بموجب ماده 46 قانون ثبت اسناد و املاک « ثبت اسناد اختیاری است مگر در موارد ذیل : 1 – کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلا در دفتر ملاک ثبت شده باشد. 2 – کلیه معاملات راجع به حقوقی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده است» و بطور مشروط ماده 47 قانون ثبت مقرر میدارد : « در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی وجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند ثبت اسناد ذیل اجباری است : 1 – کلیه عقود و معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غیر منقوله که در فتر املاک ثبت نشده . 2 – صلحنامه و هبه نامه و شرکت نامه». ضمانت اجرای مواد بالا نیز ماده 48 همان قانون است که براساس آن «سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد». هرچند مطابق ماده 46 ق.ث اصل بر اختیاری بودن ثبت اسناد است، مگر در موارد خاص. اما با این حال مواردی وجود دارد که قانون گذار صراحتا به عدم لزوم ثبت آنها اشاره نموده و عادی بودن این اسناد را مورد قبول قرار داده که موارد آن بدین شرح است:

1. وصیت نامه[79]
2. تقسیم نامه
3. اجاره نامه اماکن استیجاری مسکونی، اداری و تجاری[80]
4. سند راجع به تعهد به انجام معامله مال غیر منقول
5. اسناد عادی راجع به معاملات موال غیر منقول، تنظیمی تا تاریخ 1/1/1370[81]
6. اسناد عادی معاملات، تنظیمی تا قبل از قانون لغو مالکیت اراضی موات شهری

در حقوق فرانسه در تعریف نهاد سردفتری تصریح شده است که نهاد مذکور برای تنظیم اسنادی که اشخاص ملزم هستند و یا مختارند که به آنها رسمیت دهند، تاسیس شده است. بنابراین برای برخی از اسناد، رسمیت اختیاری است و بعضی اسناد هم الزاما باید به صورت رسمی تنظیم شوند[82]. 2-1-3-2 سند عادی قانون مدنی پس از تعریف سند در ماده 1284 ق.م. و بیان این که «شهادتنامه سند محسوب نمی شود و فقط اعتبار شهادت را خواهد داشت». در ماده 1285 همان قانون سند را بر نوع رسمی و عادی تقسیم کرده و در ماده 1287 قانون مذکور در تعریف سند رسمی می گوید: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی و یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آن ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است». مفهوم مخالف ماده این است که اسنادی که به وسیله ماموررسمی در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانونی تنظیم نشده باشند، سند عادی محسوب می شوند. لذا می توان اسناد مذکور در ذیل را سند عادی نامید:

1. اسنادی که به وسیله افراد بدون دخالت مامورین رسمی تنظیم می شوند، مانند دفاتر تجاری، نامه های خصوصی، قراردادهایی که به وسیله اشخاص جهت انجام معاملات تنظیم می شوند، چک و ..
2. اسنادی که به وسیله ی مامورین رسمی خارج از صلاحیت آن ها تنظیم شود، مانند سند معامله غیرمنقول که به وسیله ی مقامات نیروی انتظامی تنظیم گردد و یا سند ازدواج و طلاق که در دفترخانه اسناد رسمی به ثبت برسد، در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است.
3. اسنادی که بدون رعایت مقررات مربوط به تنظیم سند به وسیله مامورین رسمی تنظیم گردیده باشد، مشروط به اینکه مخالف قوانین، نظم عمومی و اخلاق حسنه نباشد از جمله اسناد عادی است.

لازم به ذکر است سند عادی در داشتن امضاء، لزوم تبعیت از قوانین، اخلاق حسنه و نظم عمومی با سند رسمی مشترک و از حیث تشریفات تنظیم، از لحاظ ارزش و اعتبار قانونی، از حیث امکان تعرض یا عدم آن، از حیث حدود اعتبار و از نظر قدرت اجرا با سند رسمی تفاوت دارد. به عنوان مثال، چنانچه مستندخواهان یا خوانده در مقام دعوی یا دفاع، سند عادی