3-  سیستم اطلاعــات منابع انسانی به مجموعه ای از داده های منظم، قابل اتکا و معتبر عنوان می شود که برای برنامه ریزی نیروی انسانی به کار می رود. 4- سیستم اطلاعات منابع انسانی به یک نظام اطلاعاتی رایانه ای معمولی نامیده می شود که در مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی به کار برده می شود. هر نظام اطلاعاتی منابع انسانی به طور منطقی یک سیاهه از شغل ها و مهارت های موجود در سازمان است. سیستم اطلاعات منابع انسانی مجموعه ای از ابزارهای مدیریت است که مدیران را توانا می سازد تا برای بهره گیری از منابع انسانی سازمان هدف هایی برپا دارند و میزان کامیابی در رسیدن به این هدف ها را تعیین کنند. درمورد برنامه ریزی نیروی انسانی اشاره شد که برنامه ریزی نیروی انسانی در حقیقت یک فرایند استراتژیک است، سیستم های اطلاعاتی مدیریت نیز در سازمان از اهمیت استراتژیک برخوردارند و آن را باید به عنوان یک مقوله استراتژیک در نظر گرفت. 2-1-9-9 طراحی سیستم اطلاعات منابع انسانی پیاده کردن یک نظام اطلاعات تنها با خرید سخت افزارها و نرم افزارها پایان نمی یابد. این کار شامل دگرگونی در کارها، مهارت ها، مدیریت و سازمان نیز می گردد. بنا به فلسفه فنی- اجتماعی بدون رویکرد به کاربران، نمی توان یک نظام نوین اطلاعات برپا ساخت. دیــــدگاه فنی- اجتماعی خاطر نشان می کند که بر پاکنندگان نظام های نوین هر دو مسئولیت فنی و اجتماعی را به عهده دارند(لاودن، مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی). هم چنین تکنولوژی، محیط، اندازه یا بزرگی سازمان تعیین کننده نوع سیستم اطلاعاتی و شیوه پــــردازش آن ها در سازمان می باشند(ال دفت،1374). طراحی و راه اندازی یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را می توان در 5 مرحله انجام داد. مرحله اول: مطالعه و شناخت سیستم فعلی: اولین مرحله در طراحی یک سیستم اطلاعاتی بررسی وضعیت سیستم اطلاعات موجود در سازمان است و درصورت عدم وجود یک سیستم اطلاعاتی رسمی در سازمان، ضروری است که هر سیستم دیگر موجود شناسایی گردد. هدف از بررسی سیستم اطلاعاتی فعلی پاسخ به سوالاتی از این قبیل است: – حجم اطلاعاتی که سیستم فعلی می تواند آن را پردازش کند چقدر است؟ – کیفیت اطلاعات در چه حدی است؟ – چه نوع اطلاعاتی موردنیاز است؟ – اطلاعات از چه منابعی به دست می آید؟ هم چنین مطالعه سیستم اطلاعات موجود باید برای ما روشن سازد که آیا سیستم اطلاعات مرکزی وجود دارد یا این که هر قسمتی به طور مستقل اطلاعات موردنیاز خود را پردازش می کند. مرحله دوم: تعیین اولویت های اطلاعاتی: همه اطلاعات به یک اندازه دارای ارزش و اهمیت نیست. فقدان برخی از اطلاعات می تواند موجب ناکامی در برنامه ها شود. بنابراین، سیستم های اطلاعاتی باید طوری طراحی گردد که اولاً اطلاعـــات ضروری و مهم برای تصمیم گیــــری را تهیه کند و در اختیار تصمیم گیرندگان قرار دهد و سپس در صورت لزوم و به صرفه بودن از نظر وقت و هزینه، اطلاعات کم اهمیت را در اختیار بگذارد. مدیران علاوه بر شناخت سیستم ها نیاز به شناخت سازمان و عوامل آن خواهند داشت. از این رو شناخت کل سازمان برای آن ها ضروری است. درک نظام همراه با شناخت سازمان دست مایه گزینش شکل ویژه و مناسب نظام اطلاعات برای سازمان می شود که بدان معماری نظام اطلاعاتINFORMATION  SYSTEM ARCHITECTURE  عنوان می دهند که می توان آن را ترکیبی از اطلاعات و مدیریت دانست(لاودن). اولویت هایی که می توان برای سیستم اطلاعـــاتی منابع انسانی در زمینه برنامه ریزی نیروی انسانی درنظر گرفت شامل: اطلاعاتی در زمینه جمعیت و نیروی کار، روندها و دگرگونی های اقتصادی و اجتماعی و قوانین و مقررات و فعالیت های دولت به انضمام مسایل مربوط به عرضه و تقاضای نیروی انسانی است. مرحله سوم: طراحی سیستم اطلاعاتی جدید: در این مرحله طراحی و پیشنهاد سیستم اطلاعاتی جدید انجام می شود. سیستم جدید باید جوابگوی تمام نیازهای اطلاعاتی سازمان درمورد منابع انسانی باشد. یکی از مشخصات چنین سیستمی ورودی های متعدد و زیاد است. انواع اطلاعات خام از منابع و مراکز مختلف از طریق این ورودی ها به سیستم وارد، بعد از پردازش به صورت اطلاعات طبقه بندی شده و گزارش هـــــا در یک جا متمرکز و برای برنامه ریزی نیروی انسانی و سایر برنامه ریزی ها در اختیار مــــــدیران سطوح مختلف و تصمیم گیرندگان قرار می گیرد. مهم ترین ویژگی چنین سیستمی ادغام و یک کاسه کردن تمام اطلاعات مربوط به نیروی انسانی است. باید توجه داشت وجود اطلاعات بی حد و حصر یا انفجار اطلاعات خود عاملی در جهت عدم کارایی سازمان ممکن است تبدیل شود. بنابرایــن، ویژگی های یک طراحی مناسب سیستم های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی جهت برنامه ریزی عبارت است از(زاهدی،1378): 1- در دسترس بودن(ACCESS ABILITY)، یعنی امکان دستیابی به اطلاعات از راه های ساده و با زبان های طبیعی؛ 2- به هنگام بودن(TIME LINESS)، یعنی امکان دریافت اطلاعات در زمان مناسب به گونه ای که فرصت اقدام از دست نرفته باشد؛ 3- دقیق بودن(ACCURACY)، یعنی گزارش ها باید درحد امکان بدون خطا یا اشتباه باشد؛ 4- مرتبط بودن(RELEVANCE)، یعنی اطلاعــات حاوی جزئیات کسل کننده و حاشیه های نامربوط نباشد؛ 5- قابلیت کاربرد(USABILITY)، یعنی شکل خروجی با چگونگی شناخت، اولویت ها و مطلوبیت های کاربران تطابق داشته باشد. نکته ای دیگر که در طراحی سیستم اطلاعاتی باید مدنظر قرار داد این ست که در عصر اطلاعات ارزش افزوده از طریق تبدیل اطلاعات به دانش و هم چنین سرعت انتقال آن حاصل می شود. بنابراین، اگر شبکه اطلاعات سرعت کافی نداشتــــه باشد ارزش سیستمی که طراحی می شود صفر خواهدبود(رضائیان،1377). در طراحی سیستم جــدید همراهی و مشارکت کارکنان می تواند در جهت افزایش کارایی و کاهش تنش، اثرات مثبتی در سازمان برجای گذارد. در مورد انتخاب و طراحی سیستم جدید، مدیران باید آن را برای مدت زمان کوتاهی، به کار گیرند که این مرحله را در اصطلاح نصب آزمایشی گویند. سپس بر ارزیابی نتایج بپردازند و در صورت مثبت بودن نتایج، نصب موقت به نصب دایم تبدیل کنند و در غیر این صورت از ادامه فعالیت سیستم جلوگیری به عمل آورند. در صورت عدم رضایت سیستم طراحی شده باید مجدداً از مرحله اول فرایند را آغاز کنیم تا با رفع معایب و مشکلات سیستم موردنظر را به اجرا درآوریم. مرحله چهارم: انتخاب و نصب کامپیوتر(در صورت لزوم): در صورتی که سرعت عمل، دقت و صحت یک سیستم دسته اطلاع رسانی قابل قبول نباشد و نتواند نیازهای اطلاعاتی سازمان را رفع کند لازم است از کامپیوتر استفاده شود. هم چنین باید توجه داشت کامپیوتر را مطابق سیستم اطلاعاتی انتخاب کرد نه برعکس. در مورد سیستم هایی نیز که از کامپیوتر استفاده می کنند، ارتقا سیستم ها و بکارگیری سخت افزار و نرم افزار جدید با توجه به دگرگونی محیط و تغییرات مستمر ضروری است. هم چنین با توجه به تغییرات سریع در صنایع کامپیوتر و سخت افزارهای مربوط به آن سیستم باید توانایی روزآمد شدن همگام با تغییرات جدید را نیز داشته باشد(کنت سی و پریس، 1377).