به‌موجب ماده 1287 ق.م. ((اسنادی که در اداره­ی ثبت‌اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آن‌ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم‌شده باشند رسمی است. بنابراین سند در صورتی رسمی شمرده می‌شود که دارای ارکانی باشد این ارکان در زیر بررسی می‌شود.افزون بر آن مناسب است به انواع سند رسمی،اعتبار ،توان اثباتی و اجرایی آن اشاره می‌شود. 1-2-8-1 ارکان سند رسمی سند برای اینکه رسمی شمرده شود باید به‌وسیله‌ی مأمور رسمی تنظیم‌شده باشد، ((…خواه مستخدم دولت باشد یا غیر مستخدم مانند سردفتران اسناد رسمی که وابسته به وزارت دادگستری می‌باشند…)). ((رسم))در لغت، ازجمله به معنای ((قانون)) آمده و درنتیجه منظور از ((مأمور رسمی)) شخصی است که مأموریت او دز قانون پیش‌بینی‌شده باشد. بنابراین نه تنها مأموران وزارتخانه‌ها ومامورین شهرداری بلکه اعضای هیئت‌مدیره‌ی کانون وکلای دادگستری و کانون کارشناسان رسمی و نیز مؤسسات و سازمان‌هایی که با اجازه قانون تأسیس‌شده‌اند را می‌توان ((مأمور رسمی)) دانست پس هر یک از مأمورین یادشده اگر سند سندی را در حدود صلاحیت خود و با توجه به مقررات قانونی تنظیم نمایند سند مزبور باید رسمی شمرده شود.در این صورت نه تنها برای مثال پروانه‌ی بهره‌برداری از معدنی که اداره کل صنایع در استانی صادر می کند سند رسمی به شمار می‌رود بلکه پروانه ساختمانی یا گواهی پایان کار صادر از شهرداری، پروانه‌ی وکالت صادر از کنون وکلا و پروانه کارشناسی صادر از کانون کارشناسان رسمی نیز سند رسمی شمرده می‌شود.بخشی از سند واحد می‌توان رسمی و بخش دیگر آن عادی باشد. برای مثال اظهارنامه‌ای که بر اساس ماده 156 به بعد ق. ج. فرستاده می‌شود، همان‌گونه که یکی از حقوقدانان اظهارنظر کرده،در آن بخش که به‌وسیله‌ی اظهارکننده تنظیم‌شده عادی و در بخشی که مأمور، ابلاغ و شیوه‌ی ابلاغ را گزارش کرده رسمی شمرده می شمد.درنتیجه اگر تنظیم و امضای اظهارنامه‌ای به شخصی نسبت داده شود، منتسب الیه می‌تواند در مقام تعرض، اصالت آن را انکار نماید و تکلیفی به ادعای جعل ندارد. سند رسمی نه تنها باید توسط مأمور رسمی تنظیم شود بلکه مأمور باید در محدوده‌ی صلاحیت ذاتی و نسبی خود مبادرت به تنظیم سند کرده باشد. بنابراین مأمور باید در نوع امری که سند آن را تنظیم نموده صالح باشد، یعنی صلاحیت ذاتی داشته باشد.درنتیجه برای مثال مأموری که برای ثبت دفتر املاک معین‌شده نمی‌تواند سندی را در دفتر اسناد رسمی ثبت نماید و یا سند سجل احوال تنظیم کند، زیرا تنظیم آن سند در صلاحیت سردفتر و این سند در صلاحیت مأمور ثبت‌احوال است.افزون بر آن مأمور تنظیم‌کننده‌ی سند باید در محدوده‌ی اشخاصی که سند برای آنان تنظیم می‌گردد را رعایت کرده باشد، بدین معنا که مکان، زمان و وضعیت حقوقی اشخاصی که سند برای آنان تنظیم می‌گردد را رعایت کرده باشد. برای مثال مأموری که بیگانگان خارج از حوزه‌ی تهران را ندارد.هرگاه مأمور در تنظیم سند رعایت محدوده‌ی صلاحیت ذاتی و نسبی خود را نکرده باشد،آن سند رسمی شمرده نمی‌شود. بنابراین شرایط مزبور بخش قابل‌توجهی از اسنادی را که می‌تواند توسط مأمورین رسمی تنظیم شود از توصیف ((رسمی)) خارج می کند.برای مثال هرگاه مالکین دو ملک مجاور در شهرداری حاضرشده و در سندی که مأمور شهرداری تنظیم می کند یکی از آن‌ها اجازه‌ی باز کردن پنجره به ملک خود را به‌طرف مقابل بدهد و مأمور شهرداری نیز سند را امضا و حتی امضاهای مالکین را گواهی نماید سند مزبور رسمی شمرده نمی‌شود و می‌تواند مورد انکار قرار گیرد.در حقیقت در مثال مزبور مأمور رسمی صلاحیت ذاتی تنظیم اسناد مورداشاره را نداشته باشد. مأمور رسمی باید سند را در محدوده صلاحیت خود بر طبق مقررات قانونی تنظیم کرده باشد (ماده 1287ق.م.) تشریفاتی که رعایت آن در تنظیم سند رسمی لازم می‌باشد،همان است که ((…قانون یا آیین‌نامه‌ای که به دستور قانون نوشته‌شده…)) مقرر می‌دارد.تشریفات مزبور به دودسته تقسیم می‌شوند:نخست تشریفاتی که در رعایت نکردن آن‌ها سند را از رسمیت نمی‌اندازند،مانند تمبر نمودن اسناد که در ماده 1294ق.م. به آن تصریح‌شده است دسته دوم تشریفاتی که عدم رعایت آن‌ها مانع می‌شود که سند، ((رسمی)) توصیف شود. تمام تشریفاتی که در قانون و آیین‌نامه برای تنظیم سند رسمی پیش‌بینی‌شده باشد باید رعایت شود تا بتوان سند را ((رسمی)) توصیف نمود مگر اینکه خلاف آن پیش‌بینی‌شده باشد چنانکه در ماده 1294ق.م. آمده است. 1-2-8 -2 اعتبار سند رسمی هر سند رسمی را می‌توان از حیث اعتبار آن به دو بخش محتویات و مندرجات تقسیم نمود. اما از ابتدا باید به این نکته توجه داشت که منظور از ((اعتبار))در اینجا،میزان مقاومت سند در برابر تعرض به اصالت و صحت آن است 1-2-8 -3 اعتبار محتویات سند رسمی محتویات هر سند عبارات، امضاها، مهرها و اثرانگشت‌هایی می‌باشد که در سند نوشته یا گذاشته می‌شود. بر اساس ماده 70 ق . ثبت منظور از اعتبار اسناد رسمی فرض صحت انتساب محتویات مزبور به اشخاصی است که  این محتویات به آن‌ها منسوب است. در حقیقت به‌موجب ماده‌ی مزبور ((سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود…)). درنتیجه اگر در سندی رسمی امضا، مهر یا اثرانگشت و یا عباراتی وجود داشته باشد که منتسب به متعاملین است و سپس منتسب الیه انتساب امضا، مهر، اثرانگشت و یا عبارات مزبور را به خود انکار نماید، انکار او پذیرفته نیست و تنها می‌تواند با ذکر دلیل، نسبت به آن ادعای جعلیت نماید. 1-2-8 -4 اعتبار مندرجات سند رسمی مندرجات سند مفاد عباراتی است که در سند قیدشده و در نتیحه برخلاف محتویات که از امور مادی است، از امور معنوی می‌باشد. برای بررسی اعتبار مندرجات سند رسمی باید آن‌ها را به دودسته‌ی اعلام‌های مأمور رسمی و اعلام‌های افراد بخش نمود. اعلام‌های مأمور رسمی ((…قسمتی از مندرجات سند است که مأموران رسمی از مشهودات و محسوسات خود اعلام داشته است…))، مانند هویت امضاکنندگان سند، پرداخت ثمن به مشتری، تعهد به تأدیه‌ی وجه یا مال و…که توسط مأمور یا نزد او انجام‌شده و مأمور آن‌ها را حسب مورد دیده یا شنیده یا به گونه‌ی متناسب دیگری احساس کرده است. اعتبار اعلام‌های مأمور رسمی ازنظر انتصاب او به‌وسیله‌ی هیئت حاکمه و نظارت دقیق است که بر او انجام می‌شود و  شدیدی است که در انجام مأموریت خود در برابر قانون دارد و این امر موجب شده که قانون فرض صحت عملیات او را در حدود وظایف قانونی،بنماید.درنتیجه آنچه سردفتر از دیده‌ها شنیده‌ها و سایر محسوسات خود،مانند هویت متعاملین، تاریخ ثبت سند یا برای مثال پرداخت نقدی ثمن به بایع، در سند می‌نویسد مطابق با حقیقت فرض می‌شود و احراز آن نیازی به رسیدگی قضایی ندارد و انکار آن نیز بی‌اثر است و هر کس مدعی باشد مأمور رسمی برخلاف حقیقت امری را در سند قید نموده علل القاعده راهی جز ادعای جعل نسبت به سند و اثبات ادعای خود ندارد (ماده 70 قانون ثبت). البته باید توجه داشت که گاه ادعای مخالفت اعلامیات مأمور با حقیقت به شیوه‌ای مطرح می‌شود که مفهوم آن اشتباه مأمور است.در این صورت نیز اگرچه با اثبات بر دوش مدعی اشتباه می‌باشد، اما ضرورتی ندارد که در قالب ادعای جعل مطرح شود.در حقیقت مأمور رسمی نیز ممکن است اشتباه نماید و قبول این امر منافاتی با فرض صحت عملیات مأمور ندارد.بنابراین اگرچه در برابر سند رسمی انکار یا تردید شنیده نمی‌شود اما اشتباه مأمور با هر دلیلی قابل‌اثبات است . اعلام‌های اشخاص قسمتی از مندرجات سند است که حاکی از اظهارات اشخاص در حضور مأمور رسمی است، مانند اینکه فروشنده اعلام یا اقرار نموده که ثمن را دریافت نموده و طرفین اقرار نموده که ثمن را دریافت نموده و طرفین اقرار نموده‌اند که مورد معامله،در این فرض ، از دیده‌ها و شنیده‌های مأمور رسمی نمی‌باشد بلکه آنچه مأمور رسمی در سند نوشته، اعلاماتی است که طرفین در حضور او به عمل‌آورده‌اند و راجع به اموری است که بدون حضور مأمور رسمی واقع‌شده است. پس راست است که جز از راه ادعای جعل نمی‌توان ادعا نمود که این قسمت از مندرجات سند در حضور مأمور گفته نشده است اما در مقابل، هر یک از طرفین می‌تواند بی‌آنکه ادعای جعل نماید، ادعا کند که اموری را که نزد مأمور اعلام نموده و در سند نوشته‌شده فی‌الواقع روی نداده است، برای مثال اگرچه در حضور مأمور اقرار به دریافت ثمن شده و در سند رسمی نوشته‌شده اما ثمن دریافت نشده است. معانی مزبور از ماده 70 قانون ثبت و تبصره­ی آن به‌روشنی برداشت می‌شود.البته در مورد اقرار و نیز انکار بعد از اقرار و سایر مسائل مربوط  ازجمله باید به مواد 1280 و 1277 ق.م. توجه شود. 1-2-8-5  توان اجرایی و اثباتی سند رسمی سند ممکن است لازم‌الاجرا باشد و سند لازم‌الاجرا به مفهوم اعم، سندی است که تحمیل مفاد آن به بدهکار یا متعهد آن، با مراجعه به تشکیلات اجرایی مربوط است. در حقیقت تشکیلات اجرایی گوناگونی در کشور وجود دارد که وظیفه‌ی آن‌ها اجرای مفاد اسناد مربوط،عنداللزوم با همکاری نیروی انتظامی است،بدین معنا که دارنده‌ی سند لازم‌الاجرا،برای اینکه بدهکار یا متعهد سند را وادار به اجرای مفاد آن نماید با توجه به نوع سند، به تشکیلات اجرای مربوط مراجعه و به درخواست اجرای سند را می کند. یکی از مهم‌ترین تشکیلات اجرایی، اجرای دادگستری است که وظیفه‌ی آن اجرای آرای دادگاه‌هاست. پس شخص در صورتی می‌تواند برای اجرای مفاد سند به اجرای دادگستری مراجعه کند که رأی لازم الجرا (که معمولاً رأی قطعی است) در اختیار داشته باشد (مانند حکم قطعی، قرار تأمین خواسته و دستور موقت). گرفتن هر یک از آرای مزبور نیز مستلزم اقدام در دادگستری و صرف وقت و هزینه‌های قانونی است و به همین علت معمولاً در صورتی برای گرفتن سند لازم‌الاجرا دیگری در اختیار نباشد (مانند اینکه شخص به‌موجب سفته یا سند عادی غیر لازم‌الاجرای دیگری مبلغی بستانکار باشد.)یکی دیگر از تشکیلات مهم اجرایی کشور اجرای کشور اجرای ثبت است که اجرای مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا می‌باشند را به عهده دارد.این دسته را می‌توان اسناد لازم‌الاجرا به مفهوم اخص نامید.بنابراین هرگاه سندی به مفهوم اخص،لازم‌الاجرا باشد ضرورتی ندارد که دارنده‌ی آن، راه دراز و پرمخاطره و پرهزینه‌ی دادگستری را انتخاب نماید بلکه می‌تواند حسب مورد به دفترخانه‌ی تنظیم‌کننده‌ی سند و یا اجرای ثبت مراجعه نموده و درخواست اجرای مفاد سند را بنماید و معمولاً از همان روز مقدمات عملیات اجرایی فراهم می‌شود. بنابراین لازم‌الاجرای بودن سند امتیاز قابل‌توجهی است زیرا دارنده را از مراجعه به دادگستری معاف می کند و تنها اسنادی از این امتیاز برخوردارند که در قانون پیش‌بینی‌شده باشند.دسته‌ای از این اسناد را اسناد رسمی پیش‌بینی‌شده باشند. دسته‌ای از این اسناد را اسناد رسمی پیش‌بینی‌شده در مواد 92 و 93 ق.ث تشکیل می‌دهند. بنابراین سند رسمی می‌تواند به مفهوم مزبور توان اجرایی داشته باشد. درعین‌حال باید توجه داشت که تمامی اسناد رسمی از توان مزبور برخوردار نیستند.برای مثال سند مالکیت اگرچه از مصادیق بارز سند رسمی است اما در هیچ قانونی لازم‌الاجرا بودن آن پیش‌بینی‌نشده است. درنتیجه اگر ملکی دارای سند رسمی‌باشد و ثالثی آن را غصب نماید، مالک راهی جز مراجعه به دادگستری و گرفتن حکم لازم‌الاجرای خلع ید ندارد. لازم‌الاجرا بودن ویژه‌ی اسناد رسمی نیست، بلکه قانون‌گذار بعضی از اسناد عادی را نیز لازم‌الاجرا اعلام نموده است. برای مثال چک اگرچه سند عادی است اما به‌موجب ماده 1 قانون چک در حکم سند لازم‌الاجرا می‌باشد. همچنین قراردادهای که در اجرای مواد 9، 11، 12، 13 و 14 قانون عملیات بانکی بدون ربا مصوب 8/6/1362 بین بانک‌ها و اشخاص لازم‌الاجرا و تابع مفاد آیین‌نامه‌ی اجرایی اسناد رسمی است (ماده 15قانون عملیات بانکی بدون ربا) افزون بر تشکیلات اجرایی دادگستری و ثبت،تشکیلات اجرایی دیگری نیز در کشور وجود دارد که هریک از اسناد لازم‌الاجرای مربوط به خود را اجرا می‌نمایند. منظور از توان اثباتی سند رسمی تأثیر قانونی آن در ایجاد اطمینان در دادرس مبنی بر درستی ادعای شخصی است که به آن استناد می کند. بنابراین توان اثباتی، ویژه‌ی سند رسمی نمی‌باشد بلکه تمام ادله و وسایلی که قانون‌گذار در قوانین مدنی وآیین دادرسی مدنی پیش‌بینی نموده از چنین توانی برخوردار می‌باشند.علی‌القاعده ادله‌ی اثبات دعوا از حین توان اثباتی، تفاوت اساسی با یکدیگر ندارند درعین‌حال در مواردی توان اثباتی ویژه‌ی سند رسمی است و سایر ادله از چنین توانی بی‌بهره‌اند. در مواد 46 و 47 قانون ثبت. قانون‌گذار با شمارش دسته‌هایی از اعمال حقوقی، ثبت‌اسناد آن‌ها را الزامی نموده و در ماده 48 همان قانون مقرر می‌دارد ((سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ‌یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.)) با توجه به ماده 48 ق.ث اشخاص در صورتی می‌توانند برای مثال بر مبنای مالکیت خود نسبت به املاک ثبت‌شده، در دادگاه‌ها و ادارات حقی مطالبه نموده و یا اقدامی بنمایند که به‌موجب سند رسمی مالک آن ملک شناخته شوند.بنابراین در موارد مزبور شخص نمی‌تواند با ابراز سند عادی و یا شهادت شهود و … برای مثال از دادگاه حکم خلع ید و یا از شهرداری پروانه‌ی ساختمان ملک را بگیرد. درعین‌حال رویه‌ی قضایی پذیرفته است که اگر خواهان با استناد به دلایل دیگر مدعی وجود تعهد طرف مقابل، یعنی مالک رسمی ملک، به انجام تشریفات تنظیم سند رسمی عقد بیعی که نسبت به املاک مزبور منعقد نموده باشد و دعوای الزام به تنظیم سند رسمی انتقال نماید، این دعوا شنیده می‌شود و در صورت احراز صحت ادعا، حکم الزام فروشنده (مالک رسمی) به تنظیم رسمی انتقال صادر می‌شود تا محکوم‌له با اجرای این حکم بتواند از مزایای قانونی سند رسمی مالکیت بهره‌مند شود. 1-2-9  اسناد عادی 1-2-9-1 مفهوم سند عادی به‌موجب ماده 1293 ق.م. ((هرگاه سند به‌وسیله­ی یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه‌شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره­ی قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور درصورتی‌که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است)). از سوی دیگر ماده 289 ق.م. می­گوید ((غیر از اسناد مذکوره در ماده 1287 سایر اسناد عادی است)). درنتیجه حتی سندی که یکی از ارکان سند رسمی را نداشته باشد اما علی‌القاعده دارای امضا،مهر یا اثرانگشت طرف باشد، عادی است. 1-2-9 -2 رکن سند عادی، امضا امضای منتسب­الیه، رکن سند عادی است.امضای زیر سند و معمولاً در خود سند می‌شود امضای سنتی به مفهوم اعم هر گونه علامت انحصاری شخصی است که زیر نوشته ترسیم یا گذاشته شده و دلالت بر هویت امضاکننده و تأیید متن نوشته توسط او نماید، بنابراین می‌تواند به‌وسیله­ی دست در سند ترسیم شده(امضا به معنای اخص) و یا به‌وسیله­ی دیگری نقش بسته و منحصراً مهر یا اثرانگشت باشد. درنتیجه از یک‌سو عدم تصریح ((اثرانگشت)) در مواد 1291 و 1293 ق.م نباید نشان از بی‌اعتباری آن شمرده شود،ماده 216 ق. ج نیز این امر را تأیید می کند از سوی دیگر اگرچه ماده 1293 ق.م امضا را رکن سند عادی اعلام نموده است، اما قانون‌گذار در مواردی نوشته­ی بدون امضا را نیز سند دانسته است (ماده 14 ق.ت و ماده 1297 ق.م). در غیر مواردی که قانون استثنا کرده، امضای منتسب الیه رکن سند عادی است درنتیجه با لحاظ این استثنا هر نوشته­ی قابل استنادی که هریک از شرایط سند رسمی را نداشته باشد اما دارای امضای منتسب الیه باشد سند عادی شمرده می‌شود. درعین‌حال یکی از آرای قدیمی اعلام می­نماید: ((در صورت تحقق صدور نامه از شخصی به شخصی دیگر مفاد آن نامه برعلیه نویسنده سندیت خواهد داشت و لو اینکه مهر یا امضایی از او در آن نباشد)). پرسش این است که آیا اثرانگشت اشخاصی که همواره امضای سند را با ترسم امضا به معنای اخص انجام داده‌اند می‌تواند امضای سند شمرده شود؟باید پذیرفت که چون گذاشتن اثرانگشت نیز در قانون از وسایل امضای سند شمرده می‌شود، وجود اثرانگشت اشخاص مزبور نیز دلالت بر تأیید متن مربوط از سوی آنان می کند مگر اینکه خلاف آن اثبات شود.