت مأمور رسمی، بوسیله‌ی اشخاص عادی، تنظیم و امضاء می‌شود».

مفهوم مخالف ماده ۱۲۸۷ ق.م این است که اسنادی که بوسیله‌ی مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانونی تنظیم نشده باشد سند عادی محسوب می‌شوند.

ولی تعریفی که کاملتر به نظر می‌رسد این است که: سند در صورتی که بدون دخالت مأمور رسمی، «یا» در غیر حدود صلاحیت آنها و «یا» طبق مقررات قانونی تنظیم نشده باشد، «و» در صورتی که مفاد سند با قوانین ماهوی مخالف نباشد، سند عادی است. به این معنا که سند برای اینکه عادی محسوب شود، کافی است یکی از سه شرط مذکور را نداشته باشد و نیز مفاد آن با قوانین ماهوی مخالف نباشد (ولی موافقت لازم نیست)، چون در صورت مخالفت با قوانین ماهوی، سند باطل است؛ همانطور که سند رسمی هم در این صورت باطل است.

ماده ۱۲۹۳ ق.م یکی از انواع سند عادی را بیان کرده است: «هرگاه سند بوسیله‌ی یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد، تهیه شده لیکن مأمور، صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره‌ی قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر طرف باشد، عادی است».

- ماده ۹۲ ق.ث: «مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم عدلیه لازم‌الاجراست مگر در مورد تسلیم غیر منقولی که شخص ثالثی متصرف و مدعی مالکیت آن باشد». ماده ۹۳ ق.ث: «کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلاً و بدون مراجعه به محاکم لازم‌الاجراست».

- شیخ نیا، امیرحسین، ادله‌ی اثبات دعوی، شرکت سهامی انتشار، تهران، چاپ سوم، ۱۳۷۵، ص ۹۰.

- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۳۱۷.

- شیخ نیا، امیرحسین، همان، ص ۹۷.