سند

از دوران قدیم تاکنون، سند در ثبت وقایع و اعمال حقوقی نقش مهمی داشته است و در دین مبین اسلام نیز به تنظیم سند برای ثبت تعهدات دستور داده شده است.

مبحث اول- معنای لغوی

سند در لغت به معنای «آنچه بدان اعتماد کنند، مدرک، مستند، و نوشته ای که قابل استناد باشد»، می‌باشد.

و نیز به معنای نوشته ای که وام یا طلب کسی را معین و یا مطلبی را ثابت کند، آمده است.

بنابراین از این دیدگاه سند یک مفهوم عام می‌باشد که عبارت از هر تکیه‌گاه و راهنمای مورد اعتماد است که بتواند اعتماد دیگران را به درستی یک ادعا جلب نماید. مانند نوشته یا گفته یا اقرار چنان که گفته می‌شود فلان خبر یا حدیث دارای سند معتبر است و مقصود این است که شخصیت‌های معتبر و مورد اعتمادی آن‌را نقل کرده‌اند.

مبحث دوم- معنای اصطلاحی سند در حقوق

در اصطلاح حقوقی که در قانون مدنی ایران در ماده ۱۲۸۴ آمده است سند چنین تعریف شده است: «سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد». طبق این تعریف سند باید نوشته باشد، و نوشته نیز به هر علامت و یا خطی گفته می‌شود که بر روی چیزی نمایان شده باشد. این نوشته ممکن است به صورت رمز و یا بر روی کاغذ، سنگ، صفحه‌ی فلزی و یا هر چیز دیگری باشد که قابلیت پذیرفتن نقش را داشته باشد.

فرهنگ حقوقی انگلیسی، سند را چنین تعریف می‌کند: «سند وسیله‌ای است که روی آن حرف، شکل، علامت، صورت اصلی یا رسمی یا قانونی چیزی ثبت شده باشد و در مقام دلیل بکار می‌آید. در این معنی اصطلاح سند، نوشته، حروف چاپ شده، چاپ سنگی، عکس، طرح و نقشه و حتی قطعه سنگی را شامل می‌شود که روی عبارتی حک کرده باشند. سند در معنی جمع (یعنی اسناد) به معنی قرارداد و طرح و نامه و هر مدرک نوشته‌ای را شامل می‌شود که برای اثبات واقعه‌ای بکار می‌رود. سند که بهترین دلیل اثبات دعوی است، تجسم مادی خبر یا فکر است، مانند نامه، قرارداد، رسید، دفتر حساب، مسدوده، عکس اعم از طبی و غیر طبی، و پلاک یا صفحه».

در حقوق فرانسه، سند نیز به معنی ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی ایران بکار رفته است، و مطابق تعریف فرهنگ حقوقی دالز، سند برای تثبیت یک واقعه حقوقی، یا واقعه‌ای ساده بکار می‌رود.

- «یَا أَیُّهَا الَّذِینَ آمَنُواْ إِذَا تَدَایَنتُم بِدَیْنٍ إِلَى أَجَلٍ مُّسَمًّى فَاکْتُبُوهُ وَلْیَکْتُب بَّیْنَکُمْ کَاتِبٌ بِالْعَدْلِ… فَلْیَکْتُبْ وَلْیُمْلِلِ الَّذِی عَلَیْهِ الْحَقُّ»

ای کسانی که ایمان آورده‌اید، هرگاه به دینی تا سررسیدی معین، با یکدیگر معامله کردید، آن را بنویسید؛ و باید نویسنده‌ای (صورت معامله را) بر اساس عدالت، میان شما بنویسد…و کسی که بدهکار است باید املاء کند و او (نویسنده) بنویسد.. (سوره بقره، آیه ۲۸۲)

- معین، محمد، فرهنگ فارسی، انتشارات امیر کبیر، تهران، چاپ چهارم ۱۳۶۰، جلد دوم، ص ۱۹۲۹.

- عمید، فرهنگ فارسی، انتشارات دادگستر، تهران، چاپ اول، ۱۳۶۹.

- کاتوزیان، ناصر، اثبات و دلیل اثبات، نشر میزان، تهران، چاپ ششم، ۱۳۸۴، جلد اول، ص۲۷۵.

Blacks Low Dictionary -[5]

- Document

X Ray-[7]

Acte -[8]

Dalloz -[9]

- تعریفی که فرهنگ حقوقی فرانسه از سند می‌آورد به جامعی تعریف فرهنگ حقوقی انگلیسی نیست، ولی عملاً در فرانسه سند شامل تمام انواع نوشته می‌شود بدون آنکه نظری به ذات یا موضوعی باشد که این نوشته بر روی آن نقش بسته است.

حسینی نژاد، حسینقلی، ادله‌ی اثبات دعوی، نشر میزان، تهران، چاپ اول، ۱۳۷۴، ص ۶۳ و ۶۴.

- ارکان سند

طبق تعریف ماده ۱۲۸۴ ق.م، که در تعریف سند به معنی خاص می‌گوید: «سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد»، دلیلی سند محسوب خواهد شد که دارای دو رکن و شرط اساسی باشد:

گفتار اول- رکن شکلی

منظور از سند در حقوق، نوشته است وگرنه تمام ادله‌ی اثبات دعوی سند تلقی می‌شدند. پس با این قید، تمام ادله‌ای که به صورت مکتوب در نیامده است از تعریف سند خارج می‌شود.

آوردن قید کتبی بودن در تعریف سند کاملاً ضروری است، برخلاف برخی که بر این عقیده هستند که چون کتبی بودن سند صفت ذاتی و لاینفک سند است و آوردن صفت کتبی بودن برای سند قیدی زائد است. چرا که اولاً برای تعریف لفظ سند از لحاظ منطقی، لازم است که جنس آن مشخص باشد و جنس سند نیز نوشته شود. ثانیاً لفظ سند به معنای عام گاهی اوقات شامل دلایل گفتاری و غیر نوشته، مثل اقرار لفظی و امارات نیز می‌شود. به عنوان مثال، هنگامی که گفته می‌شود فلان حدیث دارای سند معتبری است مقصود این است که سلسله راویان عادل و معتمدی این حدیث را از معصوم علیه‌السلام نقل کرده‌اند. یا درجایی که گفته می‌شود سند شما بر صحت ادعایتان چه می‌باشد مقصود این است که قراین و اماراتی برای شما بر صحت ادعاء موجود است.

بند ۲ ماده ۱۲۵۸ ق.م که اسناد کتبی را در زمره دلایل اثبات دعوی آورده است، اشاره به معنی خاص سند دارد که با قید کتبی از مفهوم عام سند یا دلیل جدا می‌شود. پس، نباید قید کتبی را در این ترکیب حشو و قبیح پنداشت؛ و به همین مناسبت در قوانین جدیدتر هم قید کتبی برای سند تکرار شده است. بنابراین اولین رکن سند مکتوب بودن آن است که در قانون هم ذکر شده است.

شهادت‌نامه

اصولاً نوشته‌ای در محاکم مورد استناد طرفین دعوی قرار می‌گیرد که دلیلیت داشته باشد، و آن نوشته، سند می‌باشد؛ مگر اینکه قانونگذار در این مورد استثنایی قائل شده باشد.

تنها فرضی که قانون مدنی، به منظور اخراج نوشته‌ای از زمره اسناد، تصریح کرده، تنظیم شهادت‌نامه است که شخص یا گروهی اطلاعات و مشاهدات خود را، درباره‌ی عمل یا واقعه‌ای که در آن دخالت نداشته‌اند، در نوشته‌ای می‌آورند.

ماده ۱۲۸۵ قانون مدنی ایران از شهادت‌نامه نام می‌برد و می‌گوید شهادت‌نامه سند محسوب نمی‌شود و فقط اعتبار شهادت را خواهد داشت. قانون مدنی شهادت‌نامه را تعریف نکرده است و این اصطلاح هم در کتب فقهی، با آنکه مضمون آن از مصداق، اقرار و شهادت، و شهادت بر شهادت خارج نیست، ولی با معنی و شکل خاص آن وجود ندارد. مطابق تعریف قانون مدنی ایران شهادت‌نامه هم ممکن است شهادت کتبی شاهدی باشد که واقعه‌ای را دیده یا شنیده، و چون خود این شاهد در دسترس نیست شهادت‌نامه‌ی او را در محکمه ارائه می‌دهند، و هم ممکن است معنایی وسیعتر داشته باشد، یعنی به همان معنایی بکار می‌رود که در حقوق خارج رایج است، و آن این است که، کسی که در مسئله‌ی علمی یا اجتماعی بصیرت و اطلاعی جامع دارد، و اطلاع او در محکمه بکار می‌آید و می‌تواند راهنمای محکمه یا اصحاب دعوی باشد، یا اصولاً برای آنکه حقیقت را در یک امر علمی یا اجتماعی به محکمه ابراز کند آنچه درباره‌ی آن مسئله می‌داند در نامه‌ای می‌نویسد و پس از امضای ذیل آن، امضای خود را به تصدیق دفتر اسناد رسمی یا مقام صالح دیگر می‌رساند، و آن نامه را به محکمه می‌فرستد یا به یکی از اصحاب دعوی می‌دهد. قانون مدنی ایران که می‌گوید این شهادت‌نامه سند نیست، اگر صرفاً این شهادت‌نامه حاکی از امر خصوصی باشد، مثلاً نویسنده‌ی شهادت‌نامه بر حقانیت یکی از اصحاب دعوی، یا بر بی‌گناهی متهمی گواهی دهد، این شهادت‌نامه به اندازه یک گواهی معتبر است، ولی اگر نویسنده‌ی شهادت‌نامه دانشمندی باشد که تحقیقات او در مسائل علمی یا اجتماعی حجت باشد، شهادت‌نامه ممضی به امضای او را می‌توان سند پنداشت. ولی چون اغلب شهادت‌نامه‌ها مربوط به واقعه‌ای است فردی، یا اگر هم مربوط به واقعه‌ای جمعی باشد، نویسنده‌ی شهادت‌نامه فقط مشهودات عادی خود را می‌نویسد، قانون ایران هم بدین معنی توجه داشته است که شهادت‌نامه را فقط از نظر اعتبار مانند شهادت فرض کرده است.

- کریمی، عباس، ادله‌ی اثبات دعوی، نشر میزان، تهران، چاپ دوم ۱۳۸۸، ص ۱۲۶.

- واژه‌ی سند به دو معنی عام و خاص بکار رفته است:

به معنی عام، سند عبارت از هر تکیه گاه و راهنمای مورد اعتماد است که بتواند اعتقاد دیگران را به درستی ادعاء جلب کند، خواه نوشته باشد یا گفته و اماره و اقرار؛ چنان که گفته می‌شود فلان خبر یا حدیث دارای سند معتبر است و مقصود این است که شخصیت‌های معتبر و مورد اعتمادی آن را نقل کرده‌اند. همچنین است وقتی که گفته می‌شود فلان سند تاریخی درباره رویدادی ارائه شد، یا ادعای خواهان مستند به دلیلی نیست … و مانند اینها؛

به معنی خاص، نوشته‌ای است که، در مقام اثبات دعوی یا دفاع از آن، می‌تواند راه وصول یا واقعیت باشد. در این معنی دیگر سند مرادف با دلیل و مدرک نیست؛ چهره خاصی از آن مفهوم عام است که به صورت نوشته در آمده و مکتوب است نه منقول. (کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۲۷۵).

- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۲۷۵. این در جواب بعضی از حقوقدانان است ذکر آن را حشو می‌دانند: «…وصف سند به کتبی در ماده ۱۲۵۸ که سابقاً ذکر شد حشو قبیح است و صفت کتبی یا غیر کتبی راجع به دلیل می‌تواند باشد نه سند».

شایگان، سید علی، حقوق مدنی ایران، نشر میزان، چاپ دوم، ۱۳۷۹، جلد اول، ش ۲۲۳.

- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۲۷۷.

- شهادت‌نامه ترجمه لغت Affidavit است که به عربی آن را شهادت یا اقرار کتبی به قسم می‌گویند، یعنی گواهی یا اقرار کتبی با قید سوگند. فرهنگ حقوقی انگلیسی شهادت‌نامه را چنین تعریف می‌کند: شهادت‌نامه بیان یا شرح کتبی واقعه‌ای است که با سوگند یا تصدیق آزادانه کسی که این واقعه را شرح می‌دهد همراه است و این سوگند یا تصدیق در مقابل مقامی ابراز شده است که قانوناً حق دارد کسی را سوگند دهد یا تصدیقی از او بخواهد. در حقوق فرانسه شهادتی وجود دارد که معادل همین  Affidavitاست که آن را شهادت کتبی با سوگند می‌نامند، و این شهادت را به ثبت هم می‌رسانند.

- حسینی نژاد، حسینقلی، همان، ص ۶۴.

رکن ماهوی

در اصطلاح حقوقی برای آنکه به نوشته‌ای سند گفته شود، آن نوشته باید قابلیت آن را داشته باشد که در دادرسی بتواند دلیل قرار بگیرد. چه آن که دعوایی مطرح نشده باشد یا آنکه تنظیم‌کنندگان، احتمال به وجود آمدن دعوایی را ندهند، مانند قباله نکاح.

پس نوشته‌ای سند محسوب می‌شود که قابلیت استناد را داشته باشد. به این صورت که نوشته دلیلیت داشته باشد، و حاوی دلیلی موضوعی باشد. پس هدف از تنظیم سند، فراهم نمودن امکان استناد به آن است و به همین دلیل، ماده ۱۲۸۴ ق.م قابلیت استناد را در تعریف سند آورده است.

قابلیت استناد، در دو فرض نسبت به نوشته‌های ارائه شده به دادگاه مطرح می‌شود:

۱- فرضی که نوشته به حکم قانون توان اثبات موضوع دعوی را ندارد:

مانند اینکه مدعی در برابر خوانده به قولنامه‌ی عادی فروش ملک او به خود استناد کند و بر پایه آن اجرت‌المثل زمان تصرف خوانده را مطالبه نماید، چرا که قولنامه‌ی عادی برای اثبات مالکیت عین و منافع ملک مورد تعهد قابل استناد نیست و مطلوب خواهان را ثابت نمی‌کند (ماده ۲۲ ق.ث). همچنین است ارائه‌ نوشته‌ی عادی برای اثبات انتقال حق کسب و پیشه و تجارت و ارائه‌ حواله‌ی عادی به جای برات برای اثبات مسئولیت تضامنی محیل و محال‌علیه یا سند عادی شراکت‌نامه و صلح‌نامه و هبه‌نامه یا استناد به نوشته در برابر سند مالکیت و مانند این‌ها. به این مفهوم، قابلیت استناد وصف نسبی و متناسب با دعوای طرح شده است؛ چنانکه قولنامه عادی برای اثبات التزام مالک به بیع قابلیت استناد را دارد، ولی در دعوای مطالبه اجرت‌المثل در دادگاه پذیرفته نمی‌شود.

۲- پاره‌ای از اعلامهای در سند، نه موضوع اصلی تصرف است و نه با آن ارتباط مستقیم دارد.

اینگونه اعلامها را در عرف سردفتران و سندنویسان «رسم‌القباله» می‌نامند و ویژگی آنها در بی‌اعتنایی به مفاد عبارتی است که یا جنبه تشریفاتی دارد یا سنت و عادت سندنویسان شده است. مانند عبارت «شرط ضمن عقد خارج لازم» برای قالب قراردادی که بر طبق ماده ۱۰ ق.م الزام‌آور است. این عبارت را به سادگی می‌توان از سند حذف کرد، چرا که هیچ تغییری در مفاد آن نمی‌دهد؛ و به همین اعتبار هم قابلیت استناد را ندارد. همچنین است اعلام سلامت مزاج در وقفنامه‌ها و هبه‌نامه‌ها و گاه اعلام صوری قبض و مانند این‌ها.

گفتار سوم- امضاء

اصولاً هر نوشته‌ای که در قراردادها، به عنوان سند بین اشخاص، صورت می‌گیرد دارای امضای طرفین می‌باشد؛ به طوری که نوشته‌های مذکور، اگر فاقد امضای یکی از طرفین باشد، در صورت انکار شخصی که آن نوشته را امضاء نکرده است، نوشته‌ی مذکور فاقد اعتبار می‌باشد.

بنابراین، امضای سند را باید به عنوان شرط سوم بر آن افزود، هر چند که پاره‌ای از نوشته‌ها، نیاز به امضاء ندارد و دلالت عرف بر تصمیم نهایی تنظیم‌کننده جای نشان ویژه‌ی امضاء را می‌گیرد.

نوشته‌ی منتسب به اشخاص در صورتی قابل استناد است که امضاء شده باشد. امضاء نشان تأیید اعلامهای مندرج در سند و پذیرش تعهدهای ناشی از آن است و پیش از آن، نوشته را باید طرحی به حساب آورد که موضوع مطالعه و تدبر است و هنوز تصمیم نهایی درباره‌ی آن گرفته نشده است. سند امضاء نشده ناقص است و مهم‌ترین رکن اعتبار را ندارد، هرچند که ممکن است به عنوان قرینه‌ی تأییدکننده‌ی سایر ادله مستند قرار گیرد. به عنوان مثال، اگر اصالت سند امضاء شده انکار شود و ارائه‌کننده‌ی آن، ضمن استناد به نظر کارشناس و تحقیق از گواهان، نوشته‌ی بی امضایی از منکر را ارائه دهد که اقرار به تعهد خود کرده است، دادگاه نوشته را به عنوان سند اقرار نمی‌پذیرد، ولی می‌تواند آن را قرینه بر اصالت سند امضاء شده بداند. لزوم امضاء سند در تعریف ماده‌ی ۱۲۸۳ ق.م نیامده است. ولی، نه تنها از اصول کلی حقوقی و عرف مسلم، این رکن سند به خوبی استنباط می‌شود، استقرار در شرایط اسناد در قوانین گوناگون نیز ضرورت امضاء را، به عنوان رکن اصلی سند، تأیید می‌کند. از جمله ماده‌ی ۱۲۹۳ و مواد ۱۳۰۱- ۱۳۰۴ ق.م، ماده‌ی ۲۲۳ ق.ت در شرایط برات، ماده‌ی ۳۰۷ ق.ت در بیان ارکان سفته، ماده‌ی ۳۱۱ ق.ت در مورد چک، مواد ۲۷۸ و ۲۷۹ ق.ا.ح در مورد وصیت‌نامه‌ها، مواد ۶۳ و ۶۵ ق.ث بدین عبارت: «امضای ثبت سند پس از قرائت آن به توسط طرفین معامله یا وکلای آنها دلیل رضایت آنها خواهد بود» و مانند این‌ها. این احکام چندان تکرار شده و عرف مسلم چنان استقرار یافته است که هیچ تردیدی در لزوم و اهمیت امضای سند باقی نمی‌گذارد. با وجود این، در بعضی موارد خاص، قانونگذار نوشته‌ی بی امضاء را نیز معتبر شناخته است: ماده ۱۲۹۷ ق.م اعلام می‌کند: «دفاتر تجارتی در مورد دعوای تاجری بر تاجر دیگر، در صورتی که دعوی از محاسبات و مطالبات تجارتی حاصل شده باشد، دلیل محسوب می‌شود. مشروط بر اینکه دفاتر مزبوره مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد» و ماده‌ی ۱۲۹۸ می‌افزاید: «دفتر تاجر در مقابل غیر تاجر سندیت ندارد و فقط ممکن است جزء قرائن و امارات قبول شود، لیکن اگر کسی به دفتر تاجر استناد کرد، نمی‌تواند تفکیک کرده، آنچه را که بر نفع اوست قبول و آنچه به ضرر او است رد کند، مگر آنکه بی‌اعتباری آنچه را که بر ضرر او است ثابت کند».از این حکم خاص نباید درباره‌ی رکن بودن امضاء به تردید افتاد. زیرا، قانونگذار بر پایه‌ی تشریفات و آثار این دفاتر، ثبت واقعه یا طلب و تعهدی را در آن در حکم امضاء دانسته و از داوری عرف هم در این زمینه دور نیفتاده است. وانگهی، سندیت اعتباری دفاتر تجارتی همانند سایر اسناد مطلق و کامل نیست؛ اعتباری ناقص دارد که ویژه‌ی رابطه‌ی بازرگانان است و همین امر حکمی بودن سند را نشان می‌دهد. پس، باید این فرض حقوقی را نیز در زیر مجموعه‌ی اسناد امضاء شده آورد و در قاعده‌ی لزوم امضای سند تردید نکرد.

- تبصره ۲ ماده ۱۹ ق.ر.م.م.

- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۲۷۷ و ۲۷۸.

- در نوشته‌هایی که امضای آن‌ ها از سوی طرفین ضروری می‌باشد.

- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۲۷۶.

- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۲۷۹ و ۲۸۰.

ایراد به تعریف قانون مدنی از سند

در اینجا ایراداتی که بعضی حقوقدانان، به تعریف قانون مدنی از سند کرده‌اند می‌پردازیم.

در تعریف ماده ۱۲۸۴ ق.م از سند، قابلیت استناد تنها در مقام دعوی یا دفاع ذکر شده است. این امر باعث می‌شود که گفته شود سند در یک دعوای خاص دلیل محسوب می‌شود و در دعوای دیگری دلیل نیست در حالی که قابلیت استناد سند به این معنا است که سند حاوی دلیل می‌باشد اعم از اینکه در دعوای خاصی به آن استناد بشود یا خیر. به عنوان مثال عقدنامه ازدواج قطعاً سند محسوب می‌شود. چرا که حاوی اقرار به وجود رابطه‌ی زوجیت میان طرفین می‌باشد لکن این سند ممکن است هیچ‌گاه در مقام دعوی مورد استناد قرار نگیرد.

ولی این ایراد وارد نیست، چرا که ظاهراً مقصود قانونگذار این می‌باشد که هر نوشته‌ای که «قابلیت» استناد در دعوای مربوط به آن دعوی را داشته باشد سند محسوب می‌شود و دلیل می‌باشد، و منظور قانونگذار این نیست که اگر نوشته‌ای در مقام دعوی قرار نگیرد سند محسوب نمی‌شود، بلکه از لفظ «قابلیت» همین معنا را می‌توان فهمید که حتی اگر در مقام دعوی هم قرار نگیرد ولی قابلیت استناد در دعوای احتمالی را دارا باشد کافی است.

و نیز به تعریف قانون مدنی ایراد شده که اولاً تعریف فوق بسیار کلی و عام است، به گونه‌ای که می‌تواند شامل ادله‌ی حکمی مثل متون قانونی نیز شود، زیرا تمام متون قانونی که در روزنامه رسمی منتشر می‌شوند، نوشته هستند و در دعاوی نیز مورد استناد قرار می‌گیرند، در حالی که ادله‌ی حکمی موضوع بحث ادله‌ی اثبات دعوی قرار نمی‌گیرند. ثانیاً بر اساس این ماده دلیلی به نام سند فقط در مقام دعوی یا دفاع قابلیت استناد دارد. در حالی که به طور کلی دلیلیت یک دلیل محدود به اقامه‌ی دعوی نمی‌شود و سند به مجرد اینکه حاوی دلیل باشد دلیل اثبات تلقی می‌گردد، اعم از اینکه در دعاوی خاص به آن استناد شود یا هرگز از آن استفاده نشود. برای رفع ایرادات مزبور سند را باید چنین تعریف کرد: سند عبارت است از نوشته‌ای که حاوی دلیل اثبات موضوعی حق است. واژه «حاوی» نشان‌دهنده این است که خود سند دلیل نیست، بلکه محتوای سند است که دلیل محسوب می‌شود. واژه‌ی «موضوعی» نیز حاکی از این است که محتوای سند باید دلالت بر وجود حقی در عالم خارج نماید و نه حکم آن، بنابراین دلایل حکمی را شامل نمی‌شود.

بخش دوم- انواع سند

در قانون مدنی اسناد به دو دسته تقسیم شده است:

۱- سند رسمی؛

۲- سند عادی (غیررسمی).

مبحث اول- سند رسمی

به موجب ماده ۱۲۸۷ ق.م: «اسنادی که در اداره‌ی ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است».

همانطور که در این تعریف مشاهده می‌شود، اسناد رسمی توسط سه دسته تنظیم می‌شوند: اداره‌ی ثبت، دفاتر اسناد رسمی و سایر مأمورین رسمی؛ و هر کدام از این سه دسته باید در حدود صلاحیت خود، که در زیر بررسی می‌شود، اقدام به تنظیم سند رسمی کنند. بنابراین اسنادی که توسط این سه دسته تنظیم نشوند، و یا اینکه در حدود صلاحیت آنها نباشد، سند عادی محسوب خواهند شد.

گفتار اول- انواع سند رسمی از لحاظ مأمور تنظیم‌کننده‌ی سند

۱- اسناد تنظیمی توسط اداره‌ی ثبت اسناد و املاک؛

۲- اسناد تنظیمی توسط دفاتر اسناد رسمی؛

۳- اسناد تنظیمی توسط سایر مأمورین رسمی.

بند اول- تنظیم سند توسط اداره‌ی ثبت اسناد و املاک

هر سندی که در اداره‌ی ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شود سند مالکیت بوده و تابع قانون ثبت اسناد و املاک است.

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با شکل و تشکیلات کنونی در مجموعه نظام اداری کشور تحت نظارت عالیه ریاست قوه‌ی قضائیه و با هدف تثبیت و استقرار حقوق و مالکیت مشروع افراد جامعه و تنظیم روابط مادی و ختم دعاوی ناشی از مراودات اشخاص با یکدیگر و تأمین اعتبار رسمی برای اسناد تنظیمی از طریق اجرای قوانین و مقررات مربوط به ثبت اسناد و املاک، اشتغال دارد. از جمله مهم‌ترین اسناد صادره از سوی ادارات ثبت اسناد و املاک سازمان ثبت، سند مالکیت برای املاک مسکونی از جمله آپارتمانها و نیز املاک مزروعی و بنا و مستحدثات و باغات است.

سندی که در اداره‌ی ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شود سند مالکیت است. تنظیم سند مالکیت تابع قانون ثبت اسناد و املاک است. این قانون طرز انتشار آگهی، نصب پلاک، توزیع اظهارنامه، دادن اظهارنامه، انتشار آگهی نوبتی، انتشار آگهی تهدیدی، سرانجام ثبت ملک را در دفتر املاک شرح می‌دهد. در اداره‌ی ثبت غیر از دفتر املاک، برای ثبت قنوات، ثبت موقوفات، ثبت املاک توقیف شده و املاک مجهول‌المالک نیز دفتری وجود دارد.

- کریمی، عباس، همان، ص ۱۲۷.

- کریمی، عباس، همان، ص ۱۲۵ و ۱۲۶.

- ماده ۱۲۸۶: سند بر دو نوع است: رسمی و عادی.

- کریمی، عباس، همان، ص ۱۳۲.

- حسینی نژاد، حسینقلی، همان، ص ۶۵.

- تنظیم سند توسط دفاتر اسناد رسمی

علاوه بر اداره‌ی ثبت، اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود رسمی است. قانون، دفاتر اسناد رسمی را دفاتر اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری می‌داند که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی، طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود.

بر اساس ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران «دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است». نمونه‌های مشهور دفاتر اسناد رسمی عبارتند از: دفاتر رسمی اسناد و دفاتر ازدواج و طلاق.

ماده ۴۹ قانون ثبت وظایف سردفتر را معین می‌کند که عبارتند از:

۱- ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون؛

۲- دادن سواد مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند؛

۳- تصدیق صحت امضاء؛

۴- قبول و حفظ اسنادی که امانت می‌گذارند.

بند سوم- تنظیم سند توسط سایر مأمورین رسمی

غیر از اسنادی که در ادارات ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شوند، بقیه‌ی اسنادی که توسط مأمورین رسمی تنظیم می‌شود، در این قسم قرار می‌گیرد. مثل شناسنامه، گذرنامه و…

تنظیم سند توسط مأمور رسمی، برای رسمی شدن سند کافی نمی‌باشد، و برای اینکه سند رسمی به حساب بیاید باید دارای شرایط زیر باشد:

الف- تنظیم سند بوسیله‌ی سایر مأمورین رسمی دولت

سند زمانی رسمی می‌باشد که بوسیله‌ی مأمور رسمی در مدت مأموریت او تنظیم گردد. منظور از مأمور رسمی کسی است که از طرف مقامات صلاحیت‌دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین شده باشد، خواه مستخدم دولت باشد یا غیر مستخدم. بنابراین کسی که به این سمت از طرف مقامات صلاحیت‌دار کشور تعیین نشده و یا از خدمت معاف شده و یا انتظار خدمتش به او ابلاغ گردیده، رسمی شناخته نمی‌شود و اسنادی را که پس از آن تاریخ تنظیم شده‌اند سند رسمی نمی‌باشد، اگرچه کسی هم از رسمی نبودن او آگاه نباشد. اطلاع مأمور به معافیت از خدمت یا انتظار خدمت خود قبل از ابلاغ رسمی آن، موجب سلب صلاحیت او نمی‌گردد و رسمی شناخته می‌شود. همچنین است هرگاه معلوم شود مأمور رسمی در زمان انجام مأموریت، یکی از شرایط استخدام را فاقد بوده است.

مانند کسی که سن لازم برای استخدام را دارا نبوده ولی استخدام شده است، بنابراین عملیات چنین مأموری در حدود مأموریتش صحیح است، اگرچه به علت مزبور هم از خدمت معاف شود.

ب- صلاحیت مأمور در تنظیم سند

مأموری که سند بوسیله‌ی او تنظیم می‌گردد باید صلاحیت تنظیم آن را داشته باشد. این صلاحیت را قانون برای مأمور مشخص نموده است.

صلاحیت مأمور رسمی بر دو قسم است:

۱- صلاحیت نسبی

صلاحیت نسبی عبارت از حدود اختیارات مأمور است نسبت به امری که از طرف مقام صلاحیت‌دار به او محول گردیده، خواه از حیث قلمرو «مکان» یا «زمان» باشد و خواه از حیث «وضعیت حقوقی اشخاصی که سند برای آنان تنظیم می‌گردد». مثلاً کسی که از اداره‌ی آمار و ثبت احوال مأموریت ثبت متوفیات بیگانگان حوزه تهران را دارا می‌باشد، صلاحیت ندارد که در خارج از تهران به ثبت متوفیات بیگانگان بپردازد یا در حوزه تهران متوفیات اتباع ایران را ثبت کند، والا اینگونه اسناد خارج از صلاحیت نسبی مأمور صادر شده است و رسمی محسوب نمی‌گردد.

سمتی که مأمور رسمی نسبت به تنظیم اسناد دارد ناشی از شخصیت او نیست؛ از مأموریتی است که قانون به طور مستقیم یا بوسیله‌ی مقام صالح دیگر به آنان داده است. پس، اگر مأموری معلق از خدمت یا منتظر خدمت یا بازنشسته شود و در آن حال به تنظیم سندی بپردازد، آن سند اعتبار سند رسمی را ندارد و «در صورتی دارای امضاء یا مهر طرف باشد» عادی است. (ماده ۱۲۹۳ ق.م).

اما شرط دیگری نیز در خصوص صلاحیت محلی وجود دارد که کمتر مورد توجه و دقت قرار گرفته و در آن طبیعت مال مورد ثبت از نظر منقول بودن یا غیر منقول بودن، دخالت دارد. طبق قاعده کلی، در خصوص ثبت اموال منقول، صلاحیت مأمور، کافی برای رسمی بودن سند است. مثلاً معاملات مربوط به ماشین پلاک اصفهان می‌تواند در دفترخانه اصفهان ثبت شود. اما در خصوص اموال غیر منقول اینگونه نیست، یعنی باید حتماً در حوزه ثبتی محل وقوع آنها به ثبت برسند.

۲- صلاحیت ذاتی

صلاحیت ذاتی، صلاحیت مأمور است در نوع امری که به او محول گردیده. مثلاً مأموری که برای ثبت دفتر املاک معین شده، آن مأمور فقط برای انجام آن امر صلاحیت دارد و برای انجام امور دیگر مانند ثبت سند در دفتر اسناد رسمی یا تنظیم سجل احوال یا دادرسی صلاحیت نخواهد داشت.

علاوه بر دو شرط مذکور در مورد مأمور تنظیم‌کننده‌ی سند رسمی لازم است دو نکته را یادآور شویم، یکی اعلام عقیده‌ی شخصی مأمور و دیگری تأثیر شرایط قانونی و عمومی برای مأمور رسمی:

ج- اعلام عقیده شخصی مأمور

اظهار مأمور رسمی در صورتی از آن امتیاز استثنائی کامل برخوردار می‌شود که ناظر به رویدادهای مادی و در حدود صلاحیت او باشد. اعلام عقیده شخصی مأمور، به ویژه اگر در صلاحیت و در حدود وظایف او نباشد، ممکن است به عنوان شهادت و در قلمرو ارزیابی دادرس مورد توجه قرار گیرد یا اعلامی تلقی شود که، بدون نیاز به ادعای جعل بتوان خلاف آن را اثبات کرد؛ به عنوان مثال، در وصیت‌نامه یا وقف‌نامه‌ای که بوسیله‌ی سردفتر نوشته می‌شود، او اعلام می‌کند که موصی یا واقف در کمال صحت عقل و رضایت کامل به انشاء عمل حقوقی پرداخته است. ادعای مخالف این گفته، که بر مبنای استنباط سردفتر از ظاهر رفتار شخص امضاءکننده اظهار شده است، نیازی به ادعای جعل ندارد و مدعی حجر موصی یا واقف می‌تواند خلاف آن را بر طبق قواعد عمومی اثبات کند. همچنین است موردی که سردفتر نسبت به مرغوب بودن نمونه‌ی ابراز شده و بهای آن اظهار می‌کند، در حالی که به وظیفه او در تنظیم سند ارتباط ندارد. در این فرض، شهادت او همانند شاهدان عادی است که می‌توان به سادگی خلاف آن را ثابت کرد و سرانجام، دادگاه باید نسبت به اعتبار و ارزش آن تصمیم بگیرد.

- بعضی از دادگاه‌های فرانسه بر آنند که جهل عمومی به آن، عیب سند را جبران می کند. این نظر مطابق اصول قضایی معمول در ایران نمی‌باشد و سندی که او تنظیم نماید رسمی محسوب نمی‌گردد.

صالح احمدی، سعید، مقاله نقش و جایگاه اسناد در ادله‌ی اثبات دعوی در نظام حقوقی ایران،۱۳۸۸.

- صالح احمدی، سعید، همان.

- صالح احمدی، سعید، همان.

- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۲۹۲.

- دیانی، عبدالرسول، ادله‌ی اثبات دعوی در امور مدنی و کیفری، انتشارات تدریس، تهران، چاپ اول، ۱۳۸۵، ص ۱۴۲ و ۱۴۳.

- صالح احمدی، سعید، همان.

- یعنی با اینکه جدای از وظیفه‌ی او در تنظیم سند می‌باشد ولی سند رسمی محسوب خواهد شد.

- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۳۰۹.