در ایالات متحده ادله اثبات دعوا براساس قواعد ادله اثبات فدرال[60] که برای دادگاه های فدرال آمریکا طراحی شده اند، سازمان دهی شده است. همچنین به واسطه تصویب قانون متحدالشکل ادله اثبات دعوا[61]، در حال حاضر در حدود 35 ایالت آمریکا، مقررات مشابهی با اندکی تفاوت مشاهده می شود.[62] زمانی که سندی در دادگاه های آمریکا مطرح می گردد، دو مسئله مهم در بررسی آن پیش رو قرار می گیرد. نخست در رابطه با مقبولیت آن است که به آن معناست که آیا سند ارائه شده به عنوان دلیل مورد قبول قرار می گیرد یا خیر ؟ دوم در رابطه با اثبات و استنباطی است که از آن می شود. به این معنا که آیا باری از دوش دادگاه در جهت اثبات مسئله بر می دارد یا خیر؟ همچنین مقبولیت سند شامل 3 اصل می شود:

1. قواعد ارتباط[63] که در مورد میزان ارتباط بین آن سند و مسایل حقوقی مطرح شده در دادخواهی است.
2. قواعد قابلیت اطمینان[64]، به این معنا که به وسیله اسناد ارائه شده به تنظیم فرآیندها و قالب های پرداخته می شود و از آن به عنوان دلیلی در مقابل قرائن و استثنایی بر آنها استفاده می شود.
3. ادله فرعی استثنایی[65]، که بیشتر در رابطه با توان اثباتی ادله محرمانه و یا خصوصی مطرح می گردد.

قواعد اثبات و استنباط نیز در حقیقت بحث آیین دادرسی و نحوه رسیدگی به سند را مشخص می کند و استانداردهای لازم را برای داشتن بار اثباتی برای اسناد را مطرح می کند.[66] در باب قدرت اجرایی، حقوق ایالات متحده آمریکا اسناد و معاملات را به دو دسته قابل اجرا و غیرقابل اجرا تقسیم می کند. این تقسیم بندی که از ماده (1) 201-2 قانون متحدالشکل بازرگانی بر می آید، عبارت است از اینکه، قراردادها اصولا از طریق مراجعه به دادگاه و طرح دعوا قابل اجرا هستند مگر اینکه شرایط خاصی برای قراردادها لازم دانسته شده باشد که با نبود آن شرایط، امکان اجرای سند از طریق دادگاه، وجود نداشته باشد. در واقع آنچه به نظر می رسد این است که در حقوق آمریکا دو مفهوم با هم آمیخته شده است: مفهوم سند لازم الاجرا با مفهوم قابل اجرا بودن سند. به عبارت دیگر در قانون آمریکا، بحث لازم الاجرا بودن اسناد رسمی به معنای اجرای آنها بدون نیاز به مراجعه به دادگاه ها، تا حدود زیادی مورد پذیرش قرار نگرفته است و آنچه بیشتر مورد بحث است، مسئله قابل اجرا بودن اسناد و امکان اجرای آنهاست.[67] دلیل این مسئله نیز بنیادی است و ریشه در تفاوت عمیق میان نظام حقوقی مبتنی بر قانون و نظام حقوقی مبتنی بر رویه قضایی در برخورد با مسئله ثبت و تنظیم اسناد به وسیله سردفتران و وضعیت حرفه ای سردفتران دارد. بنابراین برخلاف کشورهای پیرو نظام حقوقی مبتنی بر قانون نوشته، که در آنها اسناد رسمی ای که توسط سردفتر تنظیم شوند دارای قدرت اجرایی می باشند و مانند احکام دادگاه ها، لازم الاجرا هستند؛ در کشورهای پیرو نظام حقوقی مبتنی بر رویه قضایی که بنا بر نظر تعداد زیادی از حقوقدانان بر پایه ادله شفاهی بنا شده اند[68]، این اسناد فقط بعنوان دلیل در مقابل قرائن[69] می باشند.[70] 2-1-3-1-2 دلیل رسمیت ورای اسناد قضایی، جایی که علی رغم کفایت تنظیم عادی اسناد، طرفین خود به خود تصمیم می‌گیرند سند را مجهز به شکل رسمی نمایند، دو انگیزه وجود دارد که در آن شرایط، حقوق و قانون رجوع به تنظیم سند محضری را اجتناب‌ناپذیر می‌سازد. الف – رسمیت، موسوم به «Ad validitatem» و اسناد رسمی تشریفاتی سند رسمی تشریفاتی نوعی سند است که اهمیت اجتماعی آن، برای تأمین رعایت نظم عمومی یا حمایت طرفین، به نحو کافی، نتیجه‌بخش تلقی شده است و قبل از هرچیز، شکل رسمی را ایجاب می‌کند و به سختی می‌توان آن را باطل اعلام نمود.بنابراین، علاوه بر فرضیه‌هایی که قبلاً اشاره کردیم، حضور یک سردفتر دوم یا دو تا شاهد را ایجاب می کند. به عنوان مثال به اسناد قراردادهای فروش ساختمان‌های در حال ساخت[71] و یا به اسنادی اشاره می کنیم که رضایت و قبول طرفین معامله در انعقاد عقد، با بالابردن دست[72] اعلام می‌شود. به علاوه، بند 3 ماده 10 قانون وانتوز (ventose) قانون تشریفاتی بودن را اضافه می‌کند. طبق مفاد و مندرجات این ماده، برخی اسناد مثل عقدنامه ازدواج[73] یا اسناد هبه، برای افراد زنده، بین زوجین، یا در صورت هبه ـ تقسیم[74]، نمی‌توانند توسط دفتریار حتی مسلط و ماهر تنظیم و ایجاد گردند و لذا سند باید توسط شخص سردفتر تنظیم گردیده و تشریفات آن انجام پذیرد. ب : رسمیت با هدف مؤثر بودن مقوله دوم سند رسمی، شکل «رسمی بودن» را تحمیل می‌کند، تنها با این دغدغه که مؤثر بودن مقرراتی را که دربردارد، صرف‌نظر از اعتبار ذاتی سند، تأمین و تضمین نماید. الزامات آگهی ملکی، اولین عنصر اساسی سندیت هستند، زیرا این شکل (رسمیت سند) را تنها برای تضمین اعتبار عنوان (خریدار، فروشنده یا مالک) طرفین معامله مقرر نمی‌دارد، بلکه رسمیت سند برای این است که سند را در مقابل اشخاص ثالث تضمین کند[75] و سند قابلیت این را داشته باشد که بتواند در مقابل اشخاص ثالث ارائه شود. برای توضیح بیشتر به فروش ساختمان‌ها، احراز مالکیت محضری پس از فوت و یا اجاره‌نامه‌های ساختمان‌ها برای مدت بیش از 12 سال [76] اشاره می کنیم. اما مرور زمان‌ و مقررات قانونی نیز می‌تواند شکل رسمی را به منظور مؤثر کردن عنوان ایجاد شده، تحمیل کنند، در این مورد می توان به عنوان مثال به انتقال دین[77] یا نمایندگی قراردادی[78] اشاره نمود. 2-1-3-1-3 موارد الزامی بودن ثبت اسناد