9 مرحله اصلی مدیریت بر مبنای هدف را که می توانند به یک دسته اندکار روابط عمومی در بهره برداری موثر از هر چیز (از مطالب خبری ساده گرفته تا برنامه ارتباطی چند منظوره) کمک کنند مورد بررسی قرار می دهند.این مراحل عبارتند از:

• هدف کارفرما/ارباب رجوع،هدف از برقراری ارتباط چیست و ارتباطات چگونه موجب ارتقا یا موفقیت سازمان می شود؛اهداف ویژه ای چون (آگاه کردن مشتریان از کیفیت بالای محصول)مهمتر از (آگاه کردن مردم از خود محصول) می باشد.
• مخاطب/عموم:پیام باید به دست چه کسی برسد ومخاطبان چگونه می توانند به سازمان در دست یابی به اهدافش کمک کنند،ویژگی مخاطبان چیست و چگونه می توان از اطلاعات جمعیت شناختی برای طراحی پیام بهره گرفت ومخاطب اصلی عملیات ترغیب کدام بخش مردم است.
• اهداف مخاطبان ،مخاطبان به دنبال دانستن چه چیزی هستند و چگونه می توان پیام را طبق علایق و سلیقه های مخاطبان طراحی کردمصرف کنندگان بیش تر علاقه مندند که بدانند یک رایانه جدید چگونه بهره وری آنها را افزایش خواهد داد.
• کانال های رسانه ای ،کانال مناسب و دست یابی به مخاطبان چیست و چگونه کانال های متعدد(رسانه های خبر به دستاوردها،رویدادها ویژه و مستقیم)موجب تقویت پیام ارسال شده نزد مردم می شوند؟ممکن است یک آگهی بهترین وسیله آگاه کردن مردم از یک محصول جدید باشد؛اما یک آگهی بهترین وسیله آگاه کردن مردم از یک محصول به مشتری،ابزار مهمتری است.
• اهداف کانال رسانه ای،یک رسانه به دنبال چه چیزی است و چرا یک انتشارات خاص به اطلاعات علاقه دارد،یک روزنامه محلی اساساً به داستانی راجع به یک رویداد محلی علاقه مند است.
• منابع و پرسش ها،برای فراهم آوردن مبنایی محکم و واقعی برای پیام مورد نظر،به چه منابع اولیه و ثانویه اطلاعات نیاز است؟با چه کارشناسی باید مصاحبه کرد؟به چه بانک های اطلاعاتی ای باید سر زد؟نقل قولی از یک مهندس پروژه در باره یک تکنولوژی جدید از نقل قولی از معاون بازاریابی بهتر است.
• استراتژی های ارتباطات،چه عواملی محیطی ای بر توزیع و پذیرش پیام اثر خواهد گذاشت؟آیا پیام به نحوی مناسب در اختیارات مخاطبان هدف قرار می گیرد؟چه رویدادها یا اطلاعات دیگری موجب تقویت پیام خواهد شد؟
• جوهره پیام،اثر ارتباطات برنامه ریزی شده بر مخاطبان چیست؟آیا پیام طراحی شده است تا تنها اطلاعاتی بدهد یا طراحی شده است تا رفتار و دیدگاه مخاطبان را تغییر دهد؟بیان ارزش های سلامت بدنی و داشتن اندام متناسب با بیان و نحوه دستیابی به آن برا ی مردم ،بایکدیگرفرق دارند.
• پشتیبانی غیر کلامی،عکس ها،گراف ها وفیلم ها و کارهای هنری چگونه می توانند به شکلی شفاف و آشکار،موجب تقویت یک پیام کتبی شوند؟مردم،گراف های میله ای یا دایره ای را بهتر از ستون های اعداد درک می کنند.
• نقش راهبردی روابط عمومی در سازمان:

روابط عمومی ،مدیریت ارتباطات درون سازمان و میان سازمان و ذینفعان بیرونی است) اغلب به نقش استراتژیک یک روابط عمومی اشاره می شود. هدف روابط عمومی معرفی بهتر سازمان به ذی نفعان و اجتماع است.روابط عمومی مدیریت شهرت و اعتبار سازمان است .کلیه ذی نفعان را از عملکرد سازمان آگاه و مطلع می سازد.هدف اعتبار وجهه براساس عملکرد واقعی سازمان است نه موارد واهی و فریبنده. – نظریه موقعیتی: در محیط اطراف یک سازمان، مخاطبانی وجود دارند که می توان آنها را مخاطبان اصلی و کلیدی نامید؛ اما اگر یک دست­اندر کار روابط عمومی، تنها این مخاطبان را در نظر بگیرد و از سایر مخاطبانی که ممکن است در محیط وجود داشته باشند، غافل شود، نمی­تواند در کار خود موفق باشد. او باید از امکان ورود مخاطبان جدید به محیط ارتباطی سازمان خویش نیز آگاه باشد، مخاطبینی که ممکن است همسو با منابع سازمان و یا مخالف آن باشند. «گرونیک و هانت دوتن از دانشمندان علوم ارتباطات، نظریه­ای را تحت عنوان «نظریه موقعیتی» بیان می­ کنند که از آن می­توان برای توضیح این که چگونه و چه زمانی می­باید انتظار ورود مخاطبان و مشتریان را به محیط داشت، بهره جست. اساس این نظریه، در واقع آن است که موقعیت­ها، روابط را می­سازند.» گرونیک و هانت در این باره می­گویند که مخاطبان فعال، مخاطبی است که فعالانه در جستجوی اطلاعات درباره سازمان و سایر موضوعات مرتبط و مورد علاقه آن است. آنان با توجه به این مسئله، سه متغیر را برای پیش بینی این وضعیت یعنی زمانی که مخاطب در جستجوی اطلاعات درباره موضوعی است، بیان می­ کند. متغیر اول، تشخیص و شناخت مسئله است. افرادی که با مسئله­ای روبه­رو می­شوند، می­یابد از آن آگاه باشند و تأثیرات بالقوه­ای را که می ­تواند بر آنان داشته باشد، تشخیص دهندو متغیر دوم که شناخت موانع و محدودیت­هاست، بیان می­ کند که افراد می­باید موانع موجود در راه­حل، یک مسئله را بشناسند. آنان اگر بر این باور باشند که می توانند بر موضوع و مشکل تأثیر گزار باشند، به دنبال اطلاعات درباره آن موضوع خواهند بود. سومین متغیر نیز درجه درگیری با موضوع و اهمیت دادن به آن است، که نشان می­دهد افراد تا چه حد به مشکل مورد بحث اهمیت می­ دهند. کسانی که اهمیت برای آن قائل باشند، مخاطبانی منفعل، اهمیتی به موضوع نخواهند داد  و بالطبع به دنبال کسب اطلاعاتی درباره آن نمی­روند. گرونیک و هانت، سپس با توجه به سه متغیر مذکور، چهار نوع واکنش یا پاسخ را از سوی مخاطب مشخص می­ کنند که گستره آنها از منفعل کامل(مخاطبی که اصلاً واکنش نشان نمی­دهد) تا فعال کامل (مخاطبی که مستقیماً با مشکل روبه­رو می­شود) را در بر می­گیرد.